Jeśli tożsamość zgłaszającego nie zostanie prawidłowo chroniona, powstaje wiele ryzyk jednocześnie. Inni pracownicy nie będą odważać się zgłaszać nieprawidłowości, zgłaszający może czuć się niebezpiecznie w miejscu pracy, a organizacja może napotkać pytania od Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ponieważ tożsamość zgłaszającego jest danymi osobowymi wymagającymi szczególnie starannego traktowania.
Istota jest prosta: procedura zgłaszania działa tylko wtedy, gdy pracownicy są pewni, że ich nazwisko nie zostanie przypadkowo lub pośrednio ujawnione kolegom lub przełożonym. Jeśli to zaufanie znika, znika również gotowość do zgłaszania — a wraz z nią cel całej procedury.
Dlaczego to więcej niż kwestia przyzwoitości
Ochrona tożsamości zgłaszającego nie jest dodatkową usługą, którą można dodać, gdy będzie czas. Europejska dyrektywa w sprawie ochrony osób zgłaszających nieprawidłowości i wynikające z niej przepisy zakładają, że poufność jest warunkiem, a nie sprawą drugorzędną. Kto zaniedbuje tę ochronę, podważa tym samym podstawę samej procedury zgłaszania.
Ponadto chodzi o dane osobowe w rozumieniu RODO. Nazwisko, stanowisko, adres e-mail lub nawet kombinacja szczegółów pozwalająca zidentyfikować osobę — to wszystko podlega tej kategorii. Niestarannie traktowanie tych danych może być powodem dla Urzędu Ochrony Danych Osobowych do zwrócenia się z pytaniami. To, co to konkretnie oznacza w danym przypadku, należy do oceny przez organ nadzoru; my nie udzielamy na ten temat żadnych opinii.
Co w praktyce idzie źle
Zwykle nie chodzi o umyślność. Najczęściej problem pojawia się, gdy osoba zajmująca się sprawą przekazuje zgłoszenie drogą e-mail do kolegi w celu konsultacji, gdy nazwisko pozostaje w notatce, która jest szerzej udostępniana, lub gdy zbyt wiele osób ma dostęp do akt bez uzasadnienia. Ustna wiadomość omawiana w kuluarach, bez tego, że ktoś uważa to za naruszenie, również wchodzi w tę kategorię.
Skutkiem jest to, że zgłaszający czuje się niebezpiecznie, możliwe, że przestaje współpracować w śledztwie, lub zwraca się do instytucji zewnętrznej, ponieważ kanał wewnętrzny nie wydaje się wiarygodny. Właśnie to może zapobiec dobrze funkcjonująca procedura wewnętrzna.
Relacja z pozostałą częścią procedury zgłaszania
Ochrona tożsamości nie istnieje w próżni. Jest związana z tym, kto ma dostęp do środowiska obsługi, z tym, jak zgłoszenie jest rejestrowane, i z pytaniem, czy osoba zajmująca się sprawą może pracować bezstronnie bez nadzoru swojego otoczenia. Organizacja, która reguluje te sprawy osobno, ryzykuje, że słabe ogniwo podważy resztę.
Pomaga to, aby z góry określić, kto podczas rozpatrywania zgłoszenia może widzieć jakie informacje, i aby to określić niezależnie od okoliczności bieżących. zapoznać się z bazą wiedzy dla podstaw każdego tematu daje dobry punkt wyjścia, aby zobaczyć, które kroki się wiążą.
Co można zarejestrować bez ujawniania tożsamości
Zgłoszenie może i musi być najczęściej zarejestrowane, nawet jeśli tożsamość zgłaszającego pozostaje chroniona. Chodzi o zawartość zgłoszenia, podjęte kroki oraz dotrzymane terminy. Nazwisko zgłaszającego nie musi być szeroko udostępniane; pozostaje dostępne dla osób, które faktycznie zajmują się zgłoszeniem.
Jak dane są technicznie chronione — kto ma dostęp, jak długo dane są przechowywane i gdzie się znajdują — to coś, na temat czego platforma może się rozliczać. Na stronie dotyczącej bezpieczeństwa i ochrony danych widać, jak to działa w praktyce.
Jak to zapobiec
Wszystko zaczyna się od jasnego porozumienia: kto może zobaczyć zawiadomienie i kiedy ten krąg się rozszerza? Ponadto pomaga oddzielić postępowanie od codziennej linii zarządzania, aby kierownik nie przypadkowo zaglądał do sprawy, w której sam jest zaangażowany. Stały sposób postępowania przy dokumentowaniu kroków, niezależnie od luźnych e-maili i rozmów, robi dużą różnicę.
Czy Twoja organizacja już ma to dobrze uregulowane i jakie kroki jeszcze brakują, często widać w kilka minut. w kilku pytaniach zobaczyć, gdzie się znajdujesz zawiera wskazanie wstępne, przeczytać, skąd pochodzą informacje na tej platformie pokazuje, jak powstaje to wskazanie.
Aby uzyskać precyzyjne wyjaśnienie Twojej sytuacji, na przykład jeśli coś już poszło nie tak, właściwą stroną jest prawnik lub Urząd Ochrony Danych Osobowych. Jeśli chcesz najpierw sam zorientować się, co dzieje się w Twojej organizacji, wykonaj darmową szybką ocenę lub przejrzyj zagadnienia w bazie wiedzy.