Ako se identitet prijavitelja ne zaštiti pravilno, pojavljuje se nekoliko rizika istovremeno. Ostali zaposlenici tada neće usmijavati prijaviti zloupotrebu, prijavitelj se može osjećati nesigurno na radnom mjestu, a organizacija može biti suočena s pitanjima Ureda za zaštitu podataka jer je identitet prijavitelja osobni podatak koji mora biti tretiran s posebnom pažnjom.
Osnovna je stvar jednostavna: uredba o prijavi funkcionira samo ako zaposlenici vjeruju da njihovo ime neće slučajno ili indirektno postati poznato kolegama ili rukovoditeljima. Ako to povjerenje nestane, nestaje i spremnost na prijavu — i s tim dolazi do kraja cijelog svrhe uredbe.
Zašto je to više od pitanja pristojnosti
Zaštita identiteta prijavitelja nije dodatna usluga koju možete dodati kad se pronađe vremena. Europska uredba o zaštiti prijavitelja i zakoni koji iz nje proizlaze pretpostavljaju da je povjerljivost uvjet, a ne sporedna stvar. Tko dopusti da ova zaštita propadne, time podriva samu osnovu uredbe o prijavi.
Osim toga, radi se o osobnim podatcima u smislu Opće uredbe o zaštiti podataka. Ime, funkcija, adresa e-pošte ili čak kombinacija podataka koji se mogu vezati uz osobu spadaju u to. Nepažljiv odnos s tim podatcima može biti razlog da Ured za zaštitu podataka postavi pitanja. Što to u konkretnom slučaju znači, na nadzorniku je da procijeni; mi o tome ne dajemo nikakvu izjavu.
Što u praksi krene po zlu
Rijetko je namjerno. Obično se stvari pogreše kada upravitelj prijavu proslijedi e-poštom kolegi na savjet, kada ime ostane u bilješci koja se šire dijeli, ili kada pristup dosijeu ima previše ljudi bez valjanog razloga. Usmena prijava koja se raspravlja u prolazima, bez da je netko to doživio kao povredu, spada u tu kategoriju.
Posljedica je da se prijavitelj osjećaja nesigurno, moguće prestane suradnjivati na istrazi, ili se obrati vanjskoj instituciji jer se unutarnji kanal ne čini pouzdanim. Potonje je upravo ono što dobro funkcionirajući unutarnji kanal trebao spriječiti.
Veza s ostatkom uredbe o prijavi
Zaštita identiteta ne stoji sama. Povezana je s tim tko ima pristup okruženju za obradu, kako se prijava bilježi i je li upravitelj mogao raditi nepristrano bez da ga njegove okoline vidi. Organizacija koja te stvari regulira odvojeno od sebe rizicira da najslabija karika podriva ostatak.
Pomaže ako se unaprijed utvrdi tko tijekom obrade prijave smije vidjeti koju informaciju, i da se to utvrdi neovisno o trenutnoj situaciji. konsultirati bazu znanja za pozadinu po predmetu daje dobar početak kako vidjeti koji koraci spadaju u to.
Što možete zapisati bez da otkrije identitet prijavitelja
Prijava se može i često mora zapisati čak i ako je identitet prijavitelja zaštićen. Tada se radi o sadržaju prijave, poduzimanju mjera i postignućim rokovima. Ime prijavitelja ne trebam biti čimbenici s širom zajednicom; ostaje dostupno onima koji prijavu stvarno obrade.
Kako se podatci tehnički štite — tko ima pristup, koliko dugo se čuvaju podatci i gdje se nalaze — stvar je o kojoj platforma može pružiti odgovor. Na stranici o sigurnosti i zaštiti podataka navedeno je kako to funkcionira u praksi.
Kako to sprječavate
Počinje sa jasnom dogovorom: tko smije vidjeti prijavu, i kada se taj krug proširi? Osim toga, pomaže da se tretman odvoji od svakodnevne linije, tako da voditelj ne gleda slučajno u slučaj u kojem je sam uključen. Također, fiksna procedura za bilježenje koraka, odvojena od slobodnih e-mailova i razgovora, čini veliku razliku.
Ima li vaša organizacija ovo već dobro regulirala, i koji koraci još nedostaju, često se vidi u nekoliko minuta. u nekoliko pitanja vidjeti gdje se nalazite daje za to prvi pokazatelj, i pročitati odakle dolaze informacije na ovoj platformi Pokažite kako se taj pokazatelj formira.
Za precizno objašnjenje vaše situacije, primjerice ako se već nešto loše dogodilo, pravnik ili Uprava za zaštitu podataka su odgovarajući subjekti. Želite li prvo sami steći uvid u što se zbiva u vašoj organizaciji, tada napravite besplatnu brzu provjeru ili pregledajte teme u bazi znanja.