Om en rapportörs identitet inte skyddas på rätt sätt uppstår flera risker samtidigt. Andra anställda kommer då inte att våga rapportera missförhållanden, rapportören kan känna sig osäker på arbetsplatsen, och organisationen kan få frågor från Datainspektionen eftersom en rapportörs identitet är en personuppgift som måste hanteras med särskild försiktighet.
Grundprinciperna är enkla: en rapportörsordning fungerar bara om de anställda litar på att deras namn inte av misstag eller på omvägar blir känt för kollegor eller chefer. Om förtroendet försvinner försvinner också viljan att rapportera — och därmed hela syftet med ordningen.
Varför detta är mer än en fråga om anständighet
Att skydda en rapportörs identitet är inte en extra tjänst som du kan lägga till om du hinner. EU:s skyddsriktlinje för personer som rapporterar om överträdelser och den lagstiftning som följer av den utgår från att konfidentialitet är ett villkor, inte en sidosak. Den som försummar detta skydd undergräver på så sätt själva grunden för rapportörsordningen.
Dessutom handlar det om personuppgifter enligt dataskyddsförordningen. Ett namn, en befattning, en e-postadress eller till och med en kombination av uppgifter som kan hänföras till en person omfattas av detta. Oaktsamt omhändertagande av dessa uppgifter kan ge Datainspektionen anledning att ställa frågor. Vad det betyder i ett konkret fall är för tillsynsmyndigheten att bedöma; vi gör ingen bedömning av detta.
Vad som går fel i praktiken
Det handlar sällan om avsikt. Vanligtvis uppstår problemet för att den som behandlar rapporten vidarebefordrar den via e-post till en kollega för samråd, för att ett namn kvarstår i en anteckning som delas mer allmänt, eller för att för många personer har tillgång till ärendet utan att det finns någon anledning till det. En muntlig rapport som diskuteras i korridoren utan att någon ser det som en överträdelse hör också till denna kategori.
Följden är att rapportören känner sig osäker, möjligen slutar samarbeta med utredningen eller vänder sig till en extern myndighet eftersom den interna kanalen inte verkar tillförlitlig. Det sistnämnda är precis vad en välfungerade intern rapportörskanal faktiskt bör förhindra.
Sambandet med resten av rapportörsordningen
Skyddet för identiteten står inte isolerat. Det är kopplat till vem som har tillgång till behandlingsmiljön, till hur en rapport registreras och till frågan om den som behandlar rapporten kan arbeta opartiskt utan att hans eller hennes omgivning övervakar. En organisation som reglerar dessa frågor separat löper risken att den svagaste länken undergräver resten.
Det hjälper att på förhand fastställa vem som under behandlingen av en rapport får se vilken information och att fastställa detta oberoende av dagslägets skiftningar. läs kunskapsbanken för bakgrundsinformation per ämne ger en bra startpunkt för att se vilka steg som ingår.
Vad du kan dokumentera utan att röja rapportörens identitet
En rapport kan och bör ofta dokumenteras även om rapportörens identitet skyddas. Det gäller då innehållet i rapporten, de åtgärder som vidtogs och de tidsfrister som efterlevdes. Rapportörens namn behöver inte delas brett; det förblir tillgängligt för den som faktiskt behandlar rapporten.
Hur uppgifter skyddas tekniskt — vem som har tillgång, hur länge uppgifterna behålls och var de lagras — är något som en plattform kan redovisa för. På sidan om säkerhet och dataskydd framgår hur det fungerar i praktiken.
Hur du undviker detta
Det börjar med en tydlig överenskommelse: vem får se en anmälan, och när utökas denna krets? Dessutom hjälper det att skilja handläggningen från den dagliga linjen, så att en chef inte råkar se in i ett ärende där han eller hon själv är inblandad. En fast arbetsgång för att dokumentera steg, skild från lösa e-postmeddelanden och samtal, gör också stor skillnad.
Huruvida er organisation redan har ordnat detta väl, och vilka steg som fortfarande saknas, är ofta möjligt att se på några minuter. i några frågor se var ni står ger därför en första indikation, och läsa var informationen på denna plattform kommer ifrån visar hur denna indikation har utvecklats.
För den exakta förklaringen av er situation, till exempel om något redan har gått fel, är en jurist eller Myndigheten för dataskydd den lämpliga parten. Om ni först vill få en bild av vad som förekommer i er organisation, gör då den kostnadsfria snabbkontrollen eller bläddra genom ämnena i kunskapsbasen.