Pokud není identita oznamovatele řádně chráněna, vzniká současně více rizik. Ostatní zaměstnanci se pak nebudou odvažovat hlásit protiprávní jednání, oznamovatel se může na pracovišti cítit v bezpečí ohrožen, a organizace může čelit dotazům od Úřadu pro ochranu osobních údajů, protože identita oznamovatele je osobním údajem vyžadujícím zvláště pečlivé zacházení.
Jádro věci je jednoduché: systém oznamování funguje pouze tehdy, když si zaměstnanci věří, že jejich jméno se nezvěřejní náhodou nebo obchvatnou cestou kolegům nebo vedoucím. Zmizí-li tato důvěra, zmizí i ochota hlásit — a s tím i účel celého systému.
Proč jde o více než jen otázku slušnosti
Ochrana identity oznamovatele není dodatečná služba, kterou můžete přidat, když na to máte čas. Evropská směrnice o ochraně oznamovatelů a z ní vyplývající právní předpisy vycházejí z předpokladu, že důvěrnost je podmínkou, nikoli vedlejší věc. Kdo tuto ochranu zanedbá, tím podkopává samotný základ systému oznamování.
Jde také o osobní údaje ve smyslu GDPR. Jméno, funkce, e-mailová adresa nebo dokonce kombinace údajů, které lze přiřadit určité osobě, se pod to řadí. Bezohledné zacházení s těmito údaji může být důvodem, aby Úřad pro ochranu osobních údajů položil otázky. Co to v konkrétním případě znamená, posuzuje dozorující úřad; my se k tomu nevyjadřujeme.
Co se v praxi pokazí
Obvykle nejde o úmysl. Zpravidla se věci pokazí tím, že pracovník zpracovávající oznámení jej e-mailem zašle kolegovi ke konzultaci, protože jméno zůstane v poznámce, kterou se podělí s širším okruhem osob, nebo protože příliš mnoho lidí má přístup do spisu bez skutečného důvodu. Také ústní oznámení, které se diskutuje při příležitostných setkáních, aniž by to někdo vnímal jako porušení, patří do této kategorie.
Důsledkem je, že se oznamovatel cítí v bezpečí ohrožen, případně přestane spolupracovat na šetření nebo se obrátí na externí orgán, protože se mu interní kanál nejeví jako důvěryhodný. Právě to by dobrý fungující interní kanál měl předcházet.
Vztah k ostatním prvkům systému oznamování
Ochrana identity není izolovanou záležitostí. Souvisí s tím, kdo má přístup do prostředí pro zpracování oznámení, s tím, jak se oznámení zaznamenávají, a s otázkou, zda může pracovník zpracovávající oznámení pracovat nestranně bez toho, aby na něj jeho okolí dohlíželo. Organizace, která tyto věci řeší odděleně, riskuje, že nejslabší článek podkope zbytek.
Pomáhá předem stanovit, kdo má během zpracování oznámení přístup k jakým informacím, a to stanovit nezávisle na okamžitých okolnostech. konzultujte vědomostní základnu pro pozadí každého tématu poskytuje dobrý výchozí bod pro zjištění, které kroky se tím spojují.
Co můžete zaznamenat bez odkrytí identity oznamovatele
Oznámení lze a často je třeba zaznamenat i v případě, že identita oznamovatele zůstane chráněna. Jde o obsah oznámení, podniknuté kroky a splnění lhůt. Jméno oznamovatele nemusí být znám širokému okruhu osob; zůstane přístupné těm, kdo oznámení skutečně zpracovávají.
Jak se údaje technicky chrání — kdo má přístup, jak dlouho se údaje uchovávaí a kde se nacházejí — je věc, o níž může platforma poskytnout vysvětlení. Na stránce o bezpečnosti a ochraně dat je uvedeno, jak to v praxi funguje.
Jak se tomu vyhnete
Začíná to jasnou dohodou: kdo smí vidět oznámení a kdy se tento okruh rozšíří? Kromě toho pomáhá oddělení zpracování od běžné linie, aby vedoucí náhodou nesledoval případ, na kterém se sám podílí. Také pevný postup pro zaznamenávání kroků, odděleně od volných e-mailů a rozhovorů, dělá velký rozdíl.
Zda vaše organizace má toto již dobře vyřešeno a které kroky ještě chybí, je často vidět na první pohled během pár minut. v několika otázkách vidět, kde se nacházíte poskytuje pro to první indikaci, a čtení, odkud tyto informace na této platformě pocházejí ukazuje, jak tato indikace vznikla.
Pro přesné vysvětlení vaší situace, například pokud se již něco pokazilo, je právník nebo Úřad na ochranu osobních údajů příslušnou stranou. Chcete-li si nejprve sami vytvořit představu o tom, co se ve vaší organizaci děje, proveďte bezplatný rychlý nástroj nebo procházejte témata v databázi znalostí.