Ha a bejelentő személyazonosságát nem megfelelően védjük meg, több kockázat lép fel egyszerre. Más munkavállalók nem mernek majd visszaéléseket bejelenteni, a bejelentő biztonságtalannak érezheti magát a munkahelyen, és a szervezet kérdésekkel szembesülhet a Személyes Adatok Hatóságától, mivel a bejelentő személyazonosságát составляющей személyes adatot különösen gondosan kell kezelni.
A lényeg egyszerű: egy bejelentési szabályzat csak akkor működik, ha a munkavállalók megbíznak benne, hogy nevük véletlenül vagy kerülő úton nem kerül kollegák vagy vezetők tudtára. Ha ez a bizalom eltűnik, akkor eltűnik a bejelentési hajlandóság is — és ezzel az egész szabályzat célja.
Miért ez több, mint tisztességbeli kérdés
A bejelentő személyazonosságának védelme nem egy extra szolgáltatás, amelyet hozzáadhat, ha van rá időt. Az európai jelzésadóktanácsi irányelv és az abból fakadó jogszabályok azt feltételezik, hogy a bizalmasság feltétel, nem pedig mellékszempont. Aki ezt a védelmet elhanyagolja, azzal megrendíti a bejelentési szabályzat alapját.
Ezen túl a GDPR szerinti személyes adatokról van szó. A név, a munkaköri beosztás, az e-mail cím vagy még az olyan részletek kombinációja, amely egy személyhez kapcsolódik, ide tartozik. Az ezekkel az adatokkal való gondatlan bánásmód oka lehet annak, hogy a Személyes Adatok Hatósága kérdéseket tegyen fel. Hogy konkrét esetben mit jelent ez, azt a felügyeleti szervnek kell megítélnie; mi ebben nem nyilatkozunk.
Mi megy félre a gyakorlatban
Ritkán szándékosság okozza. Általában azért történik meg, mert a kezelő egy bejelentést e-mailben továbbít egy kollégának konzultáció céljából, mert egy név megmarad egy olyan feljegyzésben, amely szélesebb körben megosztásra kerül, vagy mert túl sokan férnek hozzá a dossziéhoz ok nélkül. Az olyan szóbeli bejelentés is ebbe a kategóriába tartozik, amelyet a folyosón megvitatnak, anélkül hogy valaki ezt sérelmezésnek tekintené.
Az eredmény az, hogy a bejelentő biztonságtalannak érzi magát, lehetséges, hogy abbahagyja a nyomozásban való közreműködést, vagy külső szervezethez fordul, mivel a belső csatorna nem megbízhatónak tűnik. Ez utóbbi pontosan az, amit egy jól működő belső csatornának meg kell akadályoznia.
Kapcsolat a bejelentési szabályzat többi részével
A személyazonosság védelme nem önálló. Összefügg azzal, hogy ki fér hozzá a kezelési felülethez, azzal, hogy egy bejelentést hogyan rögzítenek, és azzal a kérdéssel, hogy a kezelő függetlenül tud-e dolgozni anélkül, hogy környezete vizsgálódna. Egy szervezet, amely ezeket a kérdéseket egymástól függetlenül szabályozza, azzal a kockázattal szembesül, hogy a leggyengébb láncszemet az összes többit alááshatja.
Segít, ha előzetesen rögzítjük, hogy egy bejelentés kezelése során ki mit láthat, és ezt a napi kedv függetlenül rögzítjük. tájékozódjon a tudásbázisban a témánkénti háttérinformációkért jó kiindulópontot nyújt ahhoz, hogy lássuk, mely lépések tartoznak ehhez.
Mit rögzíthet a bejelentő személyazonosságának védelme nélkül
Egy bejelentést lehet és gyakran kell rögzíteni, még akkor is, ha a bejelentő személyazonosságát leárnyékolják. Ehhez a bejelentés tartalma, a meghozott lépések és a teljesített határidők tartoznak. A bejelentő nevét nem kell széles körben megosztani; az csak azok számára marad hozzáférhető, akik a bejelentést ténylegesen kezelik.
Hogy az adatokat hogyan védjük meg technikailag — ki fér hozzá, meddig őrzik az adatokat, és hol vannak — arról egy platform elszámoltatható. A biztonsági és adatvédelmi oldal megmutatja, hogyan működik ez a gyakorlatban.
Ennek megelőzése
Mindent egy világos megállapodás kezd: ki láthatja a bejelentést, és mikor bővül ez a kör? Emellett segít, ha elválasztja a kezelést a napi munkafolyamattól, így egy vezetője nem látja be véletlenül egy olyan ügybe, amelyből ő maga is érintett. A lépések rögzítésének is jó gyakorlata – az e-mailek és beszélgetések helyett – nagy különbséget tesz.
Azt, hogy szervezete ezt már jól rendezte-e, és mely lépések hiányoznak még, általában néhány perc alatt látni lehet. néhány kérdésben látható, hogy Ön hol áll ehhez kezdeti tájékoztatást nyújt, valamint olvasson arról, hogy a platform információi honnan származnak azt mutatja, hogyan jön létre ez a tájékoztatás.
Szituációja pontos magyarázatához, például ha már valami elromlott, egy jogász vagy az Adatvédelmi Hatóság az illetékes. Ha előbb saját képet szeretne kapni arról, mi folyik szervezeténél, végezze el az ingyenes gyorsteszt, vagy böngéssze végig a tudásbázis témaköreit.