Jei pranešėjo tapatybė nėra tinkamai apsaugota, iškart atsiranda kelios rizikos. Tada kiti darbuotojai nebedrysta pranešti apie pažeidimus, pranešėjas gali jausti nesaugumą darbe, o organizacija gali susidurti su klausimais iš Duomenų apsaugos institucijos, nes pranešėjo tapatybė yra asmens duomenis, kurie turi būti traktuojami itin atidžiai.
Esmė paprasta: pranešimų tvarka veikia tik tada, kai darbuotojai tikisi, kad jų vardas nebus netyčia ar šaltiniu sužinotas bendradarbiams ar vadovams. Jei tas pasitikėjimas dingsta, dingsta ir noras pranešti — ir su juo — visa pranešimų tvarka.
Kodėl tai daugiau nei grieštumas
Pranešėjo tapatybės apsauga nėra papildoma paslauga, kurią galite suteikti, kai turite laiko. Europos saugotojo direktyva ir iš jos kylanti teisinė bazė laikosi tos prielaidos, kad konfidencialumas yra sąlyga, o ne antraplanis dalykas. Kas leistina šią apsaugą ignoriuoti, tuo pačiu kerta pačius pranešimų tvarkos pagrindus.
Be to, tai yra asmens duomenys BDAR prasme. Vardas, pareigos, el. pašto adresas ar net tokia informacijos kombinacija, kurią galima susieti su asmeniu, yra asmens duomenys. Neatsargus šių duomenų tvarkymas gali būti priežastis, dėl kurios Duomenų apsaugos institucija gali užduoti klausimus. Ką tai konkrečiu atveju reiškia, turi nuspręsti priežiūros institucija; mes šiuo klausimu nedarome sprendimų.
Kas iš tikrųjų klystasi praktikoje
Retai tai yra tyčinis veiksmas. Dažniausiai klaida atsitinka todėl, kad tvarkytojas el. paštu praneša apie pranešimą kolegai konsultacijai, vardas lieka pastaboje, kurią dalijasi platesnė grupė, arba per daug žmonių turi prieigą prie bylos, nors tam nėra priežasties. Ir žodinis pranešimas, kuris aptariamas koridoriuose, nesuprastas kaip apsaugos pažeidimas, priklauso šiai kategorijai.
Dėl to pranešėjas jausis nesaugiai, gali nustoti bendradarbiauti su tyrimo, arba kreiptis į išorinę instituciją, nes vidinis kanalas neatrodo patikimas. Pastarasis yra būtent tai, ką gerai veikianti vidinė sistema turėtų išvengti.
Ryšys su likusia pranešimų tvarka
Tapatybės apsauga nėra savarankiška. Ji yra susijusi su tuo, kas turi prieigą prie tvarkymo aplinkos, su tuo, kaip pranešimas yra užfiksuotas, ir su tuo, ar tvarkytojas gali dirbti be šališkumo, nespėlionaudamas supančios aplinkos. Organizacija, kuri šiuos dalykus reguliuoja atskirai, rizikuoja, kad silpniausia grandinė nutraukia likutį.
Pravartu iš anksto nustatyti, kas pranešimo tvarkymo metu gali matyti kokią informaciją, ir tai nustatyti nepriklausomai nuo momentinio audinio. pasitarti žinių banku dėl fono pagal temą suteikia gerą pradžią pamatyti, kokie žingsniai yra susiję.
Ką galite užfiksuoti neatskleisdami pranešėjo tapatybės
Pranešimas dažnai gali ir turi būti užfiksuotas, net jei pranešėjo tapatybė yra apsaugota. Tai apima pranešimo turinį, atliktus žingsnius ir laikotarpius, kurie buvo laikomi. Pranešėjo vardas neturi būti plačiai dalijamas; jis lieka prieinamas tiems, kurie faktiškai tvarko pranešimą.
Kaip duomenys techniškai yra apsaugoti — kas turi prieigą, kaip ilgai duomenys saugomi ir kur jie yra — yra tai, ką platforma gali pagrįsti. Čia saugumo ir duomenų apsaugos puslapyje aprašyta, kaip tai veikia praktikoje.
Kaip tai išvengti
Tai prasideda nuo aiškios susitarimo: kas gali pamatyti pranešimą ir kada tas ratas išplėčiamas? Be to, padeda atskirti darbą nuo kasdieninio greitkelio, kad vadovas atsitiktinai nematytų bylos, kurioje jis pats yra suinteresuotas. Taip pat nuolatinė žingsnių fiksavimo tvarka, atskira nuo atsitiktinių el. laiškų ir pokalbių, daro didelį skirtumą.
Ar jūsų organizacija tai jau gerai sutvarkė ir kokių žingsnių dar trūksta, dažnai matosi per kelias minutes. per kelis klausimus pamatyti, kur stovite suteikia tam pirmą rodiklį ir skaityti, iš kur informacija šioje platformoje kilusi parodo, kaip šis rodiklis buvo gautas.
Jei norite tikslaus jūsų situacijos paaiškinio, pavyzdžiui, jei jau kažkas nutiko klaidingai, teisininkas arba Duomenų apsaugos institucija yra atitinkama šalis. Jei norite iš pradžių patys gauti supratimą apie tai, kas vyksta jūsų organizacijoje, atlikite nemokamą greitą vertinimą arba peržvelkite žinotuves platformoje.