Ak sa identita oznamovania riadne neoddelí, súčasne vzniká viacero rizík. Ostatní zamestnanci sa potom nebudú odvažovať oznamovať porušovanie, oznamovateľ sa môže na pracovisku cítiť neisto a organizácia sa môže stretnúť s otázkami Úradu na ochranu osobných údajov, pretože identita oznamovania je osobným údajom, ktorý sa musí spracovať s osobitnou starostlivosťou.
Podstata je jednoduchá: oznamovací systém funguje len vtedy, ak majú zamestnanci dôveru, že ich meno sa nezistí omylom alebo nepriamou cestou u kolegov alebo vedúcich. Zmizne-li táto dôvera, zmizne aj ochota oznamovať — a s ňou aj účel celého systému.
Prečo je to viac než otázka slušnosti
Ochrana identity oznamovania nie je dodatková služba, ktorú si môžete pridať, keď na to nájdete čas. Európska smernica na ochranu oznamovateľov a z nej vyplývajúca právna úprava predpokladajú, že dôvernosť je predpokladom, nie vedľajšou vecou. Kto túto ochranu zanedba, podkopáva tým základy samotného oznamovacieho systému.
Okrem toho ide o osobné údaje v zmysle GDPR. Meno, funkcia, e-mailová adresa alebo dokonca kombinácia údajov vedúcich k identifikácii osoby sem patria. Nedbanlivé zaobchádzanie s týmito údajmi môže byť dôvodom, aby Úrad na ochranu osobných údajov položil otázky. To, čo to v konkrétnom prípade znamená, je na posúdení dozorného orgánu; my o tom nerobíme vyhlásenia.
Čo sa v praxi pokazí
Zriedka ide o úmysel. Zvyčajne sa to pokazí, keď spracovateľ oznamovanie postúpi e-mailom kolegovi na konzultáciu, keď v poznámke zostane meno, ktoré sa následne šíri ďalej, alebo keď má prístup k spisu príliš veľa ľudí bez toho, aby na to bol dôvod. Aj ústne oznamovanie diskutované na chodbách bez toho, aby to niekto vnímal ako porušenie, patrí do tejto kategórie.
Výsledkom je, že sa oznamovateľ cíti neisto, možno prestane spolupracovať na vyšetrovaní alebo sa obráti na externú inštitúciu, pretože interný kanál nepôsobí dôveryhodne. Právě to by dobrý fungujúci interný kanál mal zabrániť.
Súvislosť so zvyškom oznamovacieho systému
Ochrana identity nestojí sama osebe. Súvisí s tým, kto má prístup k spracovateľskému prostrediu, s tým, ako sa oznamovanie zaznamenáva, a s otázkou, či môže spracovateľ konať nestrane bez toho, aby jeho okolie sledovalo. Organizácia, ktorá tieto záležitosti riešia oddelene, riskuje, že najslabší článok podkope ostatné.
Pomáha vopred stanoviť, kto má počas spracovania oznamovania prístup k akým informáciám, a to stanoviť nezávisle od náhod dňa. konzultovať poznámkovú základňu pre podrobnosti jednotlivých tém poskytuje dobrý východzí bod, aby ste videli, aké kroky s tým súvisia.
Čo si môžete zaznamenať bez toho, aby ste prozradili identitu
Oznamovanie sa dá a často má zaznamenávať aj v prípade, že identita oznamovania zostane chránená. Ide o obsah oznamovania, prijaté opatrenia a dodržané lehoty. Meno oznamovania sa pritom nemusí zdieľať široko; zostáva prístupné pre tých, ktorí oznamovanie skutočne spracovávajú.
To, ako sa údaje technicky chránia — kto má prístup, ako dlho sa údaje uchováajú a kde sa nachádzajú — je niečo, o čom môže platforma zložiť správu. Na stránke o bezpečnosti a ochrane údajov je uvedené, ako to v praxi funguje.
Ako to predídete
Všetko začína jasnou dohodou: kto má právo vidieť hlásenie, a kedy sa táto skupina rozšíri? Okrem toho pomáha oddeliť spracovanie od bežného riadenia, aby vedúci náhodou neziskal informácie o prípade, na ktorom sa sám podieľa. Aj pevný postup pri zaznamenávaní krokov, oddelene od jednotlivých e-mailov a rozhovorov, robí veľký rozdiel.
Či má vaša organizácia už dobré usporiadanie a ktoré kroky chýbajú, možno často vidieť v priebehu pár minút. v niekoľkých otázkach vidieť, kde stojíte poskytuje na to prvú indikáciu, a prečítajte si, odkiaľ pochádza informácia na tejto platforme ukazuje, ako sa táto indikácia vytvorila.
Pre presnú analýzu vašej situácie, napríklad ak sa už niečo pokazilo, je právnik alebo Úrad na ochranu osobných údajov vhodnou osobou. Ak si chcete najskôr sami urobiť predstavu o tom, čo sa vo vašej organizácii deje, urobte si bezplatnú rýchlu analýzu alebo si prelistujte témy v znalostnej základni.