Hvis en indgivers identitet ikke bliver skjult ordentligt, opstår der flere risici på samme tid. Andre medarbejdere tør så ikke længere rapportere overtrædelser, indgiveren kan føle sig usikker på arbejdspladsen, og organisationen kan få spørgsmål fra Datatilsynet, fordi en indgivers identitet er en personoplysning, som skal behandles ekstra omhyggeligt.
Det afgørende er enkelt: en indberetningsordning virker kun, hvis medarbejdere har tillid til, at deres navn ikke ved et uheld eller indirekte bliver kendt blandt kollegaer eller ledere. Forsvinder denne tillid, forsvinder også viljen til at indberette — og dermed hele formålet med ordningen.
Hvorfor dette er mere end blot et spørgsmål om anstand
At beskytte en indgivers identitet er ikke en ekstra service, som du kan tilføje, hvis der er tid til det. EU's whistleblower-direktiv og den lovgivning, der følger heraf, går ud fra, at fortrolighed er en forudsætning, ikke en sidebemærkning. Den, der lader denne beskyttelse bortfalde, underminerer dermed grundlaget for selve indberetningsordningen.
Desuden handler det om personoplysninger i henhold til GDPR. Et navn, en stilling, en e-mailadresse eller endda en kombination af oplysninger, der kan henføres til en person, falder herunder. Uopmærksom håndtering af disse oplysninger kan give Datatilsynet grund til at stille spørgsmål. Hvad det betyder i en konkret sag, er op til tilsynsmyndigheden at afgøre; vi udtaler os ikke herom.
Hvad der går galt i praksis
Det handler sjældent om forsæt. Som regel går det galt, fordi behandleren videresender en indberetning via e-mail til en kollega til drøftelse, fordi et navn bliver tilbage i en notat, som deles mere bredt, eller fordi for mange mennesker har adgang til sagen uden at der er en grund til det. En mundtlig indberetning, som diskuteres på gangene, uden at nogen opfatter det som en overtrædelse, hører også til denne kategori.
Resultatet er, at indgiveren føler sig usikker, muligvis holder op med at medvirke til undersøgelsen, eller henvender sig til en ekstern instans, fordi den interne kanal ikke virker pålidelig. Dette er netop det, som en velfungerende intern kanal skal forhindre.
Forbindelsen til resten af indberetningsordningen
Beskyttelsen af identiteten står ikke alene. Den hænger sammen med, hvem der har adgang til behandlingsmiljøet, med hvordan en indberetning bliver dokumenteret, og med spørgsmålet om, hvorvidt behandleren kan arbejde objektivt uden at hans omgivelser ser med. En organisation, der regulerer disse spørgsmål løst fra hinanden, risikerer, at det svageste led underminerer resten.
Det hjælper at fastslå på forhånd, hvem der under behandlingen af en indberetning må se hvilke oplysninger, og at fastslå det uafhængigt af dagslemmens skiftende behov. Se vores vidensbank for baggrunden for hvert emne giver et godt udgangspunkt for at se, hvilke trin der hører til.
Det, du godt kan dokumentere uden at afsløre indgiverens identitet
En indberetning kan og skal ofte dokumenteres, selv hvis indgiverens identitet bliver skjult. Det handler om indholdet af indberetningen, de tagne skridt og de overholdte frister. Indgiverens navn behøver ikke at blive delt bredt; det forbliver tilgængeligt for dem, som faktisk behandler indberetningen.
Hvordan oplysninger teknisk bliver skjult — hvem der har adgang, hvor længe oplysninger opbevares, og hvor de ligger — er noget, som en platform kan gøre rede for. På siden om sikkerhed og databeskyttelse beskriver vi, hvordan det fungerer i praksis.
Sådan forhindrer du dette
Det starter med en klar aftale: hvem må se en anmeldelse, og hvornår udvides denne kreds? Derudover hjælper det at adskille behandlingen fra den daglige ledelseslinje, så en leder ikke tilfældigvis får indsigt i en sag, hvor han selv er involveret. En fast arbejdsgang for dokumentation af trin, adskilt fra løse e-mails og samtaler, gør også en stor forskel.
Om din organisation allerede har ordnet dette godt, og hvilke trin der stadig mangler, kan ofte ses på få minutter. på nogle få spørgsmål se hvor du står giver en første indikation heraf, og læse hvor informationen på denne platform kommer fra viser hvordan denne indikation opstår.
For en præcis forklaring af din situation, for eksempel hvis der allerede er gået noget galt, er en jurist eller Datatilsynet den rigtige ressource. Hvis du først selv gerne vil få et billede af, hvad der foregår i din organisation, kan du foretage den gratis quick-scan eller gennemse emnerne i vidensdatabasen.