Se l'identità di chi segnala non viene adeguatamente protetta, emergono contemporaneamente più rischi. Gli altri dipendenti non osano più segnalare violazioni, chi segnala può sentirsi insicuro sul luogo di lavoro, e l'organizzazione potrebbe ricevere domande dall'Autorità per la protezione dei dati perché l'identità di chi segnala è un dato personale che deve essere trattato con particolare cura.
Il punto è semplice: un sistema di segnalazione funziona solo se i dipendenti hanno fiducia che il loro nome non venga scoperto accidentalmente o indirettamente da colleghi o superiori. Se questa fiducia scompare, scompare anche la disponibilità a segnalare — e con essa l'obiettivo dell'intero sistema.
Perché è più di una questione di correttezza
Proteggere l'identità di chi segnala non è un servizio aggiuntivo che potete aggiungere se avete tempo. La direttiva europea sulla protezione dei denuncianti e la normativa che ne deriva partono dal presupposto che la riservatezza è una condizione, non una questione secondaria. Chi abbandona questa protezione mina alle radici il sistema di segnalazione stesso.
Inoltre si tratta di dati personali ai sensi del GDPR. Un nome, una funzione, un indirizzo e-mail o anche una combinazione di dettagli che può condurre all'identificazione di una persona rientra in questa categoria. Un trattamento negligente di questi dati può spingere l'Autorità per la protezione dei dati a porre domande. Cosa significhi ciò in un caso concreto spetta all'autorità di controllo stabilirlo; noi non rilasciamo alcuna opinione al riguardo.
Cosa va storto nella pratica
Raramente si tratta di intenzionalità. Solitamente i problemi sorgono quando chi tratta la segnalazione l'inoltra via e-mail a un collega per consultazione, quando un nome rimane visibile in una nota che viene condivisa più ampiamente, oppure quando troppi hanno accesso al fascicolo senza averne una ragione. Anche una segnalazione verbale discussa nei corridoi, senza che nessuno la consideri una violazione, rientra in questa categoria.
Il risultato è che chi segnala si sente insicuro, potrebbe smettere di collaborare all'indagine, oppure rivolgersi a un'istanza esterna perché il canale interno non sembra affidabile. Quest'ultimo caso è esattamente quello che un buon sistema interno di segnalazione deve prevenire.
La connessione con il resto del sistema di segnalazione
La protezione dell'identità non esiste in isolamento. È collegata a chi ha accesso all'ambiente di gestione, a come viene registrata una segnalazione, e alla questione se chi la tratta può lavorare in modo imparziale senza che il suo ambiente guardi oltre la spalla. Un'organizzazione che regola queste questioni indipendentemente l'una dall'altra rischia che l'anello più debole comprometta il resto.
È utile stabilire in anticipo chi durante la gestione di una segnalazione può vedere quali informazioni, e farlo indipendentemente dalle circostanze del momento. consultare la banca di conoscenze per i dettagli per argomento fornisce un buon punto di partenza per identificare quali passaggi vi appartengono.
Cosa potete registrare senza rivelare l'identità
Una segnalazione può e spesso deve essere registrata anche se l'identità di chi segnala rimane protetta. Si tratta allora del contenuto della segnalazione, dei passaggi intrapresi e dei termini che sono stati rispettati. Il nome di chi segnala non deve essere condiviso ampiamente; rimane accessibile a chi effettivamente tratta la segnalazione.
Come i dati vengono tecnicamente protetti — chi ha accesso, per quanto tempo i dati vengono conservati, e dove si trovano — è qualcosa su cui una piattaforma può rendere conto. Su la pagina sulla sicurezza e protezione dei dati è spiegato come funziona nella pratica.
Come evitare questo
Tutto inizia con un accordo chiaro: chi può visualizzare una segnalazione e quando viene ampliato questo gruppo? Inoltre, aiuta separare il trattamento dalla linea quotidiana, in modo che un responsabile non si trovi casualmente coinvolto in un caso in cui è personalmente implicato. Anche una procedura fissa per la registrazione dei passaggi, al di là di e-mail e conversazioni occasionali, fa una grande differenza.
Se la vostra organizzazione ha già regolato bene questo aspetto, e quali passaggi mancano ancora, spesso è visibile in pochi minuti. in poche domande vedere dove siete fornisce un primo indicatore per questo, e leggere da dove provengono le informazioni su questa piattaforma mostra come viene elaborato questo indicatore.
Per la spiegazione precisa della vostra situazione, ad esempio se qualcosa è già andato male, un avvocato o l'Autorità per la protezione dei dati è il soggetto competente. Se prima volete farvi un'idea di cosa accade nella vostra organizzazione, eseguite la nostra verifica rapida gratuita o sfogliate gli argomenti nella banca dati di conoscenza.