Dacă identitatea unei persoane care raporteaza nu este protejată în mod corespunzător, apar mai multe riscuri simultan. Alți angajați nu vor mai îndrăzni să raporteze nereguli, persoana care raporteaza se poate simți nesigură la locul de muncă, iar organizația poate fi întrebată de Autoritatea pentru Protecția Datelor, deoarece identitatea unei persoane care raporteaza este o categorie de date cu caracter personal care trebuie tratată cu precauție specială.
Esența este simplă: un sistem de raportare funcționează doar dacă angajații au încredere că numele lor nu va ajunge accidental sau indirect la colegi sau conducători. Dacă această încredere dispare, dispare și dorința de a raporta — și cu ea și scopul întregului sistem.
De ce este mai mult decât o chestiune de bun simț
Protejarea identității unei persoane care raporteaza nu este un serviciu suplimentar pe care îl puteți adăuga atunci când aveți timp. Directiva europeană privind protecția denunțătorilor și legislația derivată din aceasta presupun că confidențialitatea este o condiție, nu un aspect secundar. Cel care nu asigură această protecție subminează, prin urmare, baza sistemului de raportare în sine.
În plus, aceasta implică date cu caracter personal în sensul RGPD. Un nume, o funcție, o adresă de e-mail sau chiar o combinație de detalii care pot fi atribuite unei persoane se încadrează în această categorie. Manipularea neglijentă a acestor date poate fi un motiv pentru Autoritatea pentru Protecția Datelor să pună întrebări. Ce înseamnă aceasta într-un caz concret este treaba autorității de supraveghere; nu formez o opinie în această materie.
Ce merge prost în practică
Rareori este vorba de intenție. De obicei, lucrurile se-ntâmplă din greșeală atunci când persoana care tratează raportul îl trimite prin e-mail unui coleg pentru consultare, atunci când un nume rămâne într-o notă care este distribuită mai larg, sau atunci când prea mulți oameni au acces la dosar fără a exista un motiv. Un raport oral discutat în diferite locuri fără ca cineva să îl considere o încălcare se încadrează și în această categorie.
Rezultatul este că persoana care raporteaza se simte nesigură, posibil încetează de a colabora la investigație, sau se adresează unei instituții externe pentru că canalul intern nu pare de încredere. Acesta din urmă este exact ceea ce ar trebui să prevină un canal intern care funcționează bine.
Relația cu restul sistemului de raportare
Protejarea identității nu stă în sine. Ea este legată de cine are acces la mediul de tratare, de modul în care un raport este înregistrat și de întrebarea dacă persoana care tratează poate funcționa imparțial fără ca mediul său să urmărească. O organizație care reglementează aceste aspecte separat riscă să fie veriga cea mai slabă care subminează restul.
Ajută să stabiliți în prealabil cine poate vedea ce informații în timpul tratării unui raport și să stabiliți acest lucru independent de prevederile circumstanțiale. consultați baza de cunoștințe pentru contextualizarea fiecărui subiect oferă un bun punct de plecare pentru a vedea ce pași sunt implicați.
Ce puteți documenta fără a compromite identitatea raportorului
Un raport poate și trebuie adesea să fie documentat, chiar dacă identitatea raportorului rămâne protejată. Aceasta se referă la conținutul raportului, pașii luați și termenele îndeplinite. Numele raportorului nu trebuie să fie partajat pe scară largă; acesta rămâne accesibil doar pentru cei care tratează efectiv raportul.
Modul în care datele sunt protejate din punct de vedere tehnic — cine are acces, cât timp sunt păstrate datele și unde sunt stocate — este ceva pentru care o platformă poate răspunde. pagina privind securitatea și protecția datelor prezintă cum funcționează aceasta în practică.
Cum preveniți aceasta
Totul începe cu o înțelegere clară: cine poate vedea o raportare, și când se extinde acest cerc? În plus, ajută să separați tratamentul de linia zilnică, astfel încât un manager să nu se uită accidental la un caz în care este el însuși implicat. De asemenea, o procedură fixă pentru înregistrarea pașilor, separat de e-mailurile și conversațiile dispersate, face o mare diferență.
Dacă organizația dumneavoastră are deja acest lucru bine reglementat, și ce pași mai lipsesc, se poate vedea adesea în câteva minute. în câteva întrebări vedeți unde vă aflați oferă o primă indicație pentru aceasta și citiți de unde provin informațiile de pe această platformă arată cum se formează acea indicație.
Pentru explicația precisă a situației dumneavoastră, de exemplu dacă ceva a mers deja greșit, un avocat sau Autoritatea pentru Protecția Datelor este partea indicată. Dacă doriți mai întâi să obțineți o imagine a ceea ce se petrece în organizația dumneavoastră, faceți atunci scanarea rapidă gratuită sau răsfoiți subiectele din baza de cunoștințe.