За разработването и приемането на процедура за докладване в основата ви са необходими четири документа: писмена процедура за докладване, досие със съгласието на работническия съвет или представителството на персонала, документ за фиксиране на момента, в който процедурата е одобрена, и материали за информиране на служителите относно процедурата. Тези документи не са независими един от друг; те се следват в определен ред.
Подробност, която най-често се пропуска по този въпрос, е датата на приемането. Процедура за докладване, която е правилна по съдържание, но няма нигде документирано доказуем момент на приемане, е трудна за защита, ако по-късно възникне въпрос от кога служителите могат да разчитат на процедурата. Тази дата не е формалност в последствието, а стълба на целия досие.
Писмената процедура за докладване като основа
Всичко започва с текст, в който е описано как служител може да направи доклад, кому и какво се случва след това. Тази процедура описва възможността да се направи доклад писмено или устно, възможността да се направи анонимно, както и двата закони установени срокове: потвърждението на получаване и по-късното докладване относно оценката. Без този текст няма какво да се приеме и няма какво да се обясни на служителите.
Тази процедура не трябва да е дълга, но трябва да е пълна. Ако липсва част, това често се откривает едва когато действително се получи доклад и лицето, отговорно за обработката, не знае какво казва процедурата за това. Ако трябва да започнете, намирате в базата знания с разработката по отделни части преглед на това, което трябва да включва такава процедура.
Досието със съгласието на работническия съвет
Веднага след като процедурата е готова, се изпраща на работническия съвет или представителството на персонала за съгласие. Този процес създава собствени документи: представената версия на процедурата, искането за съгласие и самото решение за съгласие със дата и подпис. Тези документи трябва да останат съхранени дори и след полученото съгласие, тъй като заедно показват, че процедурата не е наложена едностранно, а е разработена по правилния начин.
Ако този процес трябва да стартира, е полезно да знаете предварително колко време обикновено отнема получаването на съгласие, за да не се забави приемането на процедурата без причина.
Защо датата на приемането е най-решаваща
Документът, който най-лесно се забравя, е формалното приемане: кратко заявление или решение, в което е посочено, че процедурата важи от определена дата. Тази дата определя от кога сроковете в процедурата въобще са приложими, от кога служителите трябваше да бъдат информирани и от кога лицето, отговорно за обработката, може да се позова на процедурата. Без документирана дата остава неясно дали доклад попада под старата или новата ситуация.
Този детайл е особено важен, когато организацията по-късно промени процедурата, например след промяна в лицето, отговорно за обработката, или в канала за докладване. Всяка версия на процедурата трябва тогава да има собствена дата на приемане, така че в всеки момент да е ясно коя версия беше действителна, когато служител направи доклад.
Какво се добавя след приемането
След приемането идва материалът за информиране на служителите: кратко обяснение относно канала, където могат да се обърнат и какво се случва с доклад. Това не трябва да е същия текст като пълната процедура, но трябва да е в съответствие с нея. Освен това е препоръчително да имате фиксирано място, където процедурата, досието със съгласието и датата на приемане да са съхранени заедно, така че да могат да бъдат намерени на едно място, когато се поиска.
Ако искате да видите кои документи signalo.eu предоставя автоматично и откъде идва информацията на сайта, можете да прочетете това чрез обяснение на това как се изграждат данните и сроковете. След като процедурата е установена, често е практично да зафиксирате следващите стъпки веднага в деловия акаунт, например чрез създаване на акаунт за вашата организация.
Дали за вашата организация е валидна задължението да има такова разредбание и кои конкретни документи трябва да бъдат включени, може да се види с няколко въпроса. Ако все още не сте сигурни, можете да проверите безплатно чрез кратко проверка, която показва положението ви, или спокойно продължите да четете в базата знания.