Għal-ħolqien u l-istabbiliment ta' regolament ta' rapportar għandek bżonn f'essenza ta' erba' ittejjeb: proċedura rapportazzjoni miktuba, fajl ta' kunsens għall-kumitat tal-ħaddiema jew ir-rappreżentanza tal-personali, rekordu tal-mument meta l-regolament ittieħed, u materjal biex tinforma lill-ħaddiema dwar ir-regolament. Dawn l-ittejjeb ma jkunux separati minn xulxin; jisegwu lil xulxin f'ordni fissa.
Id-dettall li aktar ma jkun negligjat f'dan is-suġġett huwa d-data tal-istabbiliment. Proċedura rapportazzjoni li hija korretta mill-forma iżda m'għandha ebda mument provabbli ta' stabbiliment, hija diffiċli li tiddefendi jekk aktar tard joħroġ mistoqsija dwar meta l-ħaddiema kellhom iħallsu fuq ir-regolament. Din id-data mhix formalità wara, iżda l-ixxakol tal-interess tal-fajl kollu.
Il-proċedura rapportazzjoni miktuba bħala bażi
Kollox jibda bi test fejn itwellaq kif ħadd jista' jagħmel rapportar, lejn min, u x'jiġri wara. Din il-proċedura tiddeskrivi l-possibbilità li tinforma bil-miktub jew verbalment, il-possibbilità li tagħmel hekk b'mod anonim, u ż-żewġ termini li huma stabbiliti mil-liġi: il-kunsinna tar-riċevuta u l-feedback aktar tard dwar il-valutazzjoni. Mingħajr din it-test m'hemm xejn li tinstabbi, u għalhekk m'hemm xejn li jintwessa' lill-ħaddiema.
Din il-proċedura m'għandha bżonn tkun twal, iżda għandu jkun kompletu. Jekk jommu waħda mill-partijiet, ħafna drabi din għal-ewwel tikxef biss meta realment tasal rapportar u l-amministratur ma jafx x'tqol il-proċedura dwarha. Għal min għadu jrid ibda hawnhekk, issib il-bank tal-għarfien b'l-istruttura sa kull komponent summar ta' x'għandu jkun inkluż f'tali proċedura.
Il-fajl tal-kunsens tal-kumitat tal-ħaddiema
Ladarba l-proċedura tkun ħadda, għadha għal-kumitat tal-ħaddiema jew ir-rappreżentanza tal-personali għal kunsens. Dan il-proċess jipprodwċi dokumenti tiegħu stess: il-verżjoni mogħtija tal-proċedura, il-mistoqsija għal kunsens, u d-deċiżjoni tal-kunsens nnifisha, b'data u firma. Dawn l-ittejjeb għandhom jitkunu ppreservati, anke wara li l-kunsens ittieħed, għaliex flimkien jippruvaw li l-proċedura ma nzidux unilateralment iżda vaġu permezz tal-mod korrett.
Jekk dan il-proċess għadu jrid jibda, huwa utli li tkun taf minn qabel kemm ħin normalment idum il-kunsens, sabiex l-istabbiliment ma jitwaħħalx bezzejjed.
Għaliex id-data tal-istabbiliment għandha l-aktar piż
Id-dokument li l-iktar faċilment tonsax huwa l-istabbiliment formali: dikjarazzjoni qasira jew deċiżjoni fejn itwellaq li l-proċedura tapplika minn data determinata. Din id-data tiddetermina minn meta l-iskadenzar fil-proċedura japplikaw fare, minn meta l-ħaddiema kellhom jigu infurmati, u minn meta amministratur jista' jissellef fuq ir-regolament. Mingħajr data rreġistrata tibqa' mhux ċara jekk rapportar taqa' taħt is-sitwazzjoni qadima jew il-ġdida.
Din id-dettal tilgħab partikolarment meta organizzazzjoni ttempe l-proċedura aktar tard, pereż wara bidla fit-trattur jew il-kanali ta' rapportazzjoni. Kull verżjoni tal-proċedura għandu jkollha l-waħda tiegħa d-data tal-istabbiliment, sabiex f'kull mument ikun ċar liema verżjoni kellha qiegħda meta ħadd kien irapporta.
X'jiġri wara l-istabbiliment
Wara l-istabbiliment jiġi l-materjal biex tinforma lill-ħaddiema: spjegazzjoni qasira dwar il-kanali, fejn jistgħu jridu jmorru, u x'jiġri b'rapportar. Dan m'għandu bżonn ma jkunx l-istess test bħal il-proċedura sħiħa, iżda għandu jkun kongruwent miegħu. Barra minn hekk, huwa sinjal li jkollok post fisso fejn il-proċedura, il-fajl tal-kunsens u d-data tal-istabbiliment jitkunu magħquda flimkien, sabiex jkunu rrindikaw fuq post wieħed meta talbu dwarhom.
Dawk li jridu jrawu liema pezzi signalo.eu jipprovdi awtomatikament u minn fejn gejja l-informazzjoni fuq il-websajt, jista' jaqra dan permezz ta' spjegazzjoni ta' kif il-dejta u l-iskadenzji jiġu mibniżi. Ladarba l-proċedura tiġi stabbilita, ħafna drabi huwa praktiku li jiġu stabbiliti l-passi sussegwenti immedjatament f'account kummerċjali, pereżempju billi jinħoloq account għall-organizzazzjoni tiegħek.
Jekk il-obbligu li jkollok tali rranġament għall-organizzazzjoni tiegħek japplika, u liema pezzi jeħtieġ konkretament, jista' jidher b'ftit mistoqsijiet. Dawk li għadhom mhuwa ċert dwar dan, jistgħu jiċċekjawha b'xejn permezz ta' ċekk qasir li jista' jingħid fejn int, jew jaqgħu jaqraw bl-għodu fil-knowledge bank.