Pour élaborer et adopter un dispositif de signalement, vous avez besoin en substance de quatre pièces : une procédure écrite de signalement, un dossier d'accord pour le comité d'entreprise ou la représentation du personnel, une documentation du moment où le dispositif a été adopté, et du matériel pour informer les collaborateurs du dispositif. Ces pièces ne sont pas indépendantes les unes des autres ; elles se succèdent dans un ordre établi.
Le détail le plus souvent négligé sur ce sujet est la date d'adoption. Une procédure de signalement qui est correcte dans son contenu mais qui ne comporte nulle part un moment d'adoption démontrable est difficile à défendre si une question surgit ultérieurement quant au moment à partir duquel les collaborateurs pouvaient se fier au dispositif. Cette date n'est pas une formalité a posteriori, mais le pivot de l'ensemble du dossier.
La procédure écrite de signalement comme fondement
Tout commence par un texte expliquant comment un collaborateur peut signaler un manquement, à qui, et ce qui se passe ensuite. Cette procédure décrit la possibilité de signaler par écrit ou oralement, la possibilité de le faire de manière anonyme, et les deux délais légalement établis : la confirmation de réception et le retour ultérieur d'information sur l'évaluation. Sans ce texte, il n'y a rien à adopter, et donc rien à expliquer aux collaborateurs.
Cette procédure n'a pas besoin d'être longue, mais elle doit être complète. Si un élément manque, cela ne ressort souvent que lorsqu'un signalement arrive réellement et que la personne chargée du traitement ne sait pas ce que la procédure en dit. Si vous devez encore commencer, vous trouverez dans la base de connaissances avec la structure par élément un aperçu de ce qu'une telle procédure doit contenir.
Le dossier d'accord du comité d'entreprise
Une fois la procédure prête, elle est soumise au comité d'entreprise ou à la représentation du personnel pour accord. Cette démarche génère ses propres documents : la version soumise de la procédure, la demande d'accord, et la décision d'accord elle-même, avec date et signature. Ces pièces doivent être conservées, même après l'accord, car elles prouvent ensemble que la procédure n'a pas été imposée unilatéralement mais mise en place selon la procédure appropriée.
S'il faut encore engager cette démarche, il est utile de savoir d'avance combien de temps l'accord prend généralement, de sorte que l'adoption n'en soit pas inutilement retardée.
Pourquoi la date d'adoption a le plus de poids
Le document le plus facilement oublié est l'adoption formelle : une brève déclaration ou une décision indiquant que la procédure s'applique à partir d'une date déterminée. Cette date détermine le moment à partir duquel les délais de la procédure s'appliquent en premier lieu, le moment à partir duquel les collaborateurs auraient dû être informés, et le moment à partir duquel une personne chargée du traitement peut se prévaloir du dispositif. Sans une date établie, il reste flou si un signalement relève de l'ancienne ou de la nouvelle situation.
Ce détail est particulièrement important lorsqu'une organisation adapte la procédure ultérieurement, par exemple suite à un changement du responsable du traitement ou du canal de signalement. Chaque version de la procédure doit alors recevoir sa propre date d'adoption, afin qu'à tout moment il soit clair quelle version s'appliquait au moment où un collaborateur a signalé.
Ce qui vient ensuite après l'adoption
Après l'adoption vient le matériel pour informer les collaborateurs : une brève explication sur le canal, où ils peuvent se tourner, et ce qu'il advient d'un signalement. Cela n'a pas besoin d'être le même texte que la procédure complète, mais il doit y être conforme. De plus, il est judicieux d'avoir un lieu fixe où la procédure, le dossier d'accord et la date d'adoption sont conservés ensemble, de sorte qu'ils puissent être retrouvés en un seul endroit si cela est demandé.
Celui qui souhaite voir quels documents signalo.eu fournit automatiquement à cet égard et d'où proviennent les informations sur le site peut le consulter via une explication de la façon dont les données et les délais sont structurés. Une fois la procédure établie, il est souvent pratique de noter immédiatement les étapes suivantes dans un compte professionnel, par exemple en créant un compte pour votre organisation.
Que l'obligation d'avoir un tel dispositif s'applique à votre organisation et quels documents y sont concrètement liés peut être déterminé en répondant à quelques questions. Celui qui ne l'est pas encore certain peut le vérifier gratuitement via un contrôle rapide qui indique où vous en êtes, ou continuer à lire tranquillement dans la base de connaissances.