A bejelentési szabályzat elkészítéséhez és megállapításához lényegében négy dokumentumra van szüksége: egy írásban rögzített bejelentési eljárásra, egy egyetértési mappára a munkavállalói képviseletre vagy személyzeti képviseletre, a szabályzat elfogadásának pillanatáról szóló dokumentációra, valamint anyagokra az alkalmazottak tájékoztatásához. Ezek a dokumentumok nem függetlenek egymástól; meghatározott sorrendben követik egymást.
Az ezzel a témával kapcsolatban leggyakrabban figyelmen kívül hagyott részlet a megállapítás dátuma. Egy tartalmilag helyes bejelentési eljárás, de amely semmilyen nyomon követhető megállapítási pillanattal nem rendelkezik, nehéz megvédeni, ha később kérdés merül fel arról, hogy az alkalmazottaknak mely időponttól lehetett erre a szabályzatra támaszkodniuk. Ez a dátum nem utólagos formaság, hanem az egész dokumentumcsomag támpontja.
Az írásban rögzített bejelentési eljárás alapjaként
Minden azzal kezdődik, hogy egy szövegben leírják, hogyan, kinek és milyen következménnyel lehet egy alkalmazottnak bejelentést tenni. Ez az eljárás leírja az írásban vagy szóban történő bejelentés lehetőségét, az anonim bejelentés lehetőségét, valamint a törvényi keretekben meghatározott két határidőt: a beérkezés megerősítését és a később az értékelésről szóló visszajelzést. E szöveg nélkül nincs semmi, amit megállapítani lehetne, és ezért nincs semmi, amit az alkalmazottaknak magyarázni lehetne.
Ez az eljárás nem kell hogy hosszú legyen, de teljesnek kell lennie. Ha hiányoznak elemei, az gyakran csak akkor tűnik fel, amikor valóban érkezik bejelentés, és a kezelő nem tudja, hogy az eljárás mit mond erről. Aki még ezt kezdeni akarja, ezt találja meg a tudásbázisban, amely elemről elemre bemutatja azt, hogy ilyen eljárásban mi a helyén való.
A munkavállalói képviselet egyetértési mappája
Amint az eljárás elkészült, azt a munkavállalói képviselethez vagy személyzeti képviselethez küldik egyetértésre. Ez a folyamat saját dokumentumokat eredményez: az eljárás javasolt verziója, az egyetértésre vonatkozó kérés és az egyetértési határozat maga, a dátum és aláírás megadásával. Ezeket a dokumentumokat meg kell őrizni, még azután is, hogy az egyetértést megadták, mert együttesen igazolják, hogy az eljárást nem egyoldalúan írták elő, hanem a megfelelő úton jött létre.
Ha ezt a folyamatot még meg kell kezdeni, hasznos lehet előzetesen tudni, hogy az egyetértés általában mennyi időt vesz igénybe, hogy a megállapítást ne késleltessék szükségtelenül.
Miért a megállapítás dátuma a legfontosabb
Az a dokumentum, amelyet legkönnyebben elfelejtik, a formális megállapítás: egy rövid nyilatkozat vagy határozat, amelyben az szerepel, hogy az eljárás egy adott dátumon kezdi meg hatályát. Ez a dátum azt határozza meg, hogy mely naptól kezdve alkalmazandók az eljárásban szereplő határidők, mely naptól kellett volna tájékoztatni az alkalmazottakat, és mely naptól hivatkozhat az eljárásra a kezelő. Megállapított dátum nélkül homályos marad, hogy egy bejelentés a régi vagy az új helyzet alá tartozik-e.
Ez a részlet főleg akkor fontos, amikor egy szervezet később módosítja az eljárást, például a kezelő vagy a bejelentési csatorna megváltozása miatt. Az eljárás minden verziójának saját megállapítási dátumot kellene kapnia, hogy bármely időpontban egyértelmű legyen, mely verzió volt érvényben akkor, amikor az alkalmazott bejelentést tett.
Mit kell tenni a megállapítás után
A megállapítást követően az alkalmazottak tájékoztatásához szükséges anyagok jönnek: rövid magyarázat a csatornáról, hová fordulhatnak, és mi történik egy bejelentéssel. Ennek nem kell azonos szövegnek lennie, mint az teljes eljárás, de összhangban kell lennie vele. Ezen túlmenően tanácsos, hogy legyen egy stabil hely, ahol az eljárást, az egyetértési mappát és a megállapítás dátumát együtt őrzik, hogy egy helyen legyenek megtalálhatók, ha erre kérdés érkezik.
Aki szeretné megtudni, hogy a signalo.eu mely dokumentumait bocsátja automatikusan rendelkezésre, és honnan származnak a webhely információi, azt itt olvashatja el: az adatok és határidők felépítésének magyarázata. Miután az eljárás rögzítésre kerül, gyakran praktikus a további lépéseket azonnal egy üzleti fiók keretében meghatározni, például szervezete számára egy fiók létrehozásával.
Az a kötelezettség, hogy szervezete számára ilyen szabályozás szükséges-e, és mely konkrét dokumentumok tartoznak hozzá, néhány kérdéssel megállapítható. Aki még nem biztos ebben, azt ingyen ellenőrizheti a egy rövid ellenőrzés, amely jelzi, hogy hol tartsegítségével, vagy nyugodtan folytathatja az olvasást a tudásbázisban.