Para elaborar e aprovar um sistema de apresentação de denúncias, precisa essencialmente de quatro documentos: um procedimento escrito de denúncia, um dossiê de consentimento para o conselho de empresa ou representação de pessoal, um registo do momento em que o sistema foi aprovado, e material para informar os colaboradores sobre o sistema. Estes documentos não são independentes; seguem-se uns aos outros numa ordem fixa.
O pormenor mais facilmente esquecido neste assunto é a data de aprovação. Um procedimento de denúncia que está correto em termos de conteúdo mas não tem registado em lado nenhum um momento de aprovação comprovável, é difícil de defender se posteriormente surgir uma questão sobre a partir de quando os colaboradores podiam confiar no sistema. Essa data não é uma formalidade posterior, mas o ponto fulcral de todo o dossiê.
O procedimento escrito de denúncia como base
Tudo começa com um texto que descreve como um colaborador pode apresentar uma denúncia, a quem, e o que acontece depois. Este procedimento descreve a possibilidade de denunciar por escrito ou oralmente, a possibilidade de o fazer de forma anónima, e os dois prazos que estão legalmente estabelecidos: a confirmação da receção e o posterior retorno sobre a avaliação. Sem este texto, não há nada a aprovar, e portanto também nada a explicar aos colaboradores.
Este procedimento não precisa de ser longo, mas tem de ser completo. Se faltar uma parte, muitas vezes só se nota quando uma denúncia é realmente recebida e o responsável não sabe o que o procedimento diz sobre isso. Quem ainda precisa de começar, encontra em a base de conhecimentos com a estrutura por secção um resumo do que deve constar num tal procedimento.
O dossiê de consentimento do conselho de empresa
Assim que o procedimento estiver pronto, vai para o conselho de empresa ou representação de pessoal para consentimento. Este processo gera documentos próprios: a versão do procedimento apresentada, o pedido de consentimento, e a decisão de consentimento em si, com data e assinatura. Estes documentos devem ser conservados, mesmo após o consentimento ser dado, porque em conjunto demonstram que o procedimento não foi imposto unilateralmente mas foi desenvolvido da forma correta.
Se este processo ainda tem de começar, é útil saber com antecedência quanto tempo o consentimento normalmente leva, para que a aprovação não seja desnecessariamente atrasada.
Por que a data de aprovação tem mais peso
O documento que é mais facilmente esquecido é a aprovação formal: uma breve declaração ou decisão que indica que o procedimento é válido a partir de uma data específica. Essa data determina a partir de quando os prazos no procedimento são aplicáveis, a partir de quando os colaboradores deviam ter sido informados, e a partir de quando um responsável se pode invocar o sistema. Sem uma data registada, fica obscuro se uma denúncia se enquadra na situação antiga ou nova.
Este pormenor é particularmente importante quando uma organização mais tarde ajusta o procedimento, por exemplo após uma alteração no responsável ou no canal de denúncia. Cada versão do procedimento deve então ter a sua própria data de aprovação, para que em qualquer momento seja claro qual a versão que era válida quando um colaborador apresentou a denúncia.
O que vem depois da aprovação
Após a aprovação, segue o material para informar os colaboradores: uma breve explicação sobre o sistema, onde podem recorrer, e o que acontece com uma denúncia. Isto não precisa de ser o mesmo texto que o procedimento completo, mas tem de estar em conformidade com ele. Além disso, é aconselhável ter um local específico onde o procedimento, o dossiê de consentimento e a data de aprovação sejam guardados em conjunto, para que possam ser encontrados num só sítio quando solicitado.
Quem deseja ver quais elementos signalo.eu fornece automaticamente neste contexto e de onde as informações do site são provenientes pode consultar uma explicação de como os dados e prazos são estruturados. Assim que o procedimento estiver definido, geralmente é prático registar imediatamente os passos seguintes numa conta comercial, por exemplo criar uma conta para a sua organização.
Se a obrigação de implementar tal sistema se aplica à sua organização e quais são os documentos concretos necessários pode ser verificado com algumas perguntas. Quem ainda não tem a certeza sobre isso pode verificar gratuitamente através de uma verificação rápida que indica onde o senhor está ou continuar a ler tranquilamente na base de conhecimento.