Pentru elaborarea și adoptarea unei proceduri de raportare, aveți nevoie în esență de patru documente: o procedură scrisă de raportare, un dosar de consimțământ pentru consiliul muncitoresc sau reprezentanța personalului, o înregistrare a momentului în care procedura a fost adoptată, și materiale pentru a informa angajații despre procedură. Aceste documente nu sunt independente; ele se succed într-o ordine fixă.
Detaliul care este cel mai ușor trecut cu vederea în acest domeniu este data adoptării. O procedură de raportare care este corectă din punct de vedere al conținutului, dar nu are niciunde un moment de adoptare demonstrabil, este dificil de apărat atunci când, mai târziu, apare o întrebare cu privire la momentul din care angajații puteau să se bazeze pe procedură. Acea dată nu este o formalitate ulterioară, ci punctul central al întregului dosar.
Procedura scrisă de raportare ca bază
Totul începe cu un text care descrie cum poate un angajat să raporteze, cui, și ce se întâmplă apoi. Această procedură descrie posibilitatea de a raporta în scris sau verbal, posibilitatea de a face acest lucru în mod anonim, și cele două termene care sunt stabilite de lege: confirmarea primirii și revenirea ulterioară asupra evaluării. Fără acest text, nu există nimic de adoptat, și prin urmare nici nimic de explicat angajaților.
Această procedură nu trebuie să fie lungă, dar trebuie să fie completă. Dacă lipsește o secțiune, aceasta se observă adesea doar atunci când se primește efectiv un raport și cel care îl tratează nu știe ce spune procedura despre aceasta. Cine trebuie să înceapă aici, găsește în baza de cunoștințe cu structura pe secțiuni o prezentare a ceea ce trebuie să conțină o asemenea procedură.
Dosarul de consimțământ al consiliului muncitoresc
Îndată ce procedura este gata, merge la consiliul muncitoresc sau reprezentanța personalului pentru consimțământ. Acel proces produce documente proprii: versiunea transmisă a procedurii, cererea de consimțământ, și decizia de consimțământ în sine, cu dată și semnătură. Aceste documente trebuie păstrate, chiar și după ce consimțământul a fost acordat, deoarece în ansamblu demonstrează că procedura nu a fost impusă unilateral, ci a fost adoptată pe calea corectă.
Dacă acest proces trebuie încă să înceapă, este util să știți în avans cât timp durează de obicei consimțământul, pentru ca adoptarea să nu fie întârziată fără motiv.
De ce data adoptării are cea mai mare greutate
Documentul care este cel mai ușor uitat este adoptarea formală: o scurtă declarație sau decizie care precizează că procedura se aplică de la o anumită dată. Acea dată determină de la ce moment termenele din procedură sunt deloc aplicabile, de la ce moment angajații ar fi trebuit să fie informați, și de la ce moment cel care tratează poate invoca procedura. Fără o dată documentată, rămâne neclar dacă un raport se încadrează în situația veche sau cea nouă.
Acest detaliu joacă un rol mai ales atunci când o organizație ajustează procedura mai târziu, de exemplu după o schimbare în cel care o tratează sau în canalul de raportare. Fiecare versiune a procedurii ar trebui să primească atunci data proprie de adoptare, pentru ca în orice moment să fie clar care versiune era valabilă atunci când un angajat a raportat.
Ce mai vine după adoptare
După adoptare urmează materialul pentru a informa angajații: o scurtă explicație despre canal, unde pot apela, și ce se întâmplă cu un raport. Acest lucru nu trebuie să fie același text ca procedura completă, dar trebuie totuși să concordeze cu ea. În plus, este prudent să aveți un loc fix unde procedura, dosarul de consimțământ și data adoptării sunt păstrate împreună, pentru ca acestea să poată fi găsite ușor la un singur loc atunci când este cerut.
Cine dorește să vadă ce documente signalo.eu furnizează automat și de unde provin informațiile de pe site, poate citi mai multe despre aceasta prin o explicație a modului în care datele și termenele sunt structurate. Odată ce procedura este stabilită, este adesea practic să planificați următorii pași imediat într-un cont de afaceri, de exemplu prin crearea unui cont pentru organizația dvs..
Dacă obligația de a avea o asemenea reglementare se aplică organizației dvs. și ce documente sunt necesare în mod concret pentru aceasta, poate fi verificată cu câteva întrebări. Cine nu este încă sigur despre acest lucru, poate verifica gratuit prin o scurtă verificare care indică unde se află, sau poate continua să citească în ușurință în baza de cunoștințe.