För utformningen och fastställelsen av en whistleblower-ordning behöver ni i huvudsak fyra handlingar: en skriftlig rapporteringsprocedur, ett samtyckesdossier för arbetstagarrepresentationen eller personalpersonrepresenationen, en dokumentation av när ordningen antogs, och material för att informera anställda om ordningen. Dessa handlingar hänger ihop; de följer varandra i en bestämd ordning.
Den detalj som oftast förbises när det gäller detta ämne är fastställelsedatumet. En rapporteringsprocedur som är korrekt till innehållet men saknar ett påvisbart fastställelsemoment är svår att försvara om en fråga senare uppstår om från när anställda fick förlita sig på ordningen. Det datumet är inte en formalitet i efterhand utan omdreningspunkten för hela dossieren.
Den skriftliga rapporteringsproceduren som grund
Allt börjar med en text som beskriver hur en anställd kan göra en anmälan, till vem, och vad som händer därefter. Denna procedur beskriver möjligheten att rapportera skriftligt eller muntligt, möjligheten att göra det anonymt, och de två tidsfrister som är lagstadgade: mottagningsbekräftelsen och senare återkoppling om granskningen. Utan denna text finns det ingenting att fastställa, och därmed ingenting att förklara för de anställda.
Denna procedur behöver inte vara lång, men måste vara fullständig. Om en del saknas märks det ofta först när en anmälan faktiskt kommer in och handläggaren inte vet vad proceduren säger om det. Den som ännu måste börja hittar i kunskapsbasen med strukturen för varje avsnitt en översikt över vad som bör ingå i en sådan procedur.
Arbetstagarrepresentationens samtyckesdossier
Så snart proceduren är klar går den till arbetstagarrepresentationen för godkännande. Den processen ger egna handlingar: den version av proceduren som förelades, begäran om godkännande, och godkännandebeslutet själv, med datum och underskrift. Dessa handlingar bör sparas, även efter det att godkännandet är givet, eftersom de tillsammans visar att proceduren inte var ensidig utan kom till vägen genom rätt väg.
Om denna process ännu måste inledas är det användbart att i förväg veta hur lång tid godkännandet vanligtvis tar, så att fastställelsen inte försenas i onödan.
Varför fastställelsedatumet väger tyngst
Det dokument som lätt glöms bort är det formella fastställandet: en kort förklaring eller beslut som säger att proceduren gäller från ett visst datum. Det datumet avgör från när tidsfristen i proceduren överhuvudtaget är tillämpliga, från när anställda borde ha informerats, och från när en handläggare kan åberopa ordningen. Utan ett fastlagt datum blir det oklar om en anmälan faller under den gamla eller nya situationen.
Denna detalj är särskilt viktig när en organisation senare ändrar proceduren, till exempel efter en ändring i handläggare eller rapporteringskanal. Varje version av proceduren bör då få ett eget fastställelsedatum, så att det alltid är klart vilken version som gällde när en anställd gjorde anmälan.
Vad som kommer efter fastställelsen
Efter fastställelsen följer material för att informera anställda: en kort förklaring om kanalen, var de kan vända sig, och vad som händer med en anmälan. Detta behöver inte vara samma text som den fullständiga proceduren, men måste stämma överens med den. Dessutom är det lämpligt att ha en fast plats där proceduren, samtyckesdossieren och fastställelsedatumet sparas tillsammans, så att de kan hittas på ett ställe när de efterfrågas.
Vill du se vilka dokument signalo.eu automatiskt tillhandahåller och var informationen på webbplatsen kommer från kan du läsa om det via en förklaring av hur data och tidsfrister är strukturerade. När rutinen väl är fastställd är det ofta praktiskt att omedelbar dokumentera de följande stegen i ett affärskonto, till exempel genom att skapa ett konto för din organisation.
Huruvida skyldigheten att ha en sådan ordning gäller för din organisation och vilka dokument som konkret behövs kan du se genom några frågor. Om du ännu inte är säker kan du kontrollera det kostnadsfritt via en kort kontroll som visar var du står, eller läsa vidare i vår kunskapsdatabas.