Norint parengti ir patvirtinti vidinio pranešimų kanalo taisykles, iš esmės jums reikia keturių dokumentų: parašytos vidinio pranešimų procedūros, darbdavio ar darbuotojų atstovų sutikimo bylos, taisyklių priėmimo momento įrašo ir medžiagos, skirtos darbuotojams informuoti apie taisykles. Šie dokumentai nėra atskirti vienas nuo kito; jie eina vienas po kito nustatytu tvarka.
Šios temos detales, kuri dažniausiai pastebima nepakankamai, yra patvirtinimo data. Vidinio pranešimų procedūra, kurios turinys yra teisingas, tačiau neturi aiškaus patvirtinimo momento, yra sunkiai ginčytina, kai vėliau kilo klausimas, nuo kada darbuotojai galėjo pasitikėti taisyklėmis. Ta data nėra formalumas, taikomas vėliau, o visa byla svarbiausia.
Parašyta vidinio pranešimų procedūra kaip pagrindas
Viskas prasideda nuo teksto, kuriame nurodoma, kaip darbuotojas gali pranešti, kam pranešti ir kas atsitinka toliau. Ši procedūra aprašo galimybę pranešti raštu ar žodžiu, galimybę tai daryti anoniminiu būdu ir dvi įstatymais nustatytas skirtinas: gavimo patvirtinimą ir vėlesnę grįžtamąją informaciją apie vertinimą. Be šio teksto nėra ką patvirtinti, taigi nėra ką aiškinti darbuotojams.
Ši procedūra neturi būti ilga, tačiau turi būti išsami. Jei trūksta dalies, tai dažnai pastebima tik tada, kai iš tikrųjų gaunamas pranešimas ir tvarkytojo nežino, ką procedūra sakė. Tiems, kurie dar turi pradėti, žinių bankas su kiekvienos dalies struktūra apžvalga to, kas turėtų būti tokioje procedūroje.
Darbdavio ar darbuotojų atstovų sutikimo byla
Kai procedūra paruošta, ji siunčiama darbdavys arba darbuotojų atstovybei sutikimui gauti. Tas procesas sukuria savo dokumentus: pateikta procedūros versija, sutikimo prašymas ir pats sutikimo sprendimas su data ir parašu. Šie dokumentai turėtų būti išsaugoti ir po to, kai sutikimas buvo gautas, nes jie kartu parodo, kad procedūra nebuvo vienpusiškai naudota, bet buvo nustatyta tinkamu būdu.
Jei šis procesas dar turi prasidėti, naudinga iš anksto žinoti, kiek laiko paprastai trūksta sutikimo, kad patvirtinimas nėtų nereikalingai atidėtas.
Kodėl patvirtinimo data yra svarbiausia
Dokumentas, kuris lengviausiai pamiršamas, yra formalus patvirtinimas: trumpas pareiškimas ar sprendimas, kuriame nurodyta, kad procedūra galioja nuo tam tikros datos. Ta data nustato, nuo kada procedūroje nustatyti terminai iš viso galioja, nuo kada darbuotojai turėjo būti informuoti ir nuo kada tvarkytoja galėjo remtis taisyklėmis. Be nustatytos datos lieka neaišku, ar pranešimas priklauso senai ar naujai situacijai.
Šis detalė ypač svarbi, kai organizacija vėliau pakeičia procedūrą, pavyzdžiui, pasikeitus tvarkytojui arba vidinio pranešimų kanalui. Kiekviena procedūros versija turėtų turėti savo patvirtinimo datą, kad būtų aišku, kuri versija galiojo, kai darbuotojas pranešė.
Kas dar ateina po patvirtinimo
Po patvirtinimo seka medžiaga darbuotojams informuoti: trumpa kanalo paaiškinti, kur jie gali kreiptis ir ką daryti su pranešimu. Tai neturi būti toks pat tekstas kaip visa procedūra, tačiau turi su ja sutapti. Be to, pravartu turėti nuolatinę vietą, kur procedūra, sutikimo byla ir patvirtinimo data būtų saugomi kartu, kad juos būtų galima rasti iš vienos vietos, kai jiems suabejojama.
Kas nori pamatyti, kurias dalis signalo.eu automatiškai pateikia ir iš kur svetainėje gauta informacija, gali tai perskaityti per paaiškinimą, kaip duomenys ir terminai yra suformuojami. Kai tik procedūra bus nustatyta, dažnai praktiškai yra iš karto nustatyti tolesnius žingsnius verslo paskyroje, pavyzdžiui, sukuriant jūsų organizacijos paskyrą.
Ar jūsų organizacijai galioja pareiga turėti tokią tvarką ir kokias konkrečias dalis tai apima, galima sužinoti atsakius į kelis klausimus. Kas to dar nėra tikras, gali tai nemokamai patikrinti per trumpą patikrinimą, kuriame pamatote, kuriame taške esate, arba gali toliau skaityti žinių bazėje.