Per elaborare e adottare una procedura di segnalazione, sono necessari in sostanza quattro documenti: una procedura di segnalazione scritta, un fascicolo di consenso per il consiglio aziendale o la rappresentanza del personale, una documentazione del momento in cui il regolamento è stato adottato, e materiale per informare i dipendenti sulla procedura. Questi documenti non sono indipendenti gli uni dagli altri; seguono una sequenza fissa.
Il dettaglio più facilmente trascurato su questo argomento è la data di adozione. Una procedura di segnalazione che è corretta nel contenuto ma non dispone di un momento di adozione dimostrabile da nessuna parte è difficile da difendere quando in seguito sorge una domanda su quando i dipendenti potevano fare affidamento sulla procedura. Quella data non è una formalità successiva, ma il cardine dell'intero fascicolo.
La procedura di segnalazione scritta come base
Tutto inizia con un testo che descrive come un dipendente può effettuare una segnalazione, a chi rivolgersi, e cosa accade in seguito. Questa procedura descrive la possibilità di segnalare per iscritto o verbalmente, la possibilità di farlo in modo anonimo, e i due termini stabiliti dalla legge: la conferma della ricezione e il successivo riscontro sulla valutazione. Senza questo testo non c'è nulla da adottare, e quindi nulla da spiegare ai dipendenti.
Questa procedura non deve essere lunga, ma deve essere completa. Se manca una parte, spesso lo si nota solo quando arriva effettivamente una segnalazione e il responsabile del trattamento non sa cosa dice la procedura al riguardo. Chi deve ancora iniziare qui trova nella banca dati di conoscenza la struttura per ogni elemento una panoramica di ciò che deve essere incluso in una tale procedura.
Il fascicolo di consenso del consiglio aziendale
Una volta che la procedura è pronta, viene sottoposta al consiglio aziendale o alla rappresentanza del personale per il consenso. Questo processo genera documenti propri: la versione della procedura sottoposta, la richiesta di consenso, e la decisione di consenso stessa, con data e firma. Questi documenti devono essere conservati, anche dopo che il consenso è stato ottenuto, perché insieme dimostrano che la procedura non è stata imposta unilateralmente ma è stata adottata secondo il processo corretto.
Se questo processo deve ancora iniziare, è utile sapere in anticipo quanto tempo richiede solitamente il consenso, in modo che l'adozione non sia inutilmente ritardata.
Perché la data di adozione ha il maggior peso
Il documento che più facilmente viene dimenticato è l'adozione formale: una breve dichiarazione o decisione che afferma che la procedura vale a partire da una determinata data. Quella data determina da quando i termini della procedura sono applicabili, da quando i dipendenti avrebbero dovuto essere informati, e da quando un responsabile del trattamento può fare affidamento sulla procedura. Senza una data documentata rimane poco chiaro se una segnalazione rientra nella situazione precedente o in quella nuova.
Questo dettaglio è particolarmente importante quando un'organizzazione modifica la procedura in un secondo momento, ad esempio a causa di una modifica del responsabile del trattamento o del canale di segnalazione. Ogni versione della procedura dovrebbe quindi avere una propria data di adozione, in modo che sia chiaro in ogni momento quale versione era in vigore quando un dipendente ha effettuato la segnalazione.
Cosa viene aggiunto dopo l'adozione
Dopo l'adozione segue il materiale per informare i dipendenti: una breve spiegazione sul canale, dove rivolgersi, e cosa accade con una segnalazione. Questo non deve essere lo stesso testo della procedura completa, ma deve essere coerente con essa. Inoltre, è opportuno avere un luogo fisso dove la procedura, il fascicolo di consenso e la data di adozione sono conservati insieme, in modo che possano essere facilmente reperibili se richiesti.
Chi vuole vedere quali documenti signalo.eu fornisce automaticamente e da dove provengono le informazioni sul sito, può leggere questo attraverso una spiegazione di come i dati e i termini vengono strutturati. Una volta stabilita la procedura, è spesso pratico fissare immediatamente i passaggi successivi in un account aziendale, ad esempio creando un account per la vostra organizzazione.
Se l'obbligo di disporre di un tale sistema di segnalazione si applica alla vostra organizzazione e quali documenti devono essere concretamente forniti, lo si può verificare con poche domande. Chi non ne è ancora sicuro, può verificarlo gratuitamente tramite una breve verifica che indica la vostra situazione oppure continuare tranquillamente a leggere nella banca dati delle conoscenze.