Do opracowania i przyjęcia procedury zgłoszeniowej potrzebne są w zasadzie cztery dokumenty: pisemna procedura zgłoszeniowa, dossier do uzyskania zgody przedstawicielstwa pracowników lub rady pracowników, dokumentacja momentu, w którym procedura została przyjęta, oraz materiały informacyjne dla pracowników na temat procedury. Dokumenty te nie są od siebie niezależne; następują po sobie w ustalonym porządku.
Szczegół, który najczęściej jest w tym kontekście przeoczany, to data przyjęcia. Procedura zgłoszeniowa, która jest merytoryczne prawidłowa, ale nigdzie nie ma udokumentowanego momentu przyjęcia, jest trudna do obrony, jeśli później pojawią się pytania dotyczące tego, od kiedy pracownicy mogli polegać na tej procedurze. Data ta nie jest formalnym dodatkiem ex post, ale osią całego dossier.
Pisemna procedura zgłoszeniowa jako podstawa
Wszystko zaczyna się od tekstu opisującego, w jaki sposób pracownik może złożyć zawiadomienie, do kogo, i co się dzieje potem. Procedura ta opisuje możliwość zgłoszenia pisemnego lub ustnego, możliwość dokonania go anonimowo, oraz dwa terminy określone ustawowo: potwierdzenie otrzymania i późniejszą informację zwrotną dotyczącą oceny. Bez tego tekstu nie ma nic do przyjęcia, a zatem także nic do wyjaśnienia pracownikom.
Procedura ta nie musi być długa, ale musi być kompletna. Jeśli brakuje jej elementu, najczęściej odkrywa się to dopiero, gdy faktycznie wpłynie zawiadomienie, a osoba zajmująca się jego obsługą nie wie, co procedura na ten temat mówi. Ci, którzy dopiero zaczynają, znajdą w bazie wiedzy zawierającej opis poszczególnych elementów przegląd tego, co powinno się znaleźć w takiej procedurze.
Dossier zgody przedstawicielstwa pracowników
Gdy procedura jest gotowa, przekazywana jest do rady pracowników lub przedstawicielstwa pracowników w celu uzyskania zgody. Proces ten generuje własne dokumenty: złożona wersja procedury, wniosek o zgodę oraz samo oświadczenie o zgodzie, z datą i podpisem. Dokumenty te należy zachować, nawet po udzieleniu zgody, ponieważ razem świadczą o tym, że procedura nie została narzucona jednostronnie, ale została opracowana właściwym trybem.
Jeśli ten proces dopiero się ma rozpocząć, warto wcześniej wiedzieć, ile czasu zwykle trwa uzyskanie zgody, aby przyznanie procedury nie było niepotrzebnie opóźniane.
Dlaczego data przyjęcia ma znaczenie kluczowe
Dokument, który najłatwiej się zapomina, to formalne przyjęcie: krótkie oświadczenie lub uchwała stwierdzające, że procedura obowiązuje od określonej daty. Data ta określa, od kiedy terminy zawarte w procedurze w ogóle się stosują, od kiedy pracownicy powinni byli być poinformowani oraz od kiedy osoba zajmująca się obsługą może powoływać się na procedurę. Bez ustalonej daty pozostaje niejasne, czy zawiadomienie podlega starej czy nowej procedurze.
Ten szczegół ma szczególne znaczenie, gdy organizacja dostosowuje procedurę później, na przykład po zmianie osoby zajmującej się obsługą lub kanału zgłoszeniowego. Każda wersja procedury powinna mieć wtedy własną datę przyjęcia, aby w każdym momencie było jasne, która wersja obowiązywała w chwili, gdy pracownik złożył zawiadomienie.
Co następuje po przyjęciu procedury
Po przyjęciu procedury następuje materiał informacyjny dla pracowników: krótkie wyjaśnienie dotyczące kanału, gdzie mogą się zwrócić i co dzieje się z zawiadomieniem. Nie musi to być ten sam tekst co pełna procedura, ale musi być z nią spójny. Ponadto warto mieć stałe miejsce, w którym procedura, dossier zgody i data przyjęcia są przechowywane razem, aby można je było łatwo znaleźć, jeśli będzie się o nie pytać.
Kto chce zobaczyć, które elementy signalo.eu są automatycznie dostarczane i skąd pochodzą informacje na stronie, może to przeczytać poprzez wyjaśnienie, jak dane i terminy są budowane. Gdy procedura zostanie już ustalona, często praktyczne jest określenie kolejnych kroków bezpośrednio na koncie biznesowym, na przykład poprzez utworzenie konta dla Twojej organizacji.
Czy obowiązek posiadania takiego systemu ma zastosowanie do Twojej organizacji i które dokumenty są konkretnie wymagane, można sprawdzić za pomocą kilku pytań. Kto jeszcze nie jest pewny, może to sprawdzić bezpłatnie poprzez krótkim sprawdzeniu pokazującym, gdzie się znajdujesz, lub dalej czytać w bazie wiedzy.