Για την κατάρτιση και θέσπιση μιας διαδικασίας αναφοράς παραβάσεων χρειάζεστε ουσιαστικά τέσσερα έγγραφα: μια γραπτή διαδικασία αναφοράς παραβάσεων, ένα δοσίμο συναίνεσης για το συμβούλιο εργαζομένων ή την αντιπροσωπεία του προσωπικού, τεκμηρίωση της στιγμής που υιοθετήθηκε η διαδικασία, και υλικό για την ενημέρωση των εργαζομένων σχετικά με τη διαδικασία. Αυτά τα έγγραφα δεν είναι ανεξάρτητα μεταξύ τους· ακολουθούν το ένα το άλλο με σταθερή σειρά.
Η λεπτομέρεια που συχνά παραβλέπεται σε αυτό το θέμα είναι η ημερομηνία θέσπισης. Μια διαδικασία αναφοράς παραβάσεων που είναι ουσιαστικά σωστή αλλά δεν έχει καμία αποδεικτική ημερομηνία θέσπισης, είναι δύσκολο να υπερασπιστεί αν αργότερα τεθεί το ερώτημα από πότε οι εργαζόμενοι είχαν δικαίωμα να βασιστούν στη διαδικασία. Αυτή η ημερομηνία δεν είναι μια τυπική διατύπωση εκ των υστέρων, αλλά το κεντρικό σημείο ολόκληρου του δοσιμέ.
Η γραπτή διαδικασία αναφοράς παραβάσεων ως βάση
Όλα ξεκινούν με ένα κείμενο που περιγράφει πώς ένας εργαζόμενος μπορεί να κάνει αναφορά παραβάσης, σε ποιον, και τι συμβαίνει στη συνέχεια. Αυτή η διαδικασία περιγράφει τη δυνατότητα της γραπτής ή προφορικής αναφοράς, τη δυνατότητα ανώνυμης αναφοράς, και τις δύο νόμιμες προθεσμίες: την επιβεβαίωση της παραλαβής και την περαιτέρω ενημέρωση σχετικά με την αξιολόγηση. Χωρίς αυτό το κείμενο δεν υπάρχει τίποτα για να θεσπιστεί, και επομένως τίποτα για να εξηγηθεί στους εργαζομένους.
Αυτή η διαδικασία δεν χρειάζεται να είναι μεγάλη, αλλά πρέπει να είναι πλήρης. Αν λείπει ένα στοιχείο, αυτό συχνά γίνεται αντιληπτό μόνο όταν λάβει χώρα μια πραγματική αναφορά παραβάσης και ο υπεύθυνος επεξεργασίας δεν γνωρίζει τι λέει η διαδικασία γι' αυτό. Όποιος πρέπει ακόμα να ξεκινήσει, θα βρει στο κέντρο γνώσης με την ανάλυση ανά στοιχείο μια επισκόπηση των στοιχείων που πρέπει να περιλαμβάνονται σε μια τέτοια διαδικασία.
Το δοσίμε συναίνεσης του συμβουλίου εργαζομένων
Μόλις η διαδικασία είναι έτοιμη, κατατίθεται στο συμβούλιο εργαζομένων ή την αντιπροσωπεία του προσωπικού για συναίνεση. Αυτή η διαδικασία δημιουργεί δικά της έγγραφα: η υποβληθείσα έκδοση της διαδικασίας, το αίτημα συναίνεσης, και η απόφαση συναίνεσης, με ημερομηνία και υπογραφή. Αυτά τα έγγραφα πρέπει να διατηρηθούν, ακόμη και μετά την χορήγηση της συναίνεσης, επειδή μαζί αποδεικνύουν ότι η διαδικασία δεν επιβλήθηκε μονομερώς αλλά διαμορφώθηκε με τον κατάλληλο τρόπο.
Αν αυτή η διαδικασία πρέπει ακόμα να ξεκινήσει, είναι χρήσιμο να γνωρίζετε εκ των προτέρων πόσος χρόνος συνήθως απαιτείται για τη συναίνεση, ώστε η θέσπιση να μη δεχθεί περιττή καθυστέρηση.
Γιατί η ημερομηνία θέσπισης έχει τη μεγαλύτερη βαρύτητα
Το έγγραφο που ξεχνιέται πιο εύκολα είναι η τυπική θέσπιση: μια σύντομη δήλωση ή απόφαση που δηλώνει ότι η διαδικασία ισχύει από μια συγκεκριμένη ημερομηνία. Αυτή η ημερομηνία καθορίζει από πότε οι προθεσμίες της διαδικασίας ισχύουν καθόλου, από πότε οι εργαζόμενοι θα έπρεπε να είχαν ενημερωθεί, και από πότε ένας υπεύθυνος επεξεργασίας μπορεί να επικαλεστεί τη διαδικασία. Χωρίς καταγεγραμμένη ημερομηνία παραμένει ασαφές αν μια αναφορά παραβάσης εμπίπτει στην παλαιά ή τη νέα κατάσταση.
Αυτή η λεπτομέρεια είναι ιδιαίτερα σημαντική όταν ένας οργανισμός τροποποιήσει αργότερα τη διαδικασία, για παράδειγμα μετά από αλλαγή στον υπεύθυνο επεξεργασίας ή στο κανάλι αναφοράς. Κάθε έκδοση της διαδικασίας πρέπει να έχει τη δική της ημερομηνία θέσπισης, ώστε σε κάθε χρονικό σημείο να είναι σαφές ποια έκδοση ίσχυε όταν ένας εργαζόμενος έκανε αναφορά.
Τι έρχεται μετά τη θέσπιση
Μετά τη θέσπιση ακολουθεί το υλικό για την ενημέρωση των εργαζομένων: μια σύντομη εξήγηση σχετικά με το κανάλι, πού μπορούν να απευθυνθούν, και τι συμβαίνει με μια αναφορά παραβάσης. Αυτό δεν χρειάζεται να είναι το ίδιο κείμενο με την πλήρη διαδικασία, αλλά πρέπει να είναι σύμφωνο με αυτήν. Επιπλέον, είναι σκόπιμο να υπάρχει ένας σταθερός χώρος όπου η διαδικασία, το δοσίμε συναίνεσης και η ημερομηνία θέσπισης φυλάσσονται μαζί, ώστε να μπορούν να ανακτηθούν από ένα μόνο μέρος όταν χρειαστεί.
Όποιος θέλει να δει ποια έγγραφα παρέχει αυτόματα το signalo.eu και από πού προέρχονται οι πληροφορίες στον ιστότοπο, μπορεί να το διαβάσει μέσω μια εξήγηση του τρόπου με τον οποίο δομούνται τα δεδομένα και οι προθεσμίες. Μόλις καθοριστεί η διαδικασία, είναι συχνά πρακτικό να προσδιορίσετε τα επόμενα βήματα αμέσως σε έναν λογαριασμό επιχείρησης, για παράδειγμα με τη δημιουργία λογαριασμού για την οργάνωσή σας.
Το αν ισχύει η υποχρέωση να έχετε τέτοια διάταξη για την οργάνωσή σας και ποια έγγραφα συνδέονται συγκεκριμένα με αυτό, μπορεί να φανεί με μερικές ερωτήσεις. Όποιος δεν είναι σίγουρος γι' αυτό, μπορεί να το ελέγξει δωρεάν μέσω μια σύντομη ελεγχος που δείχνει πού βρίσκεστε, ή να συνεχίσει να διαβάζει στη βάση γνώσης.