Sissenõudmise korra koostamiseks ja kinnitamiseks vajate põhimõtteliselt nelja dokumenti: kirjalikku sissenõudmise protseduuri, haldusnõukogu või töötajate esinduse nõusolekutoimikut, korra vastuvõtmise ajahetke fikseerimist ja materjale töötajate informeerimiseks. Need dokumendid ei ole üksteisest eraldiseisvad; need järgnevad üksteisele kindlas järjekorras.
Üksik detail, mida selles teemas kõige sagedamini ununetatakse, on kinnitamise kuupäev. Sissenõudmise protseduur, mis sisuliselt on õige, kuid millel puudub kuskil tõendatav kinnitamise hetk, on hiljem raskesti kaitstavav, kui tekib küsimus, millest alates võisid töötajad sellele korrale tugineda. See kuupäev ei ole hilisem formaalsus, vaid terve toimiku kokkupidamise punkt.
Kirjalik sissenõudmise protseduur alusena
Kõik algab tekstiga, milles kirjeldatakse, kuidas töötaja sissenõudmise teha saab, kellele ja mis pärast juhtub. See protseduur kirjeldab võimalust edastada sissenõudmine kirjalikult või suuliselt, teha seda anonüümselt, ja kaks seadusega määratud tähtaega: vastuvõtu kinnitamine ja hilisem tagasiside otsuse kohta. Ilma selle tekstita ei ole midagi kinnitada, järelikult ka midagi töötajatele selgitada.
See protseduur ei pea olema pikk, kuid peab olema täielik. Kui osa puudub, avastakse see sageli alles siis, kui sissenõudmine tegelikult saabub ja töötleja ei tea, mida protseduur sellest ütleb. Kes siit alustama peab, leiab teadmusbaasist, mis kuulub iga osa juurde, ülevaate sellest, mis sellisel protseduuril olema peab.
Haldusnõukogu või töötajate esinduse nõusolekutoimik
Kui protseduur on valmis, saadetakse see haldusnõukogule või töötajate esindusele nõusoleku saamiseks. See protsess toob kaasa oma dokumendid: esitatud protseduuri versiooni, nõusolekutaotluse ja nõusolekuotsuse enda, kuupäeva ja allkirjaga. Need dokumendid tuleb säilitada ka pärast nõusoleku andmist, sest koos näitavad nad, et protseduur ei ole ühepoolselt peale sunnitatud, vaid õigel teel kehtestatud.
Kui see protsess peab alles algama, on kasulik ette teada, kui kaua nõusolekuprotsess tavaliselt kestab, et kinnitamine ei hilineks põhjuseta.
Miks kinnitamise kuupäev kõige rohkem kaalub
Dokument, mida kõige lihtsamalt unustatakse, on formaalne kinnitamine: lühike deklaratsioon või otsus, milles öeldakse, et protseduur kehtib alates konkreetsest kuupäevast. See kuupäev määrab, millest alates on protseduuris ette nähtud tähtajad üldse rakendatavad, millest alates pidi olla töötajaid informeeritud, ja millest alates saab töötleja korrale tugineda. Ilma fikseeritud kuupäevata jääb unkarmaks, kas sissenõudmine kuulub vana või uue olukorra alla.
See detail tuleb eriti esile, kui organisatsioon korrutab protseduuriga hiljem muutusi, näiteks töötleja või sissenõudmiskanali muutumise tõttu. Protseduuri igal versioonil peab olema oma kinnitamise kuupäev, et igal hetkel oleks selge, milline versioon kehtis, kui töötaja sissenõudmise tegi.
Mis tuleb kinnitamise järele
Kinnitamise järel järgneb materjal töötajate informeerimiseks: lühike seletus kanali kohta, kuhu saavad pöörduda, ja mis sissenõudmisega juhtub. See ei pea olema sama tekst kui täielik protseduur, kuid peab sellega kokku langema. Lisaks on mõistlik omada kindlat paika, kus protseduur, nõusolekutoimik ja kinnitamise kuupäev koos säilitatakse, et need oleksid ühes kohas kiiresti leitavad, kui nende järgi küsitakse.
Kes soovib näha, milliseid dokumente signalo.eu selle juurde automaatselt edastab ja kust saidil olev teave pärineb, saab seda lugeda läbi selgitus andmete ja tähtaegade ülesehitamisest. Kui protseduur on kord kehtestatud, on sageli praktiline järgmised sammud kohe määrata ärikontol, näiteks luua oma organisatsioonile konto.
Kas kohustus sellist korraldust luua kehtib teie organisatsiooni puhul ja millised dokumendid selle juurde konkreetselt kuuluvad, selgub paari küsimuse abil. Kes ei ole selles veel kindel, saab seda tasuta kontrollida kaudu lühikese kontrollimise kaudu, mis näitab, kus te seisate, või võib rahulikus tempos jätkata teadmistebaasi lugemisega.