Informování zaměstnanců o postupu pro hlášení obvykle nevyžaduje zvláštní rozpočet, ale vyžaduje čas a řadu pevně daných prvků: jasný text o kanálu, místo, kde text zůstane k dispozici, a okamžik, kdy jej noví zaměstnanci vidí. Náklady se tedy nejedná o jednu částku, ale o součet materiálu, interních hodin a opakování.
Organizace, které si ji nastavují samy, věnují především čas psaní srozumitelného vysvětlení, koordinaci s podnikovou radou a údržbě při změnách. Organizace, které používají hotovou informační sadu, zaplatí za ni pevnou částku a ušetří čas, který by jinak věnuly vlastnímu psaní a údržbě aktuálnosti.
Co určuje náklady
Nejdůležitějším faktorem je, zda si informace připravíte sami nebo použijete existující balíček. Vlastní příprava nestojí peníze za materiál, ale stojí hodiny někoho, kdo text napíše, nechá zkontrolovat a rozšíří. Hotový balíček stojí pevnou částku, ale ušetří ty hodiny a zajistí, že text ihned odpovídá postupu pro hlášení, který byl stanoven.
Druhým faktorem je rozsah organizace. V malém týmu obvykle postačí jeden e-mail a zmínka na intranetu. V případě více poboček nebo různých jazyků se počet kanálů zvyšuje: plakát v provozu, stránka na intranetu, stálá součást zaškolování nových zaměstnanců. Každý další kanál vyžaduje o něco více údržby.
Informační sada jako pevná položka nákladů
Informační sada obvykle obsahuje vysvětlení pro zaměstnance, stručné shrnutí toho, co se s hlášením děje, a materiál, který můžete použít na intranetu nebo během dne zaškolování nových zaměstnanců. Jedná se o jednorázovou nebo roční položku nákladů, která závisí na způsobu nabídky. Výhodou je, že text je harmonizován s právními součástmi postupu, takže si sami nemusíte ujasňovat, co tam přesně musí být.
V signalo.eu je informační sada součástí balíčku, který organizace obdrží při připojení, spolu s postupem pro hlášení a balíčkem souhlasu pro podnikovou radu. Konkrétní náklady závisejí na rozsahu organizace; aktuální přehled najdete na stránce s tarify.
Interní časy se také počítají
Kromě materiálu je zde čas, který je interně nutný: diskuse o textu s podnikovou radou, zveřejnění na intranetu, začlenění do zaškolování nových zaměstnanců a aktualizace, když se změní něco v postupu nebo v gesčním pracovníkovi. Nejedná se o velké částky, ale o opakující se úkoly, které si musí někdo vzít na starost. Při stanovení postupu pro hlášení se tato část často přehlíží, přestože je stejně důležitá jako samotný text.
Je dobré, aby si zaměstnavatelé uvědomili, co se stane, když zaměstnanci dobře neznají kanál; to se týká nejen nákladů, ale také otázky, zda postup v praxi funguje tak, jak je zamýšlen.
Kde se náklady obvykle liší
Největší rozdíly vznikají ne při prvním informování, ale při následné údržbě. Noví zaměstnanci musí také dostat informace, změny v postupu musí být provedeny v textu a ve více zemích EU se obsah na zemi může mírně lišit. Kdo si to hlídá odděleně, platí především čas; kdo to nechá být součástí pevného balíčku, platí jasnější a předvídatelnější částku.
Zda vaše organizace podléhá povinnosti hlášení a co tam přesně musí být, si můžete v klidu ověřit předtím, než začnete srovnávat náklady. Umístění samotných pravidel a první odhad vaší situace najdete bezplatně v vědomostní báze s vysvětlením jednotlivých témat.
Nemáte-li ještě jasnou představu o tom, kde stojíte, nejdřív si to bezplatnou kontrolu v několika otázkách. Pokud máte dotazy o tom, jak informace vznikají a na čem jsou založeny, přečtěte si více na stránce o naší metodě.