Det at informere medarbeidere om rapporteringsordningen koster normalt ikke et særskilt budget, men det kræver tid og en række faste elementer: klar tekst om kanalen, et sted hvor denne tekst bliver stående, og et tidspunkt hvor nye medarbeidere får mulighed for at se den. Omkostningerne ligger således ikke i ét beløb, men i summen af materiel, interne timer og gentagelse.
Organisationer der selv etablerer det, bruger primært tid på at skrive forståelig forklaring, tilpasse det med arbejdstagernes repræsentanter og vedligeholde det ved ændringer. Organisationer der bruger et færdigt materiellsæt, betaler et fast beløb for dette og sparer på den tid, som det selv at skrive og holde opdateret ellers koster.
Hvad der bestemmer omkostningerne
Den vigtigste faktor er, om du selv udarbejder informationen eller bruger en eksisterende pakke. Selv at udarbejde det koster intet for materiel, men kræver timer af nogen, der skriver teksten, får den kontrolleret og distribuerer den. En færdig pakke koster et fast beløb, men sparer disse timer og sikrer at teksten straks stemmer overens med den rapporteringsprocedure som er fastlagt.
En anden faktor er organisationens størrelse. For et mindre team er én e-mail og en henvisning på intranettet ofte nok. For flere arbejdssteder eller forskellige sprog stiger antallet af kanaler: et plakat på arbejdsplaceringen, en side på intranettet, en fast del af introduktionen af nye medarbeidere. Hver kanal kræver lidt mere vedligeholdelse.
Materiellsættet som en fast omkostningspost
Et informationsmaterielssæt indeholder typisk forklaringen til medarbeiderne, en kort gennemgang af hvad der sker med en rapport, og materiel som du kan bruge på intranettet eller under en introduktionsdag. Dette er en engangs- eller årlig omkostningspost afhængigt af hvordan det tilbydes. Fordelen er at teksten er tilpasset de juridiske dele af ordningen, så du selv ikke behøver at finde ud af hvad der præcis skal stå der.
Hos signalo.eu udgør informationsmaterielssættet en del af den pakke som en organisation modtager ved tilslutning, sammen med rapporteringsproceduren og tilstemmingspakken for arbejdstagernes repræsentanter. Hvad det konkret koster afhænger af organisationens størrelse; et aktuelt oversigt står på siden med takster.
Interne timer tæller også med
Ud over materiel er der den tid som internt er nødvendig: drøftelse af teksten med arbejdstagernes repræsentanter, placering på intranettet, indlemmelse i introduktionen af nye medarbeidere, og opdatering så snart der sker noget i proceduren eller behandleren skifter. Dette er ikke store beløb, men vel gentagne opgaver som nogen skal påtage sig. Ved fastsættelse af rapporteringsordningen bliver dette element ofte overset, selvom det er lige så vigtig som teksten selv.
Det er også godt for arbejdsgivere at vide hvad der sker hvis medarbeiderne ikke er ordentligt orienteret om kanalen; det påvirker ikke blot omkostningerne men også spørgsmålet om ordningen i praksis fungerer som tilsigtet.
Hvor omkostningerne normalt varierer
De største forskelle opstår ikke første gang man informerer, men ved vedligeholdelsen bagefter. Nye medarbeidere skal også få informationen, ændringer i proceduren skal gennemføres i teksten, og ved flere EU-lande kan indholdet være lidt forskelligt fra land til land. Hvem der holder dette adskilt, betaler primært i tid; hvem der gør det til en del af en fast pakke, betaler et mere overskueligt og forudsigeligt beløb.
Hvorvidt din organisation falder ind under rapporteringspligten og hvad der så præcis skal ligge, kan du undersøge roligt inden du starter med at sammenligne omkostninger. Kilden til selve reglerne og et første skøn over din situation er gratis på vidensbanken med forklaringer pr. emne.
Hvis du endnu ikke har et klart billede af hvor du er, så gør det først den gratis kontrol i et par spørgsmål. For questions about how the information is compiled and what it is based on, please read more on the page about our working method.