Att informera medarbetare om rapporteringsreglerna kostar vanligtvis inget separat budget, men det kräver tid och ett antal fasta komponenter: tydlig text om kanalen, en plats där texten finns kvar och ett tillfälle när nya medarbetare får se den. Kostnaderna ligger alltså inte i ett enda belopp, utan i summan av material, interna timmar och upprepning.
Organisationer som sätter upp det själva lägger framför allt tid på att skriva förklarande text, samordning med företagsrådet och underhåll när ändringar görs. Organisationer som använder ett färdigt informationspaket betalar ett fast belopp för det och sparar på den tid som det själva skrivandet och uppdaterhållandet annars kräver.
Vad som bestämmer kostnaderna
Den viktigaste faktorn är om ni själva upprättar informationen eller använder ett befintligt paket. Själv upprättandet kostar inget för material, men väl timmar av någon som skriver texten, låter den granskas och sprider den. Ett färdigt paket kostar ett fast belopp, men sparar dessa timmar och säkerställer att texten omedelbar överensstämmer med den rapporteringsprocedur som har fastställts.
En andra faktor är organisationens omfattning. För ett litet team räcker ofta ett e-postmeddelande och en notering på intranätet. För flera arbetsplatser eller olika språk ökar antalet kanaler: en affisch på arbetsplatsen, en sida på intranätet, en fast del i introduktionen av nya medarbetare. Varje ytterligare kanal kräver något mer underhåll.
Informationspaketet som en fast kostnad
Ett informationspaket innehåller vanligtvis förklaringen för medarbetare, en kort förklaring av vad som händer med en rapport och material som ni kan använda på intranätet eller under en introduktionsdag. Detta är en engångs- eller årlig kostnad, beroende på hur det erbjuds. Fördelen är att texten är anpassad till regelverkets lagstadgade komponenter, så att ni själva inte behöver räkna ut vad som exakt måste ingå.
På signalo.eu är informationspaketet en del av det paket som en organisation får vid anslutning, tillsammans med rapporteringsproceduren och samtyckespaketet för företagsrådet. Vad det konkret kostar beror på organisationens omfattning; en aktuell översikt finns på sidan med priserna.
Interna timmar räknas också in
Vid sidan av material finns det tid som behövs internt: diskussion av texten med företagsrådet, placering på intranätet, införande i introduktionen av nya medarbetare och uppdatering när något ändras i proceduren eller hos den ansvarige för behandlingen. Dessa är inte stora belopp, men väl återkommande uppgifter som någon måste ta hand om. När rapporteringsreglerna fastställs förbises ofta denna del, även om den är lika viktig som själva texten.
Det är också bra för arbetsgivare att veta vad som händer när medarbetare inte har god kunskap om kanalen; det påverkar inte bara kostnaderna utan också frågan om regelverket fungerar i praktiken som avsett.
Där kostnaderna vanligtvis skiljer sig åt
De största skillnaderna uppstår inte första gången ni informerar, utan under underhållet därefter. Nya medarbetare måste också få informationen, ändringar i proceduren måste genomföras i texten, och för flera EU-länder kan innehållet skilja sig något från land till land. Den som håller på detta separat betalar främst i tid; den som gör det till en del av ett fast paket betalar ett överblickbart och mer förutsägbart belopp.
Huruvida er organisation omfattas av rapporteringsplikten och vad som exakt måste finnas kan ni enkelt kontrollera innan ni börjar jämföra kostnader. Du hittar själva regelverket och en första bedömning av er situation gratis på kunskapsbanken med förklaringar per ämne.
Har ni ännu ingen bra bild av var ni står, gör då först den kostnadsfria kontrollen i några frågor. För frågor om hur informationen tas fram och vad den baseras på läser du mer på sidan om vårt arbetssätt.