L'information des salariés sur le système de signalement n'entraîne généralement pas de budget distinct, mais elle demande du temps et un certain nombre d'éléments fixes : un texte clair sur le canal, un endroit où ce texte reste accessible, et un moment où les nouveaux salariés le découvrent. Les coûts ne correspondent donc pas à un seul montant, mais à la somme des matériels, des heures internes et de la répétition.
Les organisations qui mettent en place le système elles-mêmes consacrent surtout du temps à la rédaction d'explications compréhensibles, à la concertation avec le conseil d'entreprise et à la maintenance en cas de changements. Les organisations qui utilisent un kit d'information prêt à l'emploi paient un montant fixe et économisent les heures que nécessiterait autrement la rédaction et la mise à jour.
Ce qui détermine les coûts
Le facteur le plus important est de savoir si vous rédigez l'information vous-même ou si vous utilisez un paquet existant. La rédaction en interne n'entraîne pas de dépense matérielle, mais demande des heures à quelqu'un pour rédiger le texte, le faire vérifier et le diffuser. Un paquet prêt à l'emploi entraîne une dépense fixe, mais économise ces heures et garantit que le texte s'aligne immédiatement sur la procédure de signalement qui a été établie.
Un deuxième facteur est la taille de l'organisation. Pour une petite équipe, un seul e-mail et une mention sur l'intranet suffisent souvent. Avec plusieurs sites ou plusieurs langues, le nombre de canaux augmente : une affiche sur le lieu de travail, une page sur l'intranet, une partie permanente de l'accueil des nouveaux salariés. Chaque canal supplémentaire demande un peu plus de maintenance.
Le kit d'information comme poste de dépense fixe
Un kit d'information contient généralement l'explication pour les salariés, une brève note sur ce qui se passe avec une signalement, et du matériel que vous pouvez utiliser sur l'intranet ou lors d'une journée d'accueil. Il s'agit d'un poste de dépense unique ou annuel, selon la façon dont il est proposé. L'avantage est que le texte est aligné sur les éléments légaux du système, de sorte que vous n'ayez pas à déterminer vous-même ce qui doit s'y trouver exactement.
Chez signalo.eu, le kit d'information fait partie du paquet qu'une organisation reçoit lors de son adhésion, ainsi que la procédure de signalement et le paquet de concertation pour le conseil d'entreprise. Le coût exact dépend de la taille de l'organisation ; un aperçu à jour se trouve sur la page des tarifs.
Les heures internes comptent aussi
Outre le matériel, il y a le temps nécessaire en interne : la discussion du texte avec le conseil d'entreprise, la publication sur l'intranet, l'intégration dans l'accueil des nouveaux salariés, et la mise à jour dès que quelque chose change dans la procédure ou le responsable du traitement. Il ne s'agit pas de montants importants, mais de tâches récurrentes que quelqu'un doit assumer. Lors de l'établissement du système de signalement, cet élément est souvent négligé, alors qu'il est tout aussi important que le texte lui-même.
Il est également bon que les employeurs sachent ce qui se passe si les salariés ne sont pas bien informés du canal ; cela affecte non seulement les coûts mais aussi la question de savoir si le système fonctionne dans la pratique comme prévu.
Où les coûts diffèrent généralement
Les différences les plus importantes ne surviennent pas lors de la première information, mais lors de la maintenance qui s'ensuit. Les nouveaux salariés doivent également recevoir l'information, les changements dans la procédure doivent être apportés au texte, et avec plusieurs pays de l'UE, le contenu peut varier légèrement d'un pays à l'autre. Celui qui tient cela à jour séparément paie surtout en temps ; celui qui en fait partie d'un paquet fixe paie un montant plus transparent et plus prévisible.
Vous pouvez vérifier tranquillement si votre organisation est soumise à l'obligation de signalement et ce qui doit exactement être en place avant de commencer à comparer les coûts. Le lieu des règles elles-mêmes et une première évaluation de votre situation se trouvent gratuitement dans le base de connaissances avec des explications par sujet.
Si vous n'avez pas encore une bonne image de votre situation, commencez d'abord par le contrôle gratuit en quelques questions. Pour des questions sur la manière dont l'information est élaborée et sur sa base, consultez davantage d'informations sur la page relative à notre méthode de travail.