Työntekijöiden tiedottaminen ilmoittusmenettelyistä ei yleensä vaadi erillistä budjeettia, mutta se vaatii aikaa ja joitakin kiinteitä osia: selkeää tekstiä kanavasta, paikkaa, jossa teksti pysyy näkyvillä, ja hetken, jolloin uudet työntekijät näkevät sen. Kustannukset eivät siis ole yksi summa, vaan materiaalin, sisäisten tuntien ja toistamisen summa.
Organisaatiot, jotka järjestävät sen itse, käyttävät aikaa pääasiassa ymmärrettävän selityksen kirjoittamiseen, yhteensovittamiseen henkilöstöneuvostoon kanssa ja sen ylläpitoon muutoksissa. Organisaatiot, jotka käyttävät valmiista tietopaketista, maksavat siitä kiinteän summan ja säästävät aikaa, jonka itse kirjoittaminen ja ajaantasaisuuden ylläpitäminen muutoin vaatisivat.
Mitä kustannukset määrittävät
Tärkein tekijä on, laatiiko organisaatio tiedot itse vai käyttääkö se olemassa olevaa pakettia. Itse laatiminen ei maksa mitään materiaalin osalta, mutta vie aikaa ihmiseltä, joka kirjoittaa tekstin, tarkistuttaa sen ja levittää sitä. Valmis paketti maksaa kiinteän summan, mutta säästää nuo tunnit ja varmistaa, että teksti on välittömästi sopusoinnussa vahvistetun ilmoitusmenettelyn kanssa.
Toinen tekijä on organisaation koko. Pienessä tiimissä riittää usein yksi sähköposti ja maininta intranetissä. Useilla toimipaikoilla tai eri kielillä kanavien määrä kasvaa: juliste tuotantohallin lattialla, sivu intranetissä, vakioosa uusien työntekijöiden perehdyttämisessä. Jokainen lisäkanava vaatii jonkin verran lisää ylläpitoa.
Tietopaketti kiinteänä kustannuksena
Tietopaketti sisältää yleensä selitykset työntekijöille, lyhyen selostuksen siitä, mitä ilmoitukselle tapahtuu, ja materiaalia, jota voit käyttää intranetissä tai perehdyttämispäivän aikana. Tämä on kertaluonteinen tai vuosittainen kustannuserä, riippuen siitä, miten sitä tarjotaan. Etuna on, että teksti on sovitettu säännöksessä määriteltyjen osien kanssa, joten sinun ei tarvitse itse selvittää, mitä sinne täsmälleen kuuluu.
Signalo.eu:ssa tietopaketti on osa sitä pakettia, jonka organisaatio saa yhdistäessään, yhdessä ilmoitusmenettelyn ja henkilöstöneuvostolle tarkoitetun hyväksymispaketin kanssa. Se, mitä se konkreettisesti maksaa, riippuu organisaation koosta; ajanmukainen yleiskatsaus on hinnoittelusivulla.
Sisäiset tunnit lasketaan myös
Materiaalin lisäksi tarvitaan sisäistä aikaa: tekstin käsittely henkilöstöneuvostoon kanssa, sijoittaminen intranetiin, sisällyttäminen uusien työntekijöiden perehdyttämiseen ja päivittäminen aina, kun menettely tai vastuuhenkilö muuttuu. Nämä eivät ole suuria summia, mutta toistumia tehtäviä, jotka jonkun on otettava hoitaakseen. Ilmoitusmenettelyn vahvistamisen yhteydessä tämä osuus jätetään usein huomiotta, vaikka se on yhtä tärkeä kuin teksti itse.
On myös hyvä, että työnantajat tietävät, mitä tapahtuu, jos työntekijät eivät ole riittävän hyvin tietoisia kanavasta; se vaikuttaa paitsi kustannuksiin myös siihen, toimiiko säännös käytännössä tarkoitetulla tavalla.
Missä kustannukset yleensä eroavat
Suurimmat erot syntyvät ei ensimmäisen tiedottamisen yhteydessä, vaan sen jälkeisen ylläpidon aikana. Uudet työntekijät on myös saatava tieto, menettelyn muutokset on päivitettävä tekstiin, ja useissa EU-maissa sisältö saattaa olla hieman erilainen maittain. Joka pitää tämän erillään toisistaan, maksaa pääasiassa ajassa; joka tekee siitä osan kiinteää pakettia, maksaa selkeämmän ja ennustettavamman summan.
Koskeeko organisaatioosi ilmoitusvelvoite ja mitä sinne täsmälleen on laitettava, voit tarkistaa rauhallisesti ennen kuin alat vertailla kustannuksia. Säännösten löytöpaikka ja ensimmäinen arvio tilanteestasi ovat ilmaisia tietovaranto, jossa on selityksiä aihetta kohti.
Jos sinulla ei ole vielä selkeää kuvaa siitä, missä seisot, tee ensin ilmainen tarkistus muutamalla kysymyksellä. Lisätietoja siitä, miten tiedot syntyvät ja mihin ne perustuvat, löydät sivulta tietoa meidän työtavastamme.