Informare i dipendenti sulla procedura di segnalazione di solito non richiede un budget separato, ma richiede tempo e una serie di elementi fissi: testo chiaro sul canale, un luogo dove il testo rimane visibile e un momento in cui i nuovi dipendenti lo vedono. I costi non sono quindi un importo unico, ma la somma di materiale, ore interne e ripetizione.
Le organizzazioni che lo realizzano autonomamente dedicano soprattutto tempo alla redazione di spiegazioni comprensibili, al coordinamento con il consiglio aziendale e alla sua manutenzione in caso di modifiche. Le organizzazioni che utilizzano un kit informativo pronto all'uso pagano un importo fisso e risparmiano il tempo che altrimenti sarebbe necessario per redigere e mantenere aggiornato il testo.
Cosa determina i costi
Il fattore più importante è se l'organizzazione redige autonomamente l'informazione o utilizza un pacchetto esistente. La redazione autonoma non comporta costi di materiale, ma richiede ore di lavoro di una persona che redige il testo, lo fa controllare e lo distribuisce. Un pacchetto pronto all'uso comporta un costo fisso, ma fa risparmiare quelle ore e garantisce che il testo sia immediatamente coerente con la procedura di segnalazione che è stata stabilita.
Un secondo fattore è l'ampiezza dell'organizzazione. In un piccolo team spesso è sufficiente un'e-mail e una menzione sull'intranet. Con più sedi o lingue diverse, il numero di canali aumenta: un manifesto in officina, una pagina sull'intranet, una parte fissa nella presentazione dei nuovi dipendenti. Ogni canale aggiuntivo richiede un po' più di manutenzione.
Il kit informativo come voce di costo fisso
Un kit informativo di solito contiene la spiegazione per i dipendenti, una breve illustrazione di cosa accade a una segnalazione e materiale che è possibile utilizzare sull'intranet o durante una giornata di presentazione. Si tratta di una voce di costo una tantum o annuale, a seconda di come viene offerta. Il vantaggio è che il testo è coerente con i requisiti legali della procedura, quindi non è necessario determinare autonomamente cosa deve contenere esattamente.
Su signalo.eu il kit informativo fa parte del pacchetto che un'organizzazione riceve al momento della registrazione, insieme alla procedura di segnalazione e al pacchetto di consenso per il consiglio aziendale. I costi concreti dipendono dall'ampiezza dell'organizzazione; una panoramica aggiornata è disponibile nella pagina delle tariffe.
Anche le ore interne contano
Oltre al materiale, c'è il tempo necessario internamente: discutere il testo con il consiglio aziendale, pubblicarlo sull'intranet, includerlo nella presentazione dei nuovi dipendenti e aggiornarlo ogni volta che qualcosa cambia nella procedura o nel responsabile del trattamento. Non si tratta di importi elevati, ma di compiti ricorrenti che qualcuno deve assumere. Nel momento in cui la procedura di segnalazione viene stabilita, questo aspetto viene spesso trascurato, sebbene sia importante quanto il testo stesso.
È anche bene che i datori di lavoro sappiano cosa succede se i dipendenti non sono ben informati sul canale; questo non colpisce solo i costi, ma anche la questione se la procedura funziona nella pratica come previsto.
Dove i costi solitamente differiscono
Le differenze maggiori non si verificano la prima volta che si informa, ma durante la manutenzione successiva. Anche i nuovi dipendenti devono ricevere l'informazione, i cambiamenti della procedura devono essere incorporati nel testo e con più paesi dell'UE il contenuto potrebbe essere leggermente diverso per paese. Chi lo tiene traccia separatamente paga soprattutto in termini di tempo; chi lo include come parte di un pacchetto fisso paga un importo più chiaro e prevedibile.
Se la vostra organizzazione è soggetta all'obbligo di segnalazione e cosa deve contenere esattamente, potete verificarlo tranquillamente prima di iniziare a confrontare i costi. Il luogo delle regole stesse e una prima valutazione della vostra situazione sono disponibili gratuitamente banca dati con spiegazioni per argomento.
Se non avete ancora un'idea chiara della vostra situazione, fate prima il controllo gratuito in poche domande. Per domande su come vengono generate queste informazioni e su quali basi si fondano, legga di più su la pagina sul nostro metodo di lavoro.