Obveščanje zaposlenih o postopku prijave kršitev običajno ne zahteva ločenega proračuna, vendar pa zahteva čas in več stalnih sestavin: jasno besedilo o kanalu, mesto, kjer besedilo ostane dostopno, in trenutek, ko ga vidijo novi zaposleni. Stroški torej niso vsebovani v eni vsoti, ampak v seštevku materiala, notranjih ur in ponavljanja.
Organizacije, ki to uredijo same, porabijo predvsem čas za pisanje jasne razlage, uskladitev z delovnim svetom in njeno vzdrževanje ob spremembah. Organizacije, ki uporabljajo pripravljen informacijski paket, zanj plačajo fiksni znesek in prihranijo na času, ki bi ga sicer porabili za pisanje in posodabljanje.
Kaj določa stroške
Najpomembnejši dejavnik je, ali razlago pripravite sami ali uporabite obstoječi paket. Lastna priprava ne stane ničesar za material, vendar pa zahteva ure nekoga, ki besedilo piše, ga dá pregledati in razširi. Pripravljen paket stane fiksni znesek, vendar pa prihrani te ure in zagotavlja, da se besedilo takoj ujema s postopkom prijave kršitev, ki je bil sprejet.
Drugi dejavnik je obseg organizacije. V manjši skupini pogosto zadošča ena e-pošta in omemba na intranetу. Pri več enot ali različnih jezikih se število kanalov povečuje: plakat na delovnem mestu, stran na intranetу, stalna obravnava pri predstavitvi novim zaposlenim. Vsak dodatni kanal zahteva nekoliko več vzdrževanja.
Informacijski paket kot fiksni strošek
Informacijski paket običajno vsebuje razlago za zaposlene, kratek opis tega, kaj se zgodi s prijavo kršitve, in material, ki ga lahko uporabite na intranetу ali med prireditvijo za nove zaposlene. To je enkratni ali letni strošek, odvisno od tega, kako je ponujen. Prednost je, da je besedilo usklajeno z zakonskimi sestavinami postopka, zato vam ni treba sami ugotavlja, kaj mora biti natančno vključeno.
Pri signalo.eu je informacijski paket del paketa, ki ga organizacija prejme ob prijavi, skupaj s postopkom prijave kršitev in paketom za soglasje delovnega sveta. Koliko to konkretno stane, je odvisno od obsega organizacije; trenutni pregled je na strani s cenniki.
Notranje ure se tudi štejejo
Poleg materiala je tu še čas, potreben interno: razpravljanje o besedilu z delovnim svetom, objava na intranetу, vključitev v predstavitev za nove zaposlene in posodabljanje, kadarkoli se kaj spremeni v postopku ali pri odgovorni osebi. To niso veliki zneski, vendar pa so ponavljajoče se naloge, ki jih mora prevzeti nekdo. Pri določanju postopka prijave kršitev je ta del pogosto spregledan, čeprav je enako pomemben kot samo besedilo.
Koristno je, da delodajalci vedo tudi, kaj se zgodi, če zaposleni dobro ne poznajo kanala; to ne vpliva le na stroške, ampak tudi na vprašanje, ali postopek v praksi deluje, kot je predvideno.
Gdje se stroški običajno razlikujejo
Največje razlike nastanejo ne pri prvem obveščanju, ampak pri vzdrževanju. Novi zaposleni morajo prejeti tudi podatke, spremembe v postopku morajo biti vključene v besedilo, in pri več državah EU se lahko vsebina po državi malo razlikuje. Kdor to spremlja posebej, plača predvsem v času; kdor to naredi del stalnega paketa, plača preglednejši in bolj napovedljiv znesek.
Ali vaša organizacija spada pod zakonsko obveznost in kaj natančno mora biti na mestu, lahko mirno preverite, preden začnete primerjati stroške. Lokacija samih pravil in prva ocena vaše situacije so brezplačno dostopne na banka znanja z razlago po temi.
Če še nimate jasne predstave o vaši situaciji, najprej brezplačno preverjanje v nekaj vprašanjih. Za vprašanja o tem, kako nastane informacija in na čem je osnova, si preberite več na strani o našem delovanju.