Informiranje zaposlenih o sustavu izvještavanja obično ne košta poseban budžet, ali zahtijeva vrijeme i nekoliko fiksnih komponenti: jasan tekst o kanalu, mjesto gdje taj tekst ostaje dostupan i trenutak kada ga novi zaposleni mogu vidjeti. Troškovi se dakle ne nalaze u jednom iznosu, već u zbrajanju materijala, internih sati i ponavljanja.
Organizacije koje ga postave same troše najvećim dijelom vrijeme na pisanje razumljiva objašnjenja, usklađivanje s radnim vijećem i održavanje tijekom promjena. Organizacije koje koriste gotov paket informacija plaćaju za njega fiksnu naknadu i štede vrijeme koje bi inače trebalo za samostalno pisanje i ažuriranje.
Što određuje troškove
Najvažniji čimbenik je jesu li informacije postavljene sami ili koriste postojeći paket. Samostalno postavljanje ne košta novac za materijal, ali zahtijeva sate neke osobe koja piše tekst, dozvoljava da ga se provjeri i distribuira. Gotov paket košta fiksnu naknadu, ali štedi te sate i osigurava da se tekst odmah usklađuje s postupkom izvještavanja koji je uspostavljen.
Drugi čimbenik je veličina organizacije. Za mali tim često je dovoljna jedna e-poruka i navedba na intranetu. S više lokacija ili različitih jezika broj kanala raste: plakat na radnom mjestu, stranica na intranetu, stalna komponenta u uvodu za nove zaposlenike. Svaki dodatni kanal zahtijeva malo više održavanja.
Paket informacija kao fiksna stavka troškova
Paket informacija obično sadrži objašnjenje za zaposlenike, kratak komentar što se događa s izvještajem i materijal koji možete koristiti na intranetu ili tijekom dana uvodnje. Ovo je jednokratna ili godišnja stavka troškova, ovisno o načinu na koji se nudi. Prednost je što je tekst usklađen sa zakonskim dijelovima sustava, tako da sami ne trebate utvrditi što točno mora biti uključeno.
U signalo.eu paket informacija čini dio paketa koji organizacija dobiva pri prijavi, zajedno sa postupkom izvještavanja i paketom suglasnosti za radno vijeće. Što je to konkretno skupo, ovisi o veličini organizacije; aktualni pregled nalazi se na stranici s cijenama.
Interni sati se također računaju
Osim materijala, postoji vrijeme koje je interno potrebno: rasprava o tekstu s radnim vijećem, postavljanje na intranet, uključivanje u uvod za nove zaposlenike i ažuriranje čim se nešto promijeni u postupku ili osoba odgovorna. Ovo nisu veliki iznosi, ali su povratne zadaće koje netko mora poduzeti. Pri uspostavljanju sustava izvještavanja ovaj dio često se zanemaruje, iako je jednako važan kao sam tekst.
Za poslodavce je također dobro znati što se događa ako zaposleni nisu dovoljno upoznati s kanalom; to ne utječe samo na troškove već i na pitanje radi li sustav u praksi kako je predviđeno.
Gdje se troškovi obično razlikuju
Najveće razlike nastaju ne pri prvom informiranju, već tijekom održavanja nakon toga. Novi zaposleni trebaju dobiti informacije, promjene u postupku trebaju biti prosljeđene u tekst, a s više zemalja EU sadržaj može biti malo različit po zemlji. Tko ovo drži odvojeno, plaća prije svega vrijeme; tko to čini dijelom fiksnog paketa, plaća jasniji i predvidljiviji iznos.
Pada li vaša organizacija pod obvezu izvještavanja i što točno tada mora biti dostupno, možete mirno provjeriti prije nego počnete uspoređivati troškove. Mjesto samih pravila i prva procjena vaše situacije dostupni su besplatno na baza znanja s objašnjima po temama.
Ako još nemate dobru ideju o tome gdje se nalazite, prvo učinite sljedeće besplatnu provjeru u nekoliko pitanja. Za pitanja o tome kako se informacije prikupljaju i na čemu se temelje, pročitajte više na stranici o našem pristupu.