Informer medarbeidere om whistleblower-ordningen i udlandet: hvad er anderledes?
Hvis din organisation har lokationer i flere EU-lande, er kernen i informationspligten den samme overalt: medarbeidere skal vide, at der findes en indberetningskanal, hvordan de kan bruge den, og at anonym indberetning er mulig. Det, der varierer, er gennemførelsen pr. land. Det EU-direktiv, som de nationale love er baseret på, fastlægger et minimumsniveau. Hver medlemsstat udfylder det selv, og det påvirker især sproget for informationen, den måde, hvorpå du formidler den, og somme tider også, hvilken myndighed du skal nævne.
Den første og mest synlige forskel er sproget. Informationer om indberetningskanalen skal være forståelig for den medarbejder, der læser det. I praksis betyder det, at du skal stille proceduren, informationspakken og indberetningssiden til rådighed på det eller de sprog, der er almindelige på den pågældende lokation, ikke kun på hollandsk eller engelsk fra hovedkontoret. For en installationsfirma med en filial i Polen eller Rumænien er dette mere end en detalje: medarbeidere, der ikke forstår informationen, er i praksis ikke informeret.
Form og kanal varierer pr. land
Nogle lande stiller krav til den form, hvori du informerer, for eksempel gennem en fast del af personalehåndbogen, en obligatorisk meddelelse ved ansættelse eller et synligt sted på intranettet. Andre lande lader formen være fri og kontrollerer kun, om informationen faktisk kan dokumenteres som leveret. Sidstnævnte er vigtigt at huske: i næsten alle lande tæller det ikke kun dét, at du har informeret, men også om du kan dokumentere det. En præsentation, der engang blev holdt, er sværere at dokumentere end et fast dokument med en dato og en bekræftelse på modtagelse.
Også rollen for medbestemmelse varierer. I Nederland er samarbejdsudvalgets godkendelse en fast del af processen, før du informerer medarbeidere. I andre medlemsstater ligger denne rolle hos en fagforening, en personalerådgivning med et andet navn, eller en tilsvarende trin mangler i høj grad. Hvis du udarbejder en kommunikationsplan for flere lande på samme tid, er det klogt at kontrollere pr. land, hvilken medbestemmelsesmyndighed der faktisk er kompetent, i stedet for at kopiere den nederlandske model en-til-en.
Ét concern, flere lokale forpligtelser
For en koncern med lokationer i forskellige EU-lande betyder dette typisk, at kernen i budskabet kan forblive det samme: der findes en indberetningskanal, sådan bruger du den, sådan forbliver du anonym, dette er tidsrammen. Men emballagen, sproget og bevis på modtagelse skal pr. land være i overensstemmelse med de lokale regler. En centralt informationspakke fungerer derfor kun godt, hvis den suppleres pr. lokation, ikke hvis den sendes videre uændret. læs forskellene pr. land roligt igennem i vidensbanken giver et overblik heraf pr. emne, så du pr. lokation kan kontrollere, hvad der præcist skal være på plads.
Et andet punkt, hvor landene adskiller sig, er, hvilken ekstern indberetningsmulighed du skal nævne ved siden af den interne kanal. I de fleste medlemsstater findes der et tilsynsorgan eller en myndighed, hvor en medarbejder også kan indberette eksternt, men navn og beføjelser for dette organ varierer. Det er ikke dit job at bygge bro over denne forskel med din egen fortolkning; nævn den korrekte lokale myndighed pr. land, og rådfør dig med en jurist, der kender den lokale lovgivning, hvis du er i tvivl.
For dem, der stadig skal afgøre, om forpligtelsen slet talt gælder pr. lokation, er det fornuftigt først at besvare dette spørgsmål, før du udrullerler kommunikationen. afgøre i et par spørgsmål, om pligten gælder for din situation giver et første bud herpå, pr. land og pr. lokation. På denne måde undgår du at bruge tid på at orientere medarbejdere på et sted, hvor tærskelværdien endnu ikke er nået, eller at opdage for sent, at det alligevel er tilfældet.
Endelig: hvor oplysningerne kommer fra, og hvordan de vedligeholdes, er lige så vigtig som selve indholdet. En pakke, der ikke vokser med ændringer i lokal lovgivning, bliver forældet inden for et år. læse hvor oplysningerne på platformen kommer fra viser hvordan denne aktualitet bliver overvåget.
Hvis du har spørgsmål om en specifik situation på en af dine lokationer, skal du konsultere en jurist, der kender den lokale lovgivning, eller den kompetente tilsynsmyndighed i det pågældende land. Hvis du først vil have et overblik over, hvad der foregår på hver lokation, skal du foretage den gratis hurtigcheck eller læse emnerne i vidensbanken.