Mitarbeiter im Ausland über das Meldesystem informieren: Was ist anders?
Wenn Ihre Organisation Niederlassungen in mehreren EU-Ländern hat, ist der Kern der Informationspflicht überall gleich: Mitarbeiter müssen wissen, dass es einen Meldekanal gibt, wie sie ihn nutzen können und dass anonyme Meldungen möglich sind. Was sich unterscheidet, ist die Ausgestaltung je nach Land. Die EU-Richtlinie, auf der die nationalen Gesetze beruhen, setzt einen Mindeststandard. Jeder Mitgliedstaat füllt diesen selbst aus, und das betrifft vor allem die Sprache der Informationen, die Art, wie Sie diese verbreiten, und manchmal auch, welche Behörde Sie daneben nennen müssen.
Der erste und deutlichste Unterschied ist die Sprache. Informationen über den Meldekanal sollten für den Mitarbeiter, der sie liest, verständlich sein. In der Praxis bedeutet dies, dass Sie das Verfahren, das Informationspaket und die Meldeplattform in der oder den Sprachen zur Verfügung stellen, die an dieser Niederlassung üblich sind, nicht nur in der niederländischen oder englischen Sprache der Zentrale. Für einen Installationsbetrieb mit einer Zweigniederlassung in Polen oder Rumänien ist dies mehr als ein Detail: Mitarbeiter, die die Informationen nicht verstehen, sind in der Praxis nicht informiert.
Form und Kanal unterscheiden sich je nach Land
Einige Länder stellen Anforderungen an die Form, in der Sie informieren, zum Beispiel durch einen festen Bestandteil des Personalhandbuchs, eine verbindliche Mitteilung bei Einstellung oder einen sichtbaren Platz auf dem Intranet. Andere Länder lassen die Form frei und prüfen nur, ob die Informationen tatsächlich nachweisbar bereitgestellt wurden. Letzteres ist wichtig zu beachten: In fast jedem Land kommt es nicht nur darauf an, dass Sie informiert haben, sondern auch, ob Sie das nachweisen können. Eine einmal gehaltene Präsentation lässt sich schwerer nachweisen als ein festes Dokument mit Datum und Empfangsbestätigung.
Auch die Rolle der Arbeitnehmermitbestimmung unterscheidet sich. In den Niederlanden ist die Zustimmung des Betriebsrats ein fester Bestandteil des Verfahrens, bevor Sie Mitarbeiter informieren. In anderen Mitgliedstaaten liegt diese Rolle bei einer Gewerkschaft, einer Arbeitnehmervertretung mit anderem Namen oder entfällt eine vergleichbare Stufe weitgehend. Wer für mehrere Länder gleichzeitig einen Kommunikationsplan erstellt, sollte für jedes Land überprüfen, welches Mitbestimmungsorgan tatsächlich zuständig ist, anstatt das niederländische Modell eins zu eins zu kopieren.
Ein Konzern, mehrere lokale Verpflichtungen
Für einen Konzern mit Niederlassungen in verschiedenen EU-Ländern bedeutet dies in der Regel, dass der Kern der Botschaft gleich bleiben kann: Es gibt einen Meldekanal, so nutzen Sie ihn, so bleiben Sie anonym, diese sind die Fristen. Aber die Verpackung, die Sprache und der Nachweis des Erhalts müssen je nach Land den lokalen Regeln entsprechen. Ein zentrales Informationspaket funktioniert also nur gut, wenn es pro Niederlassung ergänzt wird, nicht wenn es unverändert weitergeleitet wird. die Unterschiede pro Land in aller Ruhe in der Wissensdatenbank durchlesen bietet einen Überblick pro Thema, sodass Sie pro Niederlassung überprüfen können, was genau vorhanden sein muss.
Ein weiterer Punkt, in dem sich die Länder unterscheiden, ist, welche externe Meldemöglichkeit Sie neben dem internen Kanal nennen müssen. In den meisten Mitgliedstaaten gibt es eine Aufsichtsbehörde oder Stelle, an die sich ein Mitarbeiter auch extern wenden kann, aber Name und Zuständigkeit dieser Stelle unterscheiden sich. Es ist nicht Ihre Aufgabe, diesen Unterschied durch eine eigene Auslegung zu überbrücken; nennen Sie die richtige lokale Stelle pro Land, und konsultieren Sie im Zweifelsfall einen Rechtsanwalt, der die lokale Gesetzgebung kennt.
Für diejenigen, die noch klären müssen, ob die Verpflichtung überhaupt pro Niederlassung gilt, ist es ratsam, diese Frage zuerst zu beantworten, bevor Sie die Kommunikation ausrollen. in ein paar Fragen überprüfen, ob die Verpflichtung für Ihre Situation gilt bietet dazu einen ersten Anhaltspunkt pro Land und pro Standort. So vermeiden Sie, Zeit darauf zu verwenden, Mitarbeiter an einem Standort zu informieren, an dem die Schwelle noch nicht erreicht ist, oder zu spät festzustellen, dass dies doch der Fall ist.
Abschließend: Woher die Informationen stammen und wie sie gepflegt werden, ist genauso wichtig wie der Inhalt selbst. Ein Paket, das nicht mit Änderungen der lokalen Gesetze Schritt hält, ist innerhalb eines Jahres veraltet. nachlesen, woher die Informationen auf der Plattform stammen zeigt, wie diese Aktualität überwacht wird.
Wenn Sie Fragen zu einer bestimmten Situation an einem Ihrer Standorte haben, wenden Sie sich an einen Rechtsanwalt, der die lokale Gesetzgebung kennt, oder an die zuständige Aufsichtsbehörde in diesem Land. Wenn Sie zunächst einen Überblick darüber erhalten möchten, was an den einzelnen Standorten vor sich geht, führen Sie die kostenlose Schnellprüfung durch oder lesen Sie die Themen in der Wissensdatenbank durch.