Informare i dipendenti sulla procedura di segnalazione all'estero: cosa cambia?
Se la vostra organizzazione ha sedi in più paesi dell'UE, il nucleo dell'obbligo di informazione è uguale ovunque: i dipendenti devono sapere che esiste un canale di segnalazione, come utilizzarlo e che è possibile effettuare segnalazioni in modo anonimo. Ciò che varia è l'attuazione in ciascun paese. La direttiva dell'UE su cui si basano le leggi nazionali stabilisce uno standard minimo. Ogni Stato membro lo integra secondo le proprie modalità, il che riguarda soprattutto la lingua delle informazioni, il modo in cui le comunicate e talvolta anche quale autorità dovete menzionare.
La prima e più evidente differenza è la lingua. Le informazioni sul canale di segnalazione devono essere comprensibili per il dipendente che le legge. In pratica, ciò significa mettere a disposizione la procedura, il kit informativo e la pagina di segnalazione nella lingua o nelle lingue correntemente utilizzate in quella sede, non solo in olandese o inglese della sede centrale. Per un'azienda di installazione con una succursale in Polonia o Romania, questo va ben oltre un dettaglio: i dipendenti che non comprendono le informazioni non sono effettivamente informati.
Forma e canale variano da paese a paese
Alcuni paesi stabiliscono requisiti sulla forma in cui dovete comunicare, ad esempio attraverso una sezione fissa del manuale del personale, una comunicazione obbligatoria all'assunzione, o un luogo visibile sull'intranet. Altri paesi lasciano libera la forma e verificano solo se le informazioni sono effettivamente state comunicate in modo documentabile. Quest'ultimo aspetto è importante da ricordare: in quasi tutti i paesi non conta solo che abbiate informato, ma anche che possiate dimostrarlo. Una presentazione che è stata fatta una volta è più difficile da provare rispetto a un documento fisso con data e conferma di ricezione.
Anche il ruolo della partecipazione dei dipendenti varia. Nei Paesi Bassi, l'approvazione del consiglio aziendale è una fase fissa del processo prima di informare i dipendenti. In altri Stati membri questo ruolo spetta a un sindacato, a un organo di rappresentanza del personale con un nome diverso, o manca completamente un passaggio comparabile. Coloro che preparano un piano di comunicazione per più paesi contemporaneamente dovrebbero verificare paese per paese quale organo di partecipazione dei dipendenti sia effettivamente competente, invece di copiare uno-a-uno il modello olandese.
Un gruppo, molteplici obblighi locali
Per un gruppo con sedi in diversi paesi dell'UE, questo di solito significa che il nucleo del messaggio può rimanere lo stesso: esiste un canale di segnalazione, ecco come utilizzarlo, ecco come rimanere anonimi, questi sono i termini. Ma il formato, la lingua e la prova di ricezione devono conformarsi alle norme locali di ciascun paese. Un pacchetto informativo centrale funziona quindi bene solo se viene integrato per ciascuna sede, non se viene inoltrato senza modifiche. consultare tranquillamente le differenze per paese nella banca dati delle conoscenze fornisce una panoramica per argomento, in modo da poter verificare per ciascuna sede cosa deve essere esattamente presente.
Un altro punto su cui i paesi divergono è quale possibilità di segnalazione esterna dovete menzionare insieme al canale interno. Nella maggior parte degli Stati membri esiste un'autorità di vigilanza o un'istanza presso cui un dipendente può anche rivolgersi esternamente, ma il nome e la competenza di tale istanza variano. Non spetta a voi colmare questa differenza con una vostra interpretazione; menzionate la corretta autorità locale per ciascun paese e, in caso di dubbi, consultate un avvocato che conosce la legislazione locale.
Per coloro che ancora devono stabilire se l'obbligo si applica effettivamente per ciascuna sede, è consigliabile rispondere prima a questa domanda prima di avviare la comunicazione. verificare in poche domande se l'obbligo si applica alla vostra situazione fornisce una prima indicazione, per paese e per sede. In questo modo evitate di dedicare tempo all'informazione dei dipendenti in una sede dove la soglia non è stata ancora raggiunta, o di scoprire troppo tardi che è stata raggiunta.
Infine: la fonte delle informazioni e il modo in cui vengono gestite sono importanti quanto il contenuto stesso. Un pacchetto che non si adatta ai cambiamenti della normativa locale è obsoleto entro un anno. leggere da dove provengono le informazioni sulla piattaforma mostra come viene monitorata tale attualità.
Se avete domande su una situazione specifica in una delle vostre sedi, consultate un legale che conosce la normativa locale o l'autorità di vigilanza competente in quel paese. Se desiderate prima una panoramica di ciò che accade per sede, effettuate la scansione rapida gratuita o leggete gli argomenti nella banca dati delle conoscenze.