Työntekijöiden tiedottaminen ilmoitusmekanismista ulkomailla: mikä on erilaista?
Jos organisaatiollasi on sivukonttoreita useissa EU-maissa, tiedonantovelvollisuuden ydin on kaikissa maissa sama: työntekijöiden on tiedettävä, että ilmoituskanava on olemassa, miten he voivat käyttää sitä ja että anonyymi ilmoittaminen on mahdollista. Se, mitä vaihtelee, on kunkin maan toteutus. EU-direktiivi, johon kansalliset lait perustuvat, asettaa vähimmäistason. Jokainen jäsenvaltio täydentää sen itse, ja se vaikuttaa erityisesti tiedon kieleen, siihen, miten levität sitä, ja joskus myös siihen, mitä viranomaista sinun on mainittava rinnalla.
Ensimmäinen ja näkyvin ero on kieli. Ilmoituskanavaa koskevan tiedon on oltava ymmärrettävä sitä lukevalle työntekijälle. Käytännössä tämä tarkoittaa, että menettelyä, tietopakettia ja ilmoituskanavaa koskevat tiedot on asetettava saataville kyseisen sivukonttorin käytössä olevalla kielellä tai kielillä, ei vain pääkonttorin hollannin tai englannin kielellä. Asennus- ja kiinteistöpalvelualan yritykselle, jolla on sivukonttori Puolassa tai Romaniassa, tämä on enemmän kuin yksityiskohta: työntekijät, jotka eivät ymmärrä tietoja, eivät käytännössä ole saaneet tietoja.
Muoto ja kanava vaihtelevat maittain
Jotkin maat asettavat vaatimuksia muodolle, jossa tiedotat, esimerkiksi henkilöstöoppaasta tai pakollisesta ilmoituksesta palkaamishetkellä tai näkyvästä paikasta intranetissä. Muut maat jättävät muodon vapaaksi ja arvioivat ainoastaan, onko tiedot tosiasiallisesti toimitettu. Jälkimmäinen on tärkeä muistaa: lähes kaikissa maissa ei ole kysymys vain siitä, oletko tiedottanut, vaan myös siitä, että pystyt osoittamaan sen. Esitys, joka on joskus pidetty, on vaikeampi osoittaa kuin pysyvä asiakirja, jossa on päivämäärä ja vastaanottovahvistus.
Myös työntekijöiden osallistumisoikeuksien rooli vaihtelee. Alankomaisissa henkilöstön edustajistolaitoksen hyväksyntä on kiinteä osa prosessia ennen kuin tiedotat työntekijöille. Muissa jäsenvaltioissa kyseinen rooli kuuluu ammattiliitolla, toisella nimella kutsuttavalle henkilöstön edustajistolaitokselle tai vastaava vaihe puuttuu suurelta osin. Joka tekee usealle maalle yhtä aikaa viestintäsuunnitelmaa, kannattaa tarkistaa kunkin maan kohdalla, mikä osallistumisoikeus tosiasiallisesti on päätösvaltainen, sen sijaan että kopioisi alankomaalaisen mallin 1:1.
Yksi huolenaihe, useita paikallisia velvoitteita
Ryhmälle, jolla on sivukonttorit eri EU-maissa, tämä yleensä tarkoittaa sitä, että viestin ydin voi pysyä samana: ilmoituskanava on olemassa, näin sitä käytetään, näin pysy anonyymina, nämä ovat määräajat. Mutta pakkaus, kieli ja vastaanottovahvistus on täytettävä kunkin maan paikallisten säännösten mukaisesti. Keskitetty tietopaketti toimii siis hyvin vain, jos sitä täydennetään kunkin sivukonttorin osalta, ei jos se välitetään muuttumattomana. lue kunkin maan erot rauhassa tietopankista antaa tästä yleiskatsauksen aiheittain, jotta voit tarkistaa kunkin sivukonttorin osalta, mitä tarkalleen on oltava.
Toinen asia, jossa maat eroavat toisistaan, on se, mitä ulkoista ilmoitusmahdollisuutta sinun on mainittava sisäisen kanavan ohella. Useimmissa jäsenvaltioissa on valvontaviranomainen tai virasto, johon työntekijä voi myös kääntyä ulkoisesti, mutta kyseisen viranomaisen nimi ja toimivalta vaihtelevat. Sinulla ei ole tehtävänä silloittaa tätä eroa omalla tulkinnallasi; mainitse oikea paikallinen virasto kunkin maan osalta ja kysy oikeusjäänökseltä, jos olet epävarma ja hän tuntee paikallista lainsäädäntöä.
Niille, joiden on vielä määritettävä, koskeeko velvollisuus ylipäätään sivukonttoria, on järkevää vastata ensin tähän kysymykseen ennen viestinnän käynnistämistä. tarkista muutaman kysymyksen avulla, koskeeko velvollisuus sinun tilanteessasi se antaa ensimmäisen indikaation maittain ja toimipaikkaittain. Näin välttämään, että käytät aikaa työntekijöiden informoimiseen paikalla, jossa kynnys ei ole vielä saavutettu, tai huomaat liian myöhään, että näin on käynyt.
Lopuksi: se, mistä tieto tulee ja miten sitä ylläpidetään, on yhtä tärkeää kuin itse sisältö. Pakeetti, joka ei kasva paikallisen lainsäädännön muutosten mukaan, on vanhentunut vuoden sisällä. lue mistä alustan tieto tulee osoittaa, kuinka tämä ajantasaisuus varmistetaan.
Jos sinulla on kysymyksiä tietystä tilanteesta yhdessä toimipaikalloistasi, ota yhteyttä asianajajaan, joka tuntee paikallisen lainsäädännön, tai valvontaviranomaiseen kyseisessä maassa. Halutessasi ensin saada yleiskatsauksen siitä, mitä kussakin toimipaikassa tapahtuu, tee ilmainen pikaanalyysi tai lue tietokannan aiheita.