Informați angajații despre procedura de raportare în străinătate: ce este diferit?
Dacă organizația dvs. are sedii în mai multe țări ale UE, nucleul obligației de informare este același peste tot: angajații trebuie să știe că există un canal de denunțare, cum îl pot folosi și că denunțarea anonimă este posibilă. Ceea ce diferă este implementarea pe țară. Directiva UE pe care se bazează legile naționale stabilește un nivel minim. Fiecare stat membru îl completează singur, și aceasta afectează în special limba informațiilor, modul în care le distribuiți și uneori și ce autoritate trebuie să menționați alături de aceasta.
Prima și cea mai vizibilă diferență este limba. Informațiile despre canalul de denunțare trebuie să fie înțelese de angajatul care le citește. În practică, aceasta înseamnă că trebuie să puneți procedura, pachetul informativ și pagina de denunțare la dispoziție în limba sau limbile obișnuite în acea sediție, nu doar în limba olandeză sau engleză a sediului central. Pentru o întreprindere de instalații cu o subsediară în Polonia sau România, aceasta este mai mult decât un detaliu: angajații care nu înțeleg informațiile nu sunt de fapt informați.
Forma și canalul diferă pe țară
Unele țări stabilesc cerințe privind forma în care informați, de exemplu printr-o secțiune fixă a manualului de personal, o notificare obligatorie la angajare, sau un loc vizibil pe intranet. Alte țări lasă forma liberă și verifică doar dacă informațiile au fost efectiv furnizate și demonstrabil. Acesta din urmă este important de reținut: în aproape fiecare țară nu contează doar dacă ați informat, ci și dacă puteți dovedi aceasta. O prezentare care a fost ținută odată este mai greu de demonstrat decât un document fix cu o dată și o confirmare de primire.
Rolul reprezentanței angajaților diferă de asemenea. În Olanda, aprobarea reprezentanților angajaților este o parte fixă a procesului înainte ca dvs. să informați angajații. În alte state membre, acel rol aparține unui sindicat, unei reprezentanțe a personalului cu alt nume, sau un pas similar lipsește în mare parte. Pentru cine elaborează un plan de comunicare pentru mai multe țări deodată, este bine să verifice pe țară ce organ de reprezentare a angajaților este de fapt competent, în loc să copieze modelul olandez unu-la-unu.
O singură organizație, mai multe obligații locale
Pentru un grup cu sedii în diferite țări ale UE, aceasta înseamnă de obicei că nucleul mesajului poate rămâne același: există un canal de denunțare, iată cum îl utilizați, iată cum rămâneți anonim, acestea sunt termenii limită. Dar ambalajul, limba și dovada primirii trebuie să se alinieze per țară cu regulile locale. Un pachet informativ central funcționează bine doar dacă este completat per sediție, nu dacă este trimis nemodificat. citiți cu atenție diferențele pe țară în baza de cunoștințe oferă o prezentare generală pe subiect, astfel încât să puteți verifica pe sediție ce trebuie exact să existe.
Un alt punct în care țările diferă este ce posibilitate externă de denunțare trebuie să menționați alături de canalul intern. În majoritatea statelor membre există o autoritate de supraveghere sau o instituție unde un angajat poate de asemenea să se adreseze extern, dar numele și competența acestei instituții diferă. Nu vă revine să bridați această diferență cu propria interpretare; menționați instituția locală corectă per țară, și consultați un jurist care cunoaște legislația locală dacă aveți îndoieli.
Pentru cei care încă trebuie să stabilească dacă obligația se aplică deloc pe sediție, este înțelept să răspundeți mai întâi la această întrebare înainte de a-și rula comunicarea. verificați în câteva întrebări dacă obligația se aplică situației dvs. oferă o primă indicație, pe țară și pe locație. În acest fel, evitați să petreceți timp informând angajații într-o locație unde pragul nu a fost atins încă, sau descoperiți prea târziu că aceasta este cazul.
În sfârșit: de unde provin informațiile și cum sunt acestea actualizate este la fel de important ca și conținutul în sine. Un pachet care nu se dezvoltă odată cu modificările legii locale devine depășit în decurs de un an. citiți de unde provin informațiile de pe platformă arată cum este monitorizată această actualitate.
Dacă aveți întrebări cu privire la o situație specifică într-una dintre locațiile dumneavoastră, consultați un jurist care cunoaște legislația locală sau autoritatea de supraveghere competentă din acea țară. Dacă doriți mai întâi o privire de ansamblu asupra situației din fiecare locație, efectuați verificarea rapidă gratuită sau citiți subiectele din baza de cunoștințe.