Informer les salariés sur le système de signalement à l'étranger : quelles sont les différences ?
Si votre organisation dispose d'établissements dans plusieurs pays de l'UE, le cœur de l'obligation d'information est identique partout : les collaborateurs doivent savoir qu'un canal de signalement existe, comment l'utiliser et que le signalement anonyme est possible. Ce qui varie, c'est la mise en œuvre par pays. La directive de l'UE sur laquelle les lois nationales sont fondées établit un plancher minimum. Chaque État membre le complète lui-même, ce qui affecte notamment la langue de l'information, la manière dont vous la diffusez et parfois aussi l'autorité que vous devez mentionner.
La première différence, et la plus visible, est la langue. L'information sur le canal de signalement doit être compréhensible pour le collaborateur qui la consulte. En pratique, cela signifie que vous devez mettre la procédure, la documentation d'information et la page de signalement à disposition dans la ou les langues couramment utilisées dans cet établissement, et non uniquement dans le néerlandais ou l'anglais du siège. Pour une entreprise d'installation disposant d'une succursale en Pologne ou en Roumanie, ce n'est pas un détail : les collaborateurs qui ne comprennent pas l'information ne sont pas, en pratique, informés.
La forme et le canal varient selon le pays
Certains pays imposent une forme spécifique pour transmettre l'information, par exemple une section fixe du manuel du personnel, une notification obligatoire à l'embauche, ou une place visible sur l'intranet. D'autres pays laissent la forme libre et ne vérifier que si l'information a effectivement été transmise de manière démontrable. Ce dernier point est important à retenir : dans presque tous les pays, ce n'est pas seulement le fait que vous ayez informé qui compte, mais aussi votre capacité à le prouver. Une présentation qui a eu lieu un jour est plus difficile à démontrer qu'un document fixe portant une date et une confirmation de réception.
Le rôle de la représentation des collaborateurs varie également. Aux Pays-Bas, l'accord de l'organe de représentation des collaborateurs est une partie fixe du processus avant d'informer les collaborateurs. Dans d'autres États membres, ce rôle incombe à un syndicat, à une représentation du personnel portant un autre nom, ou une étape comparable est largement absente. Pour celui qui élabore simultanément un plan de communication pour plusieurs pays, il est judicieux de vérifier par pays quel organe de représentation est réellement compétent, plutôt que de copier le modèle néerlandais tel quel.
Un groupe, plusieurs obligations locales
Pour un groupe disposant d'établissements dans différents pays de l'UE, cela signifie généralement que le cœur du message peut rester identique : il existe un canal de signalement, voici comment l'utiliser, voici comment rester anonyme, voici les délais. Mais l'emballage, la langue et la preuve de réception doivent correspondre aux règles locales par pays. Un paquet d'information centralisé n'est donc efficace que s'il est complété par établissement, non s'il est transmis tel quel. consulter les différences par pays tranquillement dans la base de connaissances offre un aperçu par sujet, vous permettant de vérifier par établissement ce qui doit exactement être en place.
Un autre point sur lequel les pays divergent concerne la possibilité de signalement externe que vous devez mentionner aux côtés du canal interne. Dans la plupart des États membres, il existe une autorité de surveillance ou un organisme auprès duquel un collaborateur peut aussi recourir en externe, mais le nom et la compétence de cet organisme varient. Il ne vous appartient pas de combler cette différence par votre propre interprétation ; mentionnez la bonne autorité locale par pays, et en cas de doute, consultez un juriste connaissant la législation locale.
Pour celui qui doit encore déterminer si l'obligation s'applique effectivement par établissement, il est judicieux de répondre d'abord à cette question avant de déployer la communication. vérifier en quelques questions si l'obligation s'applique à votre situation fournit une première indication, par pays et par établissement. Vous évitez ainsi de consacrer du temps à informer les collaborateurs d'un lieu où le seuil n'a pas encore été atteint, ou de découvrir trop tard que c'est le cas.
Enfin : d'où proviennent les informations et comment elles sont tenues à jour est tout aussi important que le contenu lui-même. Un package qui n'évolue pas avec les changements de la législation locale est obsolète en un an. lire d'où proviennent les informations de la plateforme montre comment cette actualité est surveillée.
Vous avez des questions sur une situation spécifique dans l'un de vos établissements ? Consultez alors un juriste connaissant la législation locale ou l'autorité de contrôle compétente dans ce pays. Vous souhaitez d'abord obtenir un aperçu de la situation par établissement ? Effectuez alors le diagnostic rapide gratuit ou parcourez les sujets de la banque de connaissances.