Medewerkers informeren over de meldregeling in het buitenland: wat is anders?
Heeft uw organisatie vestigingen in meerdere EU-landen, dan is de kern van de informatieplicht overal gelijk: medewerkers moeten weten dat er een meldkanaal is, hoe ze het kunnen gebruiken en dat anoniem melden mogelijk is. Wat verschilt, is de uitwerking per land. De EU-richtlijn waarop de nationale wetten zijn gebaseerd, geeft een ondergrens. Elke lidstaat vult die zelf in, en dat raakt vooral de taal van de informatie, de manier waarop u die verspreidt en soms ook welke instantie u ernaast moet noemen.
Het eerste en meest zichtbare verschil is de taal. Informatie over het meldkanaal hoort begrijpelijk te zijn voor de medewerker die het leest. In de praktijk betekent dit dat u de procedure, de informatie-kit en de meldpagina beschikbaar stelt in de taal of talen die in die vestiging gangbaar zijn, niet alleen in het Nederlands of Engels van het hoofdkantoor. Voor een installatiebedrijf met een nevenvestiging in Polen of Roemenië is dit meer dan een detail: medewerkers die de informatie niet begrijpen, zijn in de praktijk niet geïnformeerd.
Vorm en kanaal verschillen per land
Sommige landen stellen eisen aan de vorm waarin u informeert, bijvoorbeeld via een vast onderdeel van het personeelshandboek, een verplichte mededeling bij indiensttreding, of een zichtbare plek op het intranet. Andere landen laten de vorm vrij en toetsen alleen of de informatie daadwerkelijk aantoonbaar is verstrekt. Dat laatste is belangrijk om te onthouden: in bijna elk land telt niet alleen dát u heeft geïnformeerd, maar ook of u dat kunt laten zien. Een presentatie die ooit is gegeven, is lastiger aan te tonen dan een vast document met een datum en een bevestiging van ontvangst.
Ook de rol van medezeggenschap verschilt. In Nederland is instemming van de ondernemingsraad een vast onderdeel van het traject voordat u medewerkers informeert. In andere lidstaten ligt die rol bij een vakbond, een personeelsvertegenwoordiging met een andere naam, of ontbreekt een vergelijkbare stap grotendeels. Wie voor meerdere landen tegelijk een communicatieplan maakt, doet er goed aan per land na te gaan welk medezeggenschapsorgaan feitelijk bevoegd is, in plaats van het Nederlandse model één-op-één te kopiëren.
Eén concern, meerdere lokale verplichtingen
Voor een groep met vestigingen in verschillende EU-landen betekent dit meestal dat de kern van de boodschap gelijk kan blijven: er is een meldkanaal, zo gebruikt u het, zo blijft u anoniem, dit zijn de termijnen. Maar de verpakking, de taal en het bewijs van ontvangst moeten per land kloppen met de lokale regels. Een centraal informatiepakket werkt dus alleen goed als het per vestiging wordt aangevuld, niet als het ongewijzigd wordt doorgestuurd. de verschillen per land rustig nalezen in de kennisbank geeft hiervan een overzicht per onderwerp, zodat u per vestiging kunt nagaan wat er precies moet liggen.
Een ander punt waarop landen uiteenlopen, is welke externe meldmogelijkheid u naast het interne kanaal moet noemen. In de meeste lidstaten is er een toezichthouder of instantie waar een medewerker ook extern terechtkan, maar de naam en de bevoegdheid van die instantie verschillen. Het is niet aan u om dat verschil te overbruggen met een eigen interpretatie; noem de juiste lokale instantie per land, en raadpleeg bij twijfel een jurist die de lokale wetgeving kent.
Voor wie nog moet vaststellen of de verplichting überhaupt per vestiging geldt, is het verstandig eerst die vraag te beantwoorden voordat u de communicatie uitrolt. in een paar vragen nagaan of de plicht voor uw situatie geldt geeft daarvoor een eerste indicatie, per land en per vestiging. Zo voorkomt u dat u tijd steekt in het informeren van medewerkers op een locatie waar de drempel nog niet is gehaald, of juist te laat ontdekt dat dat wel het geval is.
Tot slot: waar de informatie vandaan komt en hoe die wordt bijgehouden, is net zo belangrijk als de inhoud zelf. Een pakket dat niet meegroeit met wijzigingen in de lokale wet, is binnen een jaar verouderd. lezen waar de informatie op het platform vandaan komt laat zien hoe die actualiteit wordt bewaakt.
Heeft u vragen over een specifieke situatie in een van uw vestigingen, raadpleeg dan een jurist die de lokale wetgeving kent of de bevoegde toezichthouder in dat land. Wilt u eerst een overzicht van wat er per vestiging speelt, doe dan de gratis quick-scan of lees de onderwerpen in de kennisbank door.