Het informeren van medewerkers over de meldregeling kost meestal geen apart budget, maar wel tijd en een aantal vaste onderdelen: duidelijke tekst over het kanaal, een plek waar die tekst blijft staan, en een moment waarop nieuwe medewerkers hem te zien krijgen. De kosten zitten dus niet in één bedrag, maar in de optelsom van materiaal, interne uren en herhaling.
Organisaties die het zelf opzetten, besteden vooral tijd aan het schrijven van begrijpelijke uitleg, het afstemmen met de ondernemingsraad en het onderhouden ervan bij wijzigingen. Organisaties die een kant-en-klare informatie-kit gebruiken, betalen daarvoor een vast bedrag en besparen op de tijd die het zelf schrijven en actueel houden anders kost.
Wat de kosten bepaalt
De belangrijkste factor is of u de informatie zelf opstelt of een bestaand pakket gebruikt. Zelf opstellen kost geen geld voor materiaal, maar wel uren van iemand die de tekst schrijft, laat controleren en verspreidt. Een kant-en-klaar pakket kost een vast bedrag, maar bespaart die uren en zorgt dat de tekst meteen aansluit bij de meldprocedure die is vastgesteld.
Een tweede factor is de omvang van de organisatie. Bij een klein team volstaat vaak één e-mail en een vermelding op het intranet. Bij meerdere vestigingen of verschillende talen loopt het aantal kanalen op: een poster op de werkvloer, een pagina op het intranet, een vast onderdeel in de introductie van nieuwe medewerkers. Elk kanaal erbij vraagt iets meer onderhoud.
De informatie-kit als vaste kostenpost
Een informatie-kit bevat doorgaans de uitleg voor medewerkers, een korte toelichting op wat er gebeurt met een melding, en materiaal dat u kunt gebruiken op het intranet of tijdens een introductiedag. Dit is een eenmalige of jaarlijkse kostenpost, afhankelijk van hoe het wordt aangeboden. Het voordeel is dat de tekst is afgestemd op de wettelijke onderdelen van de regeling, zodat u zelf niet hoeft uit te zoeken wat daar precies in moet staan.
Bij signalo.eu maakt de informatie-kit deel uit van het pakket dat een organisatie krijgt bij aansluiting, samen met de meldprocedure en het instemmingspakket voor de ondernemingsraad. Wat dat concreet kost, hangt af van de omvang van de organisatie; een actueel overzicht staat op de pagina met tarieven.
Interne uren tellen ook mee
Naast materiaal is er de tijd die intern nodig is: het bespreken van de tekst met de ondernemingsraad, het plaatsen op het intranet, het opnemen in de introductie van nieuwe medewerkers, en het bijwerken zodra er iets verandert in de procedure of de behandelaar. Dit zijn geen grote bedragen, maar wel terugkerende taken die iemand moet oppakken. Bij het vaststellen van de meldregeling wordt dit onderdeel vaak over het hoofd gezien, terwijl het net zo belangrijk is als de tekst zelf.
Het is voor werkgevers ook goed om te weten wat er gebeurt als medewerkers niet goed op de hoogte zijn van het kanaal; dat raakt niet alleen de kosten maar ook de vraag of de regeling in de praktijk werkt zoals bedoeld.
Waar de kosten meestal in verschillen
De grootste verschillen ontstaan niet bij de eerste keer informeren, maar bij het onderhoud daarna. Nieuwe medewerkers moeten de informatie ook krijgen, wijzigingen in de procedure moeten worden doorgevoerd in de tekst, en bij meerdere EU-landen kan de inhoud per land net iets anders liggen. Wie dit los van elkaar bijhoudt, betaalt vooral in tijd; wie het onderdeel laat zijn van een vast pakket, betaalt een overzichtelijker en voorspelbaarder bedrag.
Of uw organisatie onder de meldplicht valt en wat er dan precies moet liggen, kunt u rustig nagaan voordat u kosten gaat vergelijken. De vindplaats van de regels zelf en een eerste inschatting van uw situatie staan gratis in de kennisbank met uitleg per onderwerp.
Heeft u nog geen goed beeld van waar u staat, doe dan eerst de gratis check in een paar vragen. Voor vragen over hoe de informatie tot stand komt en waar die op gebaseerd is, leest u meer op de pagina over onze werkwijze.