Ще има ли промени тази година относно това кой може да се занимава със сигналите?
На равнище ЕС не се променя нищо в отношението на основното правило: обработителят на докладите трябва да бъде независим и да може да действа безпристрастно. Това изискване е предвидено в насоката, която е в основата, и не подлежи на годишно изменение. Това, което може да се промени, е начинът, по който държавите членки прилагат това изискване на национално равнище: кой лицо или отдел в организацията може да изпълнява тази роля, какво знание или опит се изисква, и как безпристрастността трябва да бъде доказано документирана.
За малко и средно предприятие това означава главно, че основният въпрос не се променя, но подробностите на националното прилагане могат да се преместят. Това е особено важно, ако вашата организация е активна в няколко страни на ЕС, или ако лицето, което в момента е обработител, получи друга функция в компанията.
Какво е установено на равнище ЕС
Насоката, която е в основата на задължението за докладване, предвижда, че обработката на докладите трябва да бъде възложена на определено, безпристрастно лице или отдел. Това лице не трябва да бъде в позиция, в която има интерес към резултата на доклада, и трябва да може самостоятелно да прецени доклада без намеса на например началник, който сам може да бъде предмет на доклад. Този принцип не подлежи на годишно приспособяване и формира основата, върху която национално законодателство се развива.
Какво може да се различава в зависимост от страната
Точното прилагане на безпристрастността, и понякога също изисквания за обучение или регистрация на обработителя, е предвидено в националното законодателство на всяка държава членка. Тези национални закони понякога се допълват или уточняват, например в резултат на въпроси от практиката или решения на надзорен орган. Това, което в една страна е установено отдавна, може все още да се развива в друга страна. За организация, която е активна само в България, обикновено е въпрос на следване на националния текст. За организация с отделения в няколко страни е препоръчително да се провери за всяка страна дали изискванията към обработителя са останали същите или са засилени.
Защо това е особено важно при растеж или промени в организацията
Въпросът кой лице може да бъде обработител обикновено се поставя конкретно на практика само в момента, когато нещо се променя: нов работодател по кадрови въпроси, реорганизация, или разширение към друга страна на ЕС. Именно в такива моменти е полезно да се провери дали определеното лице все още отговаря на актуалното национално прилагане на безпристрастност, и не само на това, което беше установено, когато процедурата за докладване беше за първи път внедрена. Кой има право да определи обработители и къде безпристрастността се проверява в практиката, е описано в знанията банка за безпристрастния обработител.
Как да видите това за вашата организация
Тъй като националното прилагане може да се променя без самото правило на ЕС да се променя, за работодателите е особено важно да не се доверяват на еднократна проверка. Кратка годишна проверка на ролята на обработителя, свързана със страните, в които вашата организация е активна, предотвратява пропускане на промяна. С няколко въпроса виждате къде е вашата организация по отношение на това задължение, и в обяснението относно това откъде идват нашите информации прочитате как ние следим промените в националното законодателство.
Тези теми често вдигат същите попълващи въпроси, например относно кой точно може да бъде определен или какво се случва, ако това лице промени своята функция. Част от това е отговорено в често задаваните въпроси относно обработителя.
Нямате ли още актуална представа за вашата ситуация или просто искате да проверите дали тази година е имало промяна, която е уместна за вас? Направете безплатното бързо сканиране или разгледайте базата от знания; и двете могат да се използват без акаунт и дават преки конкретни отговори.