Mijenja li se ove godine tko smije obrađivati izvješće o nezakonitostima?
Na razini EU-a ne mijenja se ništa u temeljnom pravilu: obrađivač izvješća o nezakonitostima mora biti neovisan i mora moći djelovati nepristrano. Taj zahtjev stoji u temeljnoj direktivi i nije podložan godišnjim izmjenama. Ono što se može promijeniti jest način na koji države članice nacionalno primjenjuju taj zahtjev: koji član organizacije smije obavljati tu ulogu, koja znanja ili iskustva se pri tome traže, i kako se nepristranost mora dokumentirano utvrditi.
Za mala i srednja poduzeća, to prije svega znači da se temeljna pitanja ne mijenjaju, ali mogu se pomicati detalji nacionalne primjene. To je posebno relevantno ako vaša organizacija posluje u više EU-zemalja ili ako osoba koja je sada obrađivač dobije drugu funkciju u poduzeću.
Što je utvrđeno na razini EU-a
Direktiva koja je u osnovi obveze prijave propisuje da se obrada izvješća o nezakonitostima mora povjeriti određenoj, nepristranoj osobi ili odjelu. Ta osoba ne smije biti u položaju u kojem ima interes za ishod izvješća i mora moći samostalno procijeniti izvješće bez sudjelovanja, primjerice, rukovoditelja koji bi sam mogao biti subjekt izvješća. Taj princip nije podložan godišnjim prilagodavanjima i čini osnovu na koju se gradi nacionalno zakonodavstvo.
Što se može razlikovati po zemlji
Točna primjena nepristranosti, a ponekad i zahtjevi za osposbljavanjem ili obveze registracije obrađivača, leži u nacionalnom zakonu svake države članice. Ti su nacionalni zakoni povremeno nadopunjeni ili pojašnjeni, primjerice na osnovi pitanja iz prakse ili odluka nadzornog tijela. Ono što je u jednoj zemlji odavno utvrđeno, može još biti u razvoju u drugoj zemlji. Za organizaciju koja posluje samo u Nizozemskoj, to je obično stvar praćenja nacionalnog teksta. Za organizaciju s podružnicama u više zemalja poželjno je provjeriti po zemlji jesu li zahtjevi za obrađivačem ostali isti ili su pojačani.
Zašto je to posebno važno pri rastu ili promjenama u organizaciji
Pitanje tko smije biti obrađivač obično dolazi konkretno na dnevni red tek kada se nešto promijeni: novi rukovoditelj ljudskih resursa, reorganizacija ili proširenje na drugu EU-zemlju. Upravo u takvim trenucima korisno je provjeriti jesu li određena osoba i dalje sukladni s trenutnom nacionalnom primjenom nepristranosti, a ne samo onima što su postojala kada je meldinski sustav prvi put uspostavljen. Tko smije odrediti obrađivače i gdje se u praksi provjerava nepristranost, opisano je u bazi znanja o nepristranom obrađivaču.
Kako ovo pratiti za vašu organizaciju
Jer se nacionalna primjena može mijenjati bez da se само EU-pravilo promijeni, za poslodavce je prije svega važno da se ne oslanjaju na samo jednu provjeru. Kratka godišnja provjera uloge obrađivača, vezana uz zemlje u kojima vaša organizacija posluje, sprječava da promjena prođe nezapaženo. Sa nekoliko pitanja vidite gdje vaša organizacija stoji vezano uz ovu obvezu, a u objašnjenju odakle dolaze naši podaci čitate kako pratimo izmjene u nacionalnom zakonodavstvu.
Ova pitanja često izazivaju ista nastavna pitanja, primjerice tko točno smije biti odredjen ili što se događa ako ta osoba promijeni funkciju. Dio toga je odgovoren u čestim pitanjima o obrađivaču.
Nemate li jasnu sliku svoje situacije ili samo želite provjeriti je li se nešto relevantno za vas promijenilo ove godine? Obavite besplatnu brzu provjeru ili pregledajte bazu znanja; oboje se može konzultirati bez računa i daju neposredan konkretan odgovor.