Ændrer der noget i år med hensyn til, hvem der må behandle indberetninger?
På EU-niveau ændres der intet ved kernereglen: behandleren af meddelelser skal være uafhængig og kunne handle upartisk. Dette krav fremgår af den underliggende direktiv og er ikke underlagt årlige ændringer. Det, der kan ændres, er den måde, hvorpå medlemsstaterne udfylder dette krav nationalt: hvem inden for en organisation der må påtage sig denne rolle, hvilken viden eller erfaring der kræves hertil, og hvordan upartiskheden skal dokumenteres på påviselig vis.
For en SMV-virksomhed betyder det primært, at kernesporsmålet ikke ændres, men at detaljerne i den nationale udformning kan flyttes. Det er især relevant, hvis din organisation er aktiv i flere EU-lande, eller hvis den person, der nu er behandler, får en anden rolle inden for virksomheden.
Hvad der er fastslået på EU-niveau
Direktivet, der ligger til grund for indberetningspligten, foreskriver, at behandlingen af meddelelser skal foretages af en udpeget, upartisk person eller afdeling. Denne person må ikke være i en position, hvor vedkommende har interesse i resultatet af en meddelelse, og skal kunne vurdere meddelelsen uafhængigt uden indblanding fra for eksempel en leder, der selv kunne være genstand for en meddelelse. Dette udgangspunkt er ikke underlagt årlig tilpasning og danner grundlaget for, hvad national lovgivning bygger på.
Hvad der kan variere fra land til land
Den præcise udformning af upartiskheden, og nogle gange også uddannelseskrav eller registreringspligter for behandleren, ligger i hver medlemsstats nationale lov. Disse nationale love suppleres eller præciseres fra tid til anden, for eksempel på grundlag af spørgsmål fra praksis eller afgørelser fra en tilsynsmyndighed. Det, der allerede er fastslået i et land, kan stadig være under udvikling i et andet land. For en organisation, der kun er aktiv i Danmark, er det normalt blot et spørgsmål om at følge den nationale tekst. For en organisation med kontorer i flere lande er det hensigtsmæssigt at tjekke pr. land, om kravene til behandleren er forblevet de samme eller er blevet skærpet.
Hvorfor dette især betyder noget ved vækst eller ændringer i organisationen
Spørgsmålet om, hvem der må være behandler, kommer typisk først på dagsordenen, når der sker en ændring: en ny HR-chef, en omorganisering eller en udvidelse til et andet EU-land. I netop sådanne situationer er det nyttigt at kontrollere, om den udpegede person stadig opfylder de nuværende nationale krav til upartiskheden, og ikke kun hvad der var gældende, da indberetningsordningen først blev etableret. Hvem der må udpege behandlere, og hvor upartiskheden i praksis bliver vurderet, er beskrevet i videnbanken om den upartiske behandler.
Sådan holder du styr på det for din organisation
Fordi den nationale udformning kan ændres uden at EU-reglen selv ændres, er det især vigtigt for arbejdsgivere ikke at stole på en engangsgennemgang. En kort årlig kontrol af behandlerens rolle, koblet til de lande, hvor din organisation er aktiv, forhindrer, at en ændring bliver overset. Med nogle få spørgsmål kan du se, hvor din organisation står med hensyn til denne forpligtelse, og i forklaringen på, hvor vores oplysninger kommer fra kan du læse, hvordan vi følger ændringer i national lovgivning.
Disse emner rejser ofte de samme opfølgende spørgsmål, for eksempel om, hvem der præcist må udpeges, eller hvad der sker, hvis denne person får en anden stilling. En del af disse spørgsmål er besvaret i ofte stillede spørgsmål om behandleren.
Har du ikke et aktuelt overblik over din situation, eller vil du blot kontrollere, om der i år er sket noget, der er relevant for dig? Brug det gratis hurtigt scan eller gennemse vidensbanken; begge dele kan konsulteres uden konto og giver et konkret svar med det samme.