Ändert sich dieses Jahr etwas an wer Meldungen bearbeiten darf?
Auf EU-Ebene ändert sich nichts an der Kernregel: der Bearbeiter von Meldungen muss unabhängig sein und unparteiisch handeln können. Diese Anforderung ist in der zugrundeliegenden Richtlinie verankert und unterliegt nicht jährlichen Änderungen. Was sich dagegen ändern kann, ist die Art und Weise, wie Mitgliedstaaten diese Anforderung national ausgestalten: wer innerhalb einer Organisation diese Rolle erfüllen darf, welche Kenntnisse oder Erfahrungen dafür erforderlich sind, und wie die Unparteiischkeit nachweisbar dokumentiert werden muss.
Für ein KMU bedeutet dies vor allem, dass sich die Kernfrage nicht ändert, aber die Details der nationalen Ausgestaltung verschieben können. Das ist besonders relevant, wenn Ihr Unternehmen in mehreren EU-Ländern tätig ist oder wenn die Person, die derzeit als Bearbeiter fungiert, eine andere Funktion im Unternehmen übernimmt.
Was auf EU-Ebene festgelegt ist
Die Richtlinie, die der Meldepflicht zugrunde liegt, sieht vor, dass die Bearbeitung von Meldungen bei einer benannten, unparteiischen Person oder Abteilung liegen muss. Diese Person darf nicht in einer Position sein, in der sie ein Interesse am Ergebnis einer Meldung hat, und muss die Meldung eigenständig beurteilen können, ohne Einmischung etwa einer Führungskraft, die selbst Gegenstand einer Meldung sein könnte. Dieses Grundprinzip unterliegt keiner jährlichen Anpassung und bildet die Grundlage, auf der nationale Rechtsvorschriften aufbauen.
Was pro Land unterschiedlich sein kann
Die genaue Ausgestaltung der Unparteiischkeit und teilweise auch Schulungsanforderungen oder Registrierungspflichten für den Bearbeiter liegen in der nationalen Rechtsvorschrift jedes Mitgliedstaats. Diese nationalen Gesetze werden von Zeit zu Zeit ergänzt oder präzisiert, etwa aufgrund von Fragen aus der Praxis oder Entscheidungen einer Aufsichtsbehörde. Was in einem Land bereits lange festgelegt ist, kann in einem anderen Land noch in Entwicklung sein. Für ein Unternehmen, das nur in den Niederlanden tätig ist, ist dies in der Regel eine Frage des Verfolgens der nationalen Vorschriften. Für ein Unternehmen mit Standorten in mehreren Ländern ist es ratsam, pro Land zu prüfen, ob die Anforderungen an den Bearbeiter gleich geblieben oder verschärft worden sind.
Warum dies besonders bei Wachstum oder Organisationsänderungen relevant ist
Die Frage, wer der Bearbeiter sein darf, stellt sich üblicherweise erst konkret, wenn sich etwas ändert: ein neuer HR-Manager, eine Umstrukturierung oder eine Expansion in ein anderes EU-Land. Gerade in solchen Momenten ist es sinnvoll zu prüfen, ob die benannte Person noch immer die aktuellen nationalen Anforderungen an Unparteiischkeit erfüllt, und nicht nur das, was galt, als die Melderegelung ursprünglich eingeführt wurde. Wer Bearbeiter ernennen darf und wo Unparteiischkeit in der Praxis überprüft wird, ist beschrieben in der Wissensdatenbank über den unparteiischen Bearbeiter.
So behalten Sie den Überblick für Ihre Organisation
Da sich die nationale Ausgestaltung verschieben kann, ohne dass sich die EU-Regel selbst ändert, ist es für Arbeitgeber vor allem wichtig, sich nicht auf eine einmalige Überprüfung zu verlassen. Eine kurze jährliche Kontrolle der Rolle des Bearbeiters, gekoppelt an die Länder, in denen Ihr Unternehmen tätig ist, verhindert, dass eine Änderung unbemerkt vorbeigehen. Mit ein paar Fragen sehen Sie, wie Ihr Unternehmen für diese Verpflichtung steht, und in der Erklärung dazu, woher unsere Informationen stammen lesen Sie, wie wir Änderungen in der nationalen Rechtsvorschrift verfolgen.
Diese Themen werfen häufig ähnliche Folgefragen auf, etwa darüber, wer genau ernannt werden darf oder was geschieht, wenn diese Person ihre Funktion wechselt. Einige davon werden beantwortet in den häufig gestellten Fragen zum Bearbeiter.
Haben Sie noch keinen aktuellen Überblick über Ihre Situation, oder möchten Sie nur überprüfen, ob sich in diesem Jahr etwas Relevantes für Sie geändert hat? Nutzen Sie den kostenlosen Quick-Check oder durchsuchen Sie die Wissensdatenbank; beide können ohne Konto konsultiert werden und geben sofort eine konkrete Antwort.