Zmení sa tento rok niečo na tom, kto môže spracovávať podania?
Na úrovni EÚ sa nemení nič na základnom pravidle: spracovateľ hlásení musí byť nezávislý a musí byť schopný konať nestranným spôsobom. Táto požiadavka je obsiahnutá v základnej smernici a nepodlieha ročným zmenám. To, čo sa však môže zmeniť, je spôsob, akým členské štáty túto požiadavku implementujú na vnútroštátnej úrovni: kto v rámci organizácie môže túto úlohu plniť, aké vedomosti alebo skúsenosti sa pri tom vyžadujú a ako sa musí preukázateľne zaznamenať nestrannosť.
Pre malý a stredný podnik to znamená predovšetkým to, že základná otázka sa nemení, ale podrobnosti národnej implementácie sa môžu posúvať. To je zvlášť relevantné, ak vaša organizácia pôsobí vo viacerých krajinách EÚ alebo ak osoba, ktorá je v súčasnosti spracovateľom, získa inú funkciu v podniku.
Čo je stanovené na úrovni EÚ
Smernica, ktorá tvorí základ povinnosti hlásenia, stanovuje, že spracovanie hlásení musí byť v rukách určenej nestrannej osoby alebo oddelenia. Táto osoba nesmie byť v pozícii, v ktorej by mala záujem na výsledku hlásenia, a musí byť schopná nezávisle posúdiť hlásenie bez zasahovania napríklad vedúceho pracovníka, ktorý by sám mohol byť predmetom hlásenia. Tento princíp nepodlieha ročným úpravám a tvorí základ, na ktorom sa buduje vnútroštátna legislatíva.
Čo sa môže líšiť v jednotlivých krajinách
Presná implementácia nestrannosti a niekedy aj požiadavky na školenie alebo povinnosti registrácie spracovateľa sú obsiahnuté vo vnútroštátnom zákone každého členského štátu. Tieto vnútroštátne zákony sa čas od času dopĺňajú alebo objasňujú, napríklad v dôsledku otázok z praxe alebo rozhodnutí dozorného orgánu. To, čo v jednej krajine platí už dlho, môže byť v inej krajine ešte v štádiu vývoja. Pre organizáciu, ktorá pôsobí iba v Holandsku, ide zvyčajne o pokračovanie v sledovaní národného textu. Pre organizáciu s pobočkami vo viacerých krajinách je vhodné skontrolovať si v každej krajine, či sa požiadavky na spracovateľa nezmenili alebo nezaostali.
Prečo je to obzvlášť dôležité pri raste alebo zmenách v organizácii
Otázka, kto môže byť spracovateľom, sa zvyčajne konkrétne objaví až vtedy, keď sa niečo zmení: nový HR manažér, reorganizácia alebo expanzia do inej krajiny EÚ. Práve v takýchto chvíľach je užitočné skontrolovať, či určená osoba stále spĺňa aktuálnu národnú implementáciu nestrannosti a nie len to, čo bolo stanovené v čase prvotného zavedenia pravidiel hlásenia. Kto môže určiť spracovateľov a kde sa v praxi testuje nestrannosť, je popísané v banke poznatkov o nestrannom spracovateľovi.
Ako si to pre vašu organizáciu ujasniť
Pretože sa národná implementácia môže zmeniť bez toho, aby sa samotné pravidlo EÚ zmenilo, je pre zamestnávateľov dôležité, aby sa nespoliehali na jednorazovú kontrolu. Krátka ročná kontrola úlohy spracovateľa, prepojená s krajinami, v ktorých vaša organizácia pôsobí, zabráni tomu, aby zmena prešla bez povšimnutia. S niekoľkými otázkami uvidíte, kde sa vaša organizácia v tejto povinnosti nachádzaa v vysvetlení o tom, odkiaľ pochádzajú naše informácie si môžete prečítať, ako sledujeme zmeny vo vnútroštátnej legislatíve.
Tieto témy často vyvolávajú rovnaké ďalšie otázky, napríklad o tom, kto presne môže byť určený alebo čo sa stane, ak si táto osoba zmení funkciu. Časť z nich nájdete v často kladených otázkach o spracovateľovi.
Nemáte ešte aktuálny prehlad o vašej situácii, alebo chcete len skontrolovať, či sa tento rok niečo zmenilo, čo je pre vás relevantné? Vykonajte bezplatnú rýchlu kontrolu alebo si prelistujte vedomostnú základňu; obe sú dostupné bez účtu a poskytnú bezprostredný konkrétny výsledok.