Est-ce que quelque chose change cette année concernant qui peut traiter les signalements ?
Au niveau de l'UE, la règle fondamentale ne change pas : l'agent de traitement des signalements doit être indépendant et capable d'agir impartialement. Cette exigence figure dans la directive sous-jacente et n'est pas soumise à une modification annuelle. Ce qui peut changer en revanche, c'est la manière dont les États membres transposent cette exigence au niveau national : qui au sein d'une organisation peut remplir ce rôle, quelles connaissances ou expériences sont requises, et comment l'impartialité doit être documentée de manière vérifiable.
Pour une PME, cela signifie essentiellement que la question fondamentale ne change pas, mais que les détails de la transposition nationale peuvent évoluer. C'est particulièrement pertinent si votre organisation opère dans plusieurs pays de l'UE, ou si la personne qui assure actuellement le traitement des signalements change de fonction au sein de l'entreprise.
Ce qui est fixé au niveau de l'UE
La directive qui est à la base de l'obligation de signalement stipule que le traitement des signalements doit être confié à une personne ou un département désigné et impartial. Cette personne ne doit pas se trouver dans une position où elle aurait un intérêt dans l'issue d'un signalement, et elle doit pouvoir évaluer le signalement de façon indépendante, sans intervention d'un supérieur hiérarchique qui pourrait être lui-même l'objet d'un signalement. Ce principe n'est pas soumis à une révision annuelle et forme la base sur laquelle s'appuie la législation nationale.
Ce qui peut varier selon les pays
La transposition précise de l'impartialité, ainsi que parfois les exigences en matière de formation ou les obligations d'enregistrement pour l'agent de traitement, relèvent de la loi nationale de chaque État membre. Ces lois nationales sont occasionnellement complétées ou clarifiées, par exemple en réaction à des questions pratiques ou à des décisions d'une autorité de surveillance. Ce qui est établi depuis longtemps dans un pays peut encore être en développement dans un autre. Pour une organisation qui n'opère qu'aux Pays-Bas, il s'agit généralement de suivre le texte national en vigueur. Pour une organisation ayant des implantations dans plusieurs pays, il est recommandé de vérifier dans chaque pays si les exigences envers l'agent de traitement sont restées inchangées ou ont été renforcées.
Pourquoi cela devient pertinent lors d'une croissance ou d'un changement organisationnel
La question de savoir qui peut être l'agent de traitement ne se pose généralement de façon concrète que lorsqu'un changement survient : un nouveau responsable RH, une réorganisation, ou une expansion vers un autre pays de l'UE. C'est précisément à ces moments que il est utile de vérifier que la personne désignée répond encore aux conditions actuelles de la transposition nationale de l'impartialité, et pas seulement à ce qui était établi lorsque le dispositif de signalement a été mis en place pour la première fois. Qui peut désigner les agents de traitement et selon quels critères l'impartialité est évaluée en pratique est décrit dans la base de connaissances sur l'agent de traitement impartial.
Comment vous en tenir informé pour votre organisation
Parce que la transposition nationale peut évoluer sans que la règle de l'UE elle-même ne change, il importe surtout pour les employeurs de ne pas se fier à une vérification ponctuelle. Un bref contrôle annuel du rôle de l'agent de traitement, aligné sur les pays dans lesquels votre organisation opère, permet de ne pas laisser passer un changement inaperçu. Avec quelques questions, vous verrez où en est votre organisation concernant cette obligation, et dans l'explication sur les sources de nos informations vous apprendrez comment nous suivons les modifications de la législation nationale.
Ces sujets soulèvent souvent les mêmes questions de suivi, par exemple sur qui exactement peut être désigné ou ce qui se passe si cette personne change de fonction. Une partie de ces questions reçoit une réponse dans les questions fréquemment posées sur l'agent de traitement.
Vous n'avez pas encore une vue actuelle de votre situation, ou souhaitez-vous simplement vérifier si quelque chose a changé cette année qui soit pertinent pour vous ? Effectuez l'analyse rapide gratuite ou parcourez la base de connaissances ; tous deux sont accessibles sans compte et fournissent une réponse concrète directement.