Czy w tym roku coś się zmienia w kwestii tego, kto może przetwarzać zgłoszenia?
Na poziomie UE nie zmienia się reguła podstawowa: osoba przetwarzająca zgłoszenia musi być niezależna i może działać bezstronnie. Wymóg ten zawierty jest w dyrektywie podstawowej i nie podlega corocznym zmianom. To, co może ulec zmianie, to sposób, w jaki państwa członkowskie wdrażają ten wymóg na poziomie krajowym: kto w organizacji może pełnić tę rolę, jaka wiedza lub doświadczenie jest wymagane oraz jak bezstronność musi być udowodniona i udokumentowana.
Dla małej i średniej firmy oznacza to przede wszystkim, że pytanie podstawowe się nie zmienia, ale szczegóły krajowego wdrożenia mogą się przesuwać. Jest to szczególnie istotne, jeśli organizacja jest aktywna w kilku krajach UE lub jeśli osoba, która obecnie przetwarzała zgłoszenia, otrzyma inną funkcję w firmie.
Co jest ustalone na poziomie UE
Dyrektywa stanowiąca podstawę obowiązku zgłaszania stanowi, że przetwarzanie zgłoszeń musi być przydzielone wyznaczonej, bezstronnej osobie lub wydziałowi. Osoba ta nie może znajdować się w pozycji, w której ma interes w wyniku zgłoszenia, i musi móc niezależnie ocenić zgłoszenie bez udziału na przykład przełożonego, który sam mógłby być przedmiotem zgłoszenia. Ta zasada nie podlega corocznym zmianom i stanowi podstawę, na której buduje się krajowe ustawodawstwo.
Co może się różnić w poszczególnych krajach
Dokładne wdrożenie bezstronności, a czasami również wymagania dotyczące szkoleń lub obowiązki rejestracyjne dla osoby przetwarzającej zgłoszenia, są określone w krajowym prawie każdego państwa członkowskiego. Krajowe ustawy są od czasu do czasu uzupełniane lub wyjaśniane, na przykład w odpowiedzi na pytania z praktyki lub orzeczenia organów nadzoru. To, co jest już ustalone w jednym kraju, może być nadal w opracowaniu w innym kraju. Dla organizacji działającej wyłącznie w Holandii jest to zwykle kwestia śledzenia krajowego tekstu. Dla organizacji z oddziałami w kilku krajach zaleca się sprawdzić dla każdego kraju, czy wymogi dotyczące osoby przetwarzającej zgłoszenia pozostały takie same czy zostały zaostrzane.
Dlaczego jest to szczególnie ważne w przypadku wzrostu lub zmian w organizacji
Pytanie, kto może przetwarzać zgłoszenia, pojawia się zwykle w praktyce dopiero wtedy, gdy coś się zmienia: nowy kierownik HR, reorganizacja lub ekspansja na inny kraj UE. Właśnie w takich momentach warto sprawdzić, czy wyznaczona osoba nadal spełnia aktualne krajowe wdrożenie bezstronności, a nie tylko to, co zostało ustalone, gdy przepisy o zgłoszeniach zostały po raz pierwszy wdrożone. Kto może wyznaczać osoby przetwarzające zgłoszenia i gdzie w praktyce bezstronność jest weryfikowana, jest opisane w bazie wiedzy na temat bezstronnego przetwarzania zgłoszeń.
Jak to śledzić dla organizacji
Ponieważ krajowe wdrożenie może się zmienić bez zmiany samej reguły UE, dla pracodawców ważne jest przede wszystkim nie polegać na jednorazowej kontroli. Krótka coroczna kontrola roli osoby przetwarzającej zgłoszenia, powiązana z krajami, w których organizacja jest aktywna, zapobiega niezauważeniu zmian. Z kilkoma pytaniami zobaczysz, gdzie organizacja stoi w kwestie tego obowiązku, a w wyjaśnieniu na temat pochodzenia naszych informacji przeczytasz, jak śledzimy zmiany w krajowym ustawodawstwie.
Te tematy często wywołują podobne pytania uzupełniające, na przykład na temat tego, kto dokładnie może być wyznaczony lub co się dzieje, jeśli ta osoba zmieni funkcję. Część z nich jest udzielona w odpowiedziach na często zadawane pytania na temat osoby przetwarzającej zgłoszenia.
Czy nie masz aktualnego obrazu swojej sytuacji, czy chciałbyś tylko sprawdzić, czy coś zmieniło się w tym roku i jest dla Ciebie istotne? Skorzystaj z bezpłatnego szybkiego skanowania lub przeglądaj bazę wiedzy; oba narzędzia dostępne bez konta i dają bezpośrednią, konkretną odpowiedź.