Mění se letos něco na tom, kdo může zpracovávat hlášení?
Na úrovni EU se nemění nic na základním pravidle: zpracovatel hlášení musí být nezávislý a musí jednat nestranně. Tato povinnost je stanovena v základní směrnici a nepodléhá ročním změnám. Co se však může měnit, je způsob, jakým členské státy tuto povinnost vnitrostátně provádějí: kdo v organizaci tuto roli může zastávat, jaké znalosti či zkušenosti se u toho požadují a jak musí být nestrannost dokazatelně zaznamenána.
Pro malý či střední podnik to znamená především to, že základní otázka se nemění, ale podrobnosti vnitrostátního provádění se mohou posunout. To je obzvláště důležité, pokud vaše organizace působí v několika zemích EU nebo pokud osoba, která nyní zpracovatelem je, dostane v podniku jinou funkci.
Co je stanoveného na úrovni EU
Směrnice, která je základem povinnosti hlásit, stanovuje, že zpracování hlášení musí být v rukou určené nestranné osoby nebo oddělení. Tato osoba nesmí být v pozici, kdy má zájem na výsledku hlášení, a musí být schopna hlášení hodnotit samostatně bez zásahu například nadřízeného, který by sám mohl být předmětem hlášení. Tento princip nepodléhá ročním úpravám a tvoří základ, na kterém je vytvářena vnitrostátní legislativa.
Co se může lišit v jednotlivých zemích
Přesné provádění nestrannosti a někdy také požadavky na školení nebo registrační povinnosti pro zpracovatele jsou stanoveny v národní legislativě každého členského státu. Tyto národní zákony jsou čas od času doplňovány nebo objasňovány, například na základě otázek z praxe nebo rozhodnutí kontrolního orgánu. To, co je v jedné zemi dlouho stabilní, se může v jiné zemi ještě vyvíjet. Pro organizaci, která působí pouze v Nizozemsku, jde obvykle o to sledovat národní text. Pro organizaci se sídly v několika zemích je vhodné zkontrolovat v každé zemi, zda se požadavky na zpracovatele nezměnily nebo nezpřísnily.
Proč je to důležité zejména při růstu nebo změnách v organizaci
Otázka, kdo může být zpracovatelem, obvykle přijde konkrétně na stůl až když se něco změní: nový manažer HR, reorganizace nebo rozšíření do jiné země EU. Právě v takových situacích je užitečné zkontrolovat, zda určená osoba stále splňuje aktuální vnitrostátní provádění nestrannosti a nejen to, co bylo stanoveno, když byla pravidla hlášení poprvé zavedena. Kdo může zpracovatele určit a kde se v praxi posuzuje nestrannost, je popsáno v databází znalostí o nestranném zpracovateli.
Jak si to pro vaši organizaci ujasníte
Protože se vnitrostátní provádění může měnit bez toho, aby se samotné pravidlo EU měnilo, je pro zaměstnavatele důležité, aby se nespoléhali na jedinou kontrolu. Krátká roční kontrola role zpracovatele, spojena se zeměmi, kde vaše organizace působí, předchází tomu, aby se změna nepostřehla. S několika otázkami se dozvíte, v jaké situaci se vaše organizace pro tuto povinnost nachází, a v vysvětlení, odkud pocházejí naše informace si přečtete, jak sledujeme změny v národní legislativě.
Tato témata často vyvolávají stejné následné otázky, například na to, kdo přesně může být určen nebo co se stane, pokud ta osoba změní funkci. Část z toho je zodpovězena v často kladených otázkách o zpracovateli.
Nemáte ještě aktuální přehled o své situaci nebo si chcete pouze ověřit, zda se letos něco změnilo, co je pro vás relevantní? Využijte bezplatnou rychlou kontrolu nebo procházejte znalostní bází; obě možnosti jsou dostupné bez účtu a poskytují přímou konkrétní odpověď.