Pokud má vaše organizace sídla v několika zemích EU, často se ptáme, zda stejný zpracovatel smí všude zpracovávat oznámení a zda jsou požadavky na nestrannost stejné. Odpověď zní, že Evropská směrnice stanovuje minimální rámec, ale každá země si ho v národní právní úpravě vyložila po svém. Proto se mohou požadavky na to, kdo smí zpracovávat oznámení a jak je zajištěna nestrannost, v jednotlivých zemích lišit.
Směrnice předepisuje, že zpracovatel musí být nestranný a nesmí být zainteresován na předmětu oznámení. Způsob, jakým si to země vysvětlují, se liší: některé země připouští, aby oznámení zpracovávala interní osoba, například zaměstnanec HR nebo compliance officer, pokud je dostatečná vzdálenost od věci. Jiné země mají přísnější požadavky na toto oddělení, nebo vyžadují, aby určitá oznámení automaticky putovala k externí straně.
Co směrnice reguluje a co ne
Evropská směrnice o ochraně osob hlásících porušování práva EU stanovuje hlavní body: musí existovat interní kanál pro hlášení, zpracovatel musí být nestranný a platí lhůty pro potvrzení příjmu a zpětnou vazbu. Směrnice nechává na členských státech, jak si to přesně vyplní v národní právní úpravě. To znamená, že znění zákona, terminologie a někdy také přesné lhůty se mohou v jednotlivých zemích lišit od toho, co je obvyklé v Nizozemsku.
Také role zaměstnatelské participace se liší. V jedné zemi se důraz klade na souhlas rady zaměstnanců nebo podobného orgánu, v jiné zemi je zapojení zástupců zaměstnanců řešeno jinak nebo je méně rozvinuté. Pro organizaci se sídly v různých zemích tedy není samozřejmé, že jeden postup bude všude fungovat úplně stejně.
Kde se země konkrétně liší
Tři body se často objevují, když se posuzuje, kdo smí zpracovávat oznámení. Za prvé, otázka, zda stačí interní funkce, nebo zda je pro určité typy oznámení povinná externí nebo nezávislá strana. Za druhé, přesné vyjádření nestrannosti: některé země požadují oddělení funkcí na papíře, jiné země to posuzují věcněji. Za třetí, pravomoci národního regulačního orgánu: v některých zemích může regulační orgán sledovat nebo zasahovat do způsobu zpracování oznámení, v jiných zemích je tato role omezenější.
Navíc se země liší v rozsahu detailů týkajících se tajemství a spisu. Co se v jedné zemi považuje za dostatečnou ochranu identity hlášeného, může být v jiné zemi formulováno o něco přísněji nebo naopak svobodněji. Pro organizaci, která je činná v několika zemích, je proto vhodné posoudit pro každé sídlo, která národní právní úprava se uplatňuje, místo aby se předpokládalo, že předpisy hlavního sídla se automaticky uplatňují všude.
Co to znamená pro skupinu se sídly v několika zemích
Oznámení se v praxi obvykle posuzuje podle práva země, kde hlášený pracuje, ne podle práva země, kde je sídlo skupiny. To znamená, že centrální zpracovatel na úrovni skupiny může být prakticky výhodný, ale základní pravidla musí být prověřena pro každé sídlo zvlášť. Některé organizace se rozhodnou mít v každé zemi místní kontaktní bod, kombinovaný s centrální koordinací, právě aby se věnovali těmto místním rozdílům.
Protože se přesné znění zákona v jednotlivých zemích liší, doporučujeme v případě pochybností konzultovat národní právní text nebo právníka, který je obeznámen s místní situací. Signalo.eu strukturuje proces a sleduje lhůty, ale neohodnocuje oznámení a neposkytuje právní poradenství týkající se toho, které národní pravidlo se v konkrétním případě uplatňuje. V sekci vědomostní báze uspořádané podle tématu najdete přehled jednotlivých témat, kde se pravidla liší, s odkazem na oficiální text.
Chcete nejdřív vědět, zda a jak se povinnost oznamování na vaši organizaci vztahuje, a to i pokud působíte v několika zemích? Pak bezplatnou kontrolu v několika otázkách nebo si přečtěte odkud pochází informace na signalo.euV případě konkrétních otázek týkajících se vaší situace můžete také využít projít často kladené otázky jako první orientaci.