Falls Ihre Organisation Niederlassungen in mehreren EU-Ländern hat, stellt sich häufig die Frage, ob derselbe Bearbeiter überall Meldungen bearbeiten darf und ob die Anforderungen an Unparteilichkeit gleich sind. Die Antwort lautet, dass die Europäische Richtlinie einen Rahmen setzt, doch jedes Land diesen Rahmen auf eigene Weise in nationale Gesetze umgesetzt hat. Dadurch können die Anforderungen daran, wer eine Meldung bearbeiten darf, und wie Unparteilichkeit gewährleistet wird, je Land unterschiedlich sein.
Die Richtlinie schreibt vor, dass ein Bearbeiter unparteiisch sein muss und nicht in den Gegenstand der Meldung verwickelt sein darf. Wie Länder dies umsetzen, unterscheidet sich: einige Länder erlauben, dass ein interner Funktionsträger, etwa ein Personalfachmann oder ein Compliance Officer, die Bearbeitung durchführt, sofern ausreichend Distanz zur Meldung besteht. Andere Länder stellen strengere Anforderungen an diese Trennung, oder verlangen, dass bestimmte Meldungen automatisch an eine externe Partei gehen.
Was die Richtlinie regelt und was nicht
Die Europäische Richtlinie für Hinweisgeber enthält die Grundzüge: es muss einen internen Meldekanal geben, der Bearbeiter muss unparteiisch sein, und es gelten Fristen für Empfangsbestätigung und Rückmeldung. Die Richtlinie überlässt es den Mitgliedstaaten, wie sie dies genau in nationale Gesetze umsetzen. Das bedeutet, dass der Wortlaut des Gesetzes, die Terminologie und manchmal auch die genauen Fristen je Land von dem abweichen können, was in den Niederlanden üblich ist.
Auch die Rolle der Mitbestimmung unterscheidet sich. In dem einen Land liegt der Schwerpunkt auf Zustimmung eines Betriebsrats oder eines vergleichbaren Organs, in einem anderen Land ist die Beteiligung von Arbeitnehmervertretern anders geregelt oder weniger ausgearbeitet. Für eine Organisation mit Niederlassungen in verschiedenen Ländern ist es daher nicht selbstverständlich, dass ein Verfahren überall genau gleich funktioniert.
Wo Länder konkret voneinander abweichen
Drei Punkte treten häufig auf, wenn geprüft wird, wer eine Meldung bearbeiten darf. Erstens die Frage, ob eine interne Funktion ausreicht, oder ob eine externe oder unabhängige Partei für bestimmte Arten von Meldungen erforderlich ist. Zweitens die genaue Ausgestaltung von Unparteilichkeit: einige Länder verlangen eine funktionale Trennung auf dem Papier, andere Länder prüfen dies inhaltlicher. Drittens die Befugnisse einer nationalen Aufsichtsbehörde: in einigen Ländern kann eine Aufsichtsbehörde die Art und Weise überwachen oder eingreifen, wie Meldungen bearbeitet werden, in anderen Ländern ist diese Rolle enger.
Außerdem unterscheiden sich Länder in der Detailliertheit rund um Geheimhaltung und Aktenverwaltung. Was in dem einen Land als ausreichender Schutz der Identität eines Hinweisgebers gilt, kann in einem anderen Land etwas strenger oder gerade freier formuliert sein. Für eine Organisation, die in mehreren Ländern tätig ist, ist es daher sinnvoll, pro Niederlassung zu prüfen, welcher nationale Text anwendbar ist, anstatt zu unterstellen, dass die Regelung des Hauptsitzes überall automatisch gilt.
Was dies für einen Konzern mit Niederlassungen in mehreren Ländern bedeutet
Eine Meldung wird in der Praxis meist nach dem Recht des Landes beurteilt, in dem der Hinweisgeber arbeitet, nicht nach dem Recht des Landes, in dem sich der Hauptsitz befindet. Das bedeutet, dass ein zentraler Bearbeiter auf Konzernebene zwar praktisch sein kann, doch die zugrunde liegenden Regeln je Niederlassung separat überprüft werden müssen. Einige Organisationen wählen, pro Land einen lokalen Ansprechpartner zu haben, kombiniert mit einer zentralen Koordination, gerade um jene lokalen Unterschiede angemessen zu berücksichtigen.
Da sich die genaue Formulierung des Gesetzes je nach Land unterscheidet, empfiehlt es sich, im Zweifelsfall den nationalen Gesetzestext zu konsultieren oder einen Juristen einzubeziehen, der mit der lokalen Situation vertraut ist. Signalo strukturiert den Prozess und überwacht die Fristen, bewertet jedoch keine Meldungen und gibt keine Rechtsberatung darüber, welche nationale Regel in einem bestimmten Fall gilt. In der Wissensdatenbank nach Thema recherchiert finden Sie zu jedem Thema einen Überblick darüber, wo die Vorschriften auseinandergehen, mit einem Verweis auf den offiziellen Text.
Möchten Sie zunächst wissen, ob und wie die Meldepflicht für Ihre Organisation gilt, auch wenn Sie in mehreren Ländern tätig sind? Dann die kostenlose Überprüfung in ein paar Fragen durch oder schauen Sie sich an woher die Informationen auf signalo.eu stammen. Bei konkreten Fragen zu Ihrer eigenen Situation können Sie auch den häufig gestellten Fragen durchlesen als erste Orientierung.