Hvis jeres organisation har virksomheder i flere EU-lande, er et almindeligt spørgsmål, om samme behandler må behandle anmeldelser overalt, og om kravene til upartiskhed er ens. Svaret er, at det europæiske direktiv fastlægger en minimumsramme, men hvert land har omsat denne ramme til national lovgivning på sin egen måde. Det betyder, at kravene til hvem der må behandle en anmeldelse, og hvordan upartiskhed sikres, kan være forskellige fra land til land.
Direktivet foreskriver, at en behandler skal være upartisk og ikke må være involveret i emnet for anmeldelsen. Hvordan lande udfylder det, varierer: nogle lande tillader, at en intern funktionær, såsom en HR-medarbejder eller compliance officer, foretager behandlingen, forudsat der er tilstrækkelig afstand til anmeldelsen. Andre lande stiller strengere krav til denne adskillelse, eller kræver, at bestemte anmeldelser automatisk sendes til en ekstern part.
Hvad direktivet regulerer og ikke regulerer
Det europæiske whistleblower-direktiv giver retningslinjerne: der skal være en intern anmeldelseskanal, behandleren skal være upartisk, og der gælder tidsfrister for modtagerbekræftelse og tilbagemelding. Direktivet overlader det til medlemsstaterne at præcisere dette i national lovgivning. Det betyder, at lovens tekst, terminologien og nogle gange også de præcise tidsfrister kan variere fra land til land i forhold til det, der er sædvanligt i Danmark.
Rollen for medbestemmelse varierer også. I et land ligger vægt på samtykke fra en repræsentantskabsudvalg eller lignende organ, i et andet land er medarbejderrepræsentanternes indblanding reguleret anderledes eller mindre udbygget. For en organisation med virksomheder i forskellige lande er det derfor ikke selvfølgeligt, at en procedure fungerer præcis det samme overalt.
Hvor lande konkret adskiller sig fra hinanden
Tre punkter kommer ofte op, når man ser på hvem der må behandle en anmeldelse. For det første spørgsmålet om en intern funktion er tilstrækkelig, eller om en ekstern eller uafhængig part er obligatorisk for bestemte typer anmeldelser. For det andet den præcise udfyldelse af upartiskhed: nogle lande kræver en funktionsopdeling på papiret, andre lande vurderer dette mere indholdsligt. For det tredje en nationalt tilsynsorgan's beføjelser: i nogle lande kan et tilsynsorgan følge med eller gribe ind i måden anmeldelser behandles på, i andre lande er denne rolle mere begrænset.
Derudover adskiller lande sig i graden af detaljer omkring fortrolighed og dossiering. Det, der i et land anses for tilstrækkelig beskyttelse af en anmelderes identitet, kan i et andet land være formuleret lidt strengere eller omvendt mere bredt. For en organisation, der er aktiv i flere lande, er det derfor hensigtsmæssigt at gennemgå hvilken national tekst der gælder for hver virksomhed, i stedet for at antage, at bestemmelserne fra hovedkontoret automatisk gælder overalt.
Hvad det betyder for en koncern med virksomheder i flere lande
En anmeldelse vurderes i praksis normalt efter lovgivningen i det land, hvor anmelderen arbejder, ikke efter lovgivningen i det land, hvor hovedkontoret er. Det betyder, at en central behandler på koncernniveau kan være praktisk, men at de underliggende regler skal gennemgås separat for hver virksomhed. Nogle organisationer vælger at have et lokalt kontaktpunkt i hvert land, kombineret med en central koordination, netop for at respektere disse lokale forskelle.
Fordi den nøjagtige ordlyd i loven varierer fra land til land, er det tilrådeligt ved tvivl at konsultere den nationale lovtekst eller involvere en jurist, der kender den lokale situation. Signalo strukturerer processen og overvåger fristerne, men vurderer ikke rapporteringer og giver ikke juridisk rådgivning om, hvilken national regel der gælder i en specifik sag. I knowledge base organiseret efter emne finder du pr. tema et overblik over, hvor reglerne adskiller sig, med en reference til den officielle tekst.
Ønsker du først at vide, om og hvordan rapporteringspligten gælder for din organisation, også hvis du er aktiv i flere lande? Foretag da den gratis kontrol i et par spørgsmål eller se hvor informationen på signalo.eu kommer fra. For konkrete spørgsmål om din egen situation kan du også konsultere ofte stillede spørgsmål. som første orientering.