Jeśli Twoja organizacja ma placówki w kilku krajach UE, często pojawia się pytanie, czy ten sam pracownik obsługujący zgłoszenia może to robić wszędzie i czy wymogi dotyczące bezstronności są takie same. Odpowiedź brzmi: dyrektywa europejska ustanawia ramy minimalne, ale każdy kraj wdrożył te ramy w swojej własnej legislacji krajowej. W rezultacie wymogi dotyczące tego, kto może obsługiwać zgłoszenie i jak zapewnia się bezstronność, mogą różnić się w zależności od kraju.
Dyrektywa wymaga, aby osoba obsługująca zgłoszenie była bezstronna i nie mogła być zaangażowana w sprawę związaną ze zgłoszeniem. Sposób, w jaki kraje to wdrażają, różni się: niektóre kraje dopuszczają, aby wewnętrzny pracownik, taki jak specjalista ds. kadr lub oficer compliance'u, obsługiwał zgłoszenie, pod warunkiem wystarczającego dystansu od sprawy. Inne kraje stawiają bardziej surowe wymogi dotyczące tego rozdzielenia lub wymagają, aby określone zgłoszenia automatycznie trafiły do podmiotu zewnętrznego.
Co dyrektywa reguluje, a czego nie
Europejska dyrektywa w sprawie ochrony sygnalistów określa główne wytyczne: musi istnieć wewnętrzny kanał zgłoszeń, osoba obsługująca musi być bezstronna i obowiązują terminy potwierdzenia otrzymania oraz zwrotu informacji. Dyrektywa pozostawia państwom członkowskim sposób wdrożenia tego w legislacji krajowej. Oznacza to, że tekst ustawy, terminologia, a czasem również dokładne terminy mogą różnić się w zależności od kraju w stosunku do tego, co jest powszechne w Polsce.
Różni się również rola reprezentacji pracowników. W jednym kraju nacisk kładzie się na zgodę rady pracowników lub podobnego organu, w innym kraju udział reprezentacji pracowników jest inaczej uregulowany lub mniej rozwinięty. Dla organizacji mającej placówki w różnych krajach nie jest więc oczywiste, że jedna procedura będzie działać dokładnie tak samo wszędzie.
Gdzie konkretnie kraje się różnią
Trzy kwestie pojawiają się często, gdy analizujemy, kto może obsługiwać zgłoszenie. Po pierwsze, pytanie, czy wystarczy funkcja wewnętrzna, czy dla określonych typów zgłoszeń obowiązkowy jest podmiot zewnętrzny lub niezależny. Po drugie, dokładne określenie bezstronności: niektóre kraje wymagają rozdzielenia funkcji na papierze, inne kraje badają to bardziej merytorycznie. Po trzecie, uprawnienia krajowego organu nadzoru: w niektórych krajach organ nadzoru może obserwować sposób obsługi zgłoszeń lub w niego ingerować, w innych krajach ta rola jest bardziej ograniczona.
Ponadto kraje różnią się co do poziomu szczegółów dotyczących poufności i prowadzenia dokumentacji. To, co w jednym kraju uważa się za wystarczającą ochronę tożsamości osoby zgłaszającej, w innym kraju może być sformułowane nieco bardziej surowo lub bardziej liberalnie. Dlatego dla organizacji działającej w kilku krajach warto jest przeanalizować dla każdej placówki, jaki krajowy tekst ma zastosowanie, zamiast zakładać, że regulacja z siedziby głównej automatycznie ma wszędzie zastosowanie.
Co to oznacza dla grupy z placówkami w kilku krajach
W praktyce zgłoszenie jest zwykle oceniane według prawa kraju, w którym pracuje osoba zgłaszająca, a nie według prawa kraju, gdzie znajduje się siedziba główna. Oznacza to, że centralny pracownik obsługujący zgłoszenia na poziomie grupy może być praktycznie wygodny, ale obowiązujące zasady muszą być sprawdzone oddzielnie dla każdej placówki. Niektóre organizacje decydują się na posiadanie lokalnego punktu kontaktowego w każdym kraju, połączonego z centralną koordynacją, właśnie aby uwzględnić te lokalne różnice.
Ponieważ dokładne sformułowanie przepisów różni się w zależności od kraju, w przypadku wątpliwości zaleca się zapoznanie się z krajowym tekstem ustawy lub zaangażowanie prawnika znającego sytuację lokalną. Signalo.eu strukturyzuje proces i monitoruje terminy, ale nie ocenia zawiadomień i nie udziela porad prawnych dotyczących tego, która reguła krajowa ma zastosowanie w konkretnym przypadku. W bazie wiedzy pogrupowanej podle zagadnienia znajduje się przegląd, gdzie przepisy się różnią, wraz z odwołaniem do tekstu oficjalnego.
Chcesz najpierw wiedzieć, czy i jak obowiązek zawiadomienia ma zastosowanie do Twojej organizacji, również jeśli działasz w wielu krajach? Wtedy bezpłatne sprawdzenie w kilka pytań lub zobacz skąd pochodzą informacje na signalo.eu。 W razie konkretnych pytań dotyczących Twojej sytuacji możesz również skonsultować się z przejrzeć najczęściej zadawane pytania jako pierwsza orientacja.